秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析

秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析

秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析1

　　一、背景

　　這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書(shū)于雪跟他打招呼“早上好!”他也愛(ài)理不理的。老總平時(shí)和藹可親，常常跟下屬開(kāi)玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對這種情況，于雪應該如何處理?現在于雪有這么幾種選擇：

　　a、既然老總心煩，他肯定需要一個(gè)人獨自呆一會(huì )，所以先不去管他。

　　b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。

　　c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會(huì )安排。

　　d、泡上一杯濃茶送給老總，問(wèn)他是不是要先休息一會(huì )。

　　e、馬上跟著(zhù)老總進(jìn)去，問(wèn)老總出了什么事。

　　二、問(wèn)題

　　對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說(shuō)明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。

　　三、分析

　　本題的最佳選擇是d。

　　如果對方不是你的上司，僅僅只是你一般的朋友，那么，選a應該說(shuō)是不錯的，但你現在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關(guān)系，所以，采取不聞不問(wèn)的態(tài)度有些不合適。

　　選b肯定是不合適的，因為你一點(diǎn)也不體諒上司的心情。

　　選c也不對，因為秘書(shū)畢竟只是秘書(shū)，無(wú)權代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的'一種選擇。

　　選e也很不妥當。老總不管是什么原因而心煩，他沒(méi)有義務(wù)告訴秘書(shū);雖然秘書(shū)的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個(gè)秘書(shū)。

　　選擇d表現出秘書(shū)恰到好處地把握了分寸。作為秘書(shū)，對自己上司的煩惱不可能不聞不問(wèn)，因此給他泡上一杯濃茶體現了自己的熱情;但在送茶時(shí)又僅僅是只問(wèn)上司需不需要休息，既沒(méi)有去探究上司的隱私，更沒(méi)有自作主張自行來(lái)安排上司的工作。在這種情況下，一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)應該能憑直覺(jué)知道老總為什么悶悶不樂(lè )：也許工作壓力太大?也許是為孩子的事操心?也許久等的客戶(hù)沒(méi)來(lái)?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什么心煩，就可以作好相應的準備。

秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析2

　　秘書(shū)實(shí)務(wù)分析題如下

　　請柬發(fā)出之后

　　某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結表彰大會(huì )，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì )。一看會(huì )場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì )的樣子，經(jīng)詢(xún)問(wèn)禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報告會(huì )，某機關(guān)的總結表彰會(huì )改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

　　事后，會(huì )議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒(méi)有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會(huì )有問(wèn)題，便把會(huì )議地點(diǎn)寫(xiě)在請柬上，等開(kāi)會(huì )的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì )議地點(diǎn)。

　　但由于邀請單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　思考題：這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì )議準備時(shí)應注意什么問(wèn)題呢?

　　會(huì )議方案制訂

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現銷(xiāo)售額8億元人民幣，產(chǎn)品

　　30%出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應生產(chǎn)規模的進(jìn)一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬(wàn)平方米廠(chǎng)房，增加了3條國際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線(xiàn)，使顯示器年生產(chǎn)能力達到了100萬(wàn)臺。產(chǎn)量增加了，銷(xiāo)售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個(gè)代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時(shí)展示其即將推向市場(chǎng)的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產(chǎn)品銷(xiāo)售等問(wèn)題，公司領(lǐng)導決定8月8日一10日在上海市召開(kāi)一次全國代理商會(huì )議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景;研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結果;生產(chǎn)部總監介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況;銷(xiāo)售部總監介紹公司產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況;公司主管副總經(jīng)理就下一步銷(xiāo)售策略、銷(xiāo)售政策及開(kāi)展銷(xiāo)售競賽評比等事項做專(zhuān)題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷(xiāo)售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會(huì )議期間，還要組織與會(huì )代表參觀(guān)企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場(chǎng)聯(lián)歡晚會(huì )，安排代表游覽上海市內的幾個(gè)景點(diǎn)。

　　為保證會(huì )議的成功舉辦，公司還決定會(huì )議地點(diǎn)安排在上海國際會(huì )議中心，食宿也在上海國際會(huì )議中心。同時(shí)各部門(mén)抽調10人組成大會(huì )籌備處，由張副經(jīng)理負責，具體工作包括準備會(huì )議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì )議通知，接待，安排食宿，布置會(huì )場(chǎng)，聯(lián)系上海國際會(huì )議中心及旅游景點(diǎn)，預訂返程車(chē)、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì )，購置禮品等�？偨�(jīng)理還特別強調，要在保證會(huì )議隆重、熱烈、節儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。

　　根據公司領(lǐng)導的意見(jiàn)，張副經(jīng)理立即從各部門(mén)抽調了10位同志成立了大會(huì )籌備處，并召開(kāi)了會(huì )務(wù)工作會(huì )議，對會(huì )議準備工作進(jìn)行了部署和分工。

　　思考題：

　　1.為中迅顯示器有限公司代理商會(huì )議擬定一份會(huì )議方案。

　　2.根據會(huì )議的規模、層次和主題，會(huì )議籌備處應具體劃分哪幾個(gè)小組展開(kāi)準備工作。

　　3.以籌備處的名義提交一份本次會(huì )議經(jīng)費預算方案報總經(jīng)理審批。

　　4.請根據會(huì )議的內容制作一份會(huì )議日程表(要有日期、時(shí)間、內容安排、地點(diǎn)、參加入、負責人、備注等項)。

　　5.請根據會(huì )議內容擬寫(xiě)一份會(huì )議通知。

　　6.制作一份會(huì )議簽到單。

　　會(huì )場(chǎng)布置

　　菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國有老企業(yè)，年產(chǎn)200萬(wàn)噸"龍"牌系列全價(jià)飼料，工藝設備先進(jìn)，技術(shù)力量雄厚，飼料產(chǎn)品系列配套，特別是公司采用國際先進(jìn)配方后，生產(chǎn)的`"龍"牌系列全價(jià)飼料含有畜禽生長(cháng)所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營(yíng)養素，具有營(yíng)養全、飼料省、長(cháng)得快、防疾病等特點(diǎn)，為不同品種、不同生長(cháng)階段的畜禽提供充足的營(yíng)養物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場(chǎng)試驗飼養，外貿出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國前茅，產(chǎn)品還被認定為全國優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。

　　再過(guò)一個(gè)月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動(dòng)，一方面回顧總結企業(yè)50年來(lái)走過(guò)的歷程，繼承和發(fā)揚當年艱苦創(chuàng )業(yè)的優(yōu)良傳統和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰略，尋求新的發(fā)展機遇。

　　在系列紀念活動(dòng)中，安排了4次會(huì )議：

　　(1)慶典大會(huì )。邀請市領(lǐng)導、行業(yè)協(xié)會(huì )領(lǐng)導、新聞?dòng)浾�、有關(guān)專(zhuān)家、客戶(hù)代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據會(huì )議方案，主席臺將安排3位市領(lǐng)導、2位行業(yè)領(lǐng)導、2位專(zhuān)家、1位客戶(hù)代表、1位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理共11人就座。

　　(2)報告會(huì )。請2位專(zhuān)家講授飼料行業(yè)的發(fā)展狀況、新技術(shù)及國外發(fā)展現狀等。會(huì )議規模為100人。

　�。�3)企業(yè)發(fā)展戰略研討會(huì )。邀請研究院所、高等院校及行業(yè)機構的專(zhuān)家、學(xué)者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領(lǐng)導干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰略，請專(zhuān)家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開(kāi)出處方。

　　(4)勞動(dòng)模范座談會(huì )。擬邀請企業(yè)內各級勞動(dòng)模范11人，與企業(yè)4位黨政領(lǐng)導及工會(huì )主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng )業(yè)歷程，聽(tīng)取勞模對企業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)和建議。

　　本著(zhù)節儉辦會(huì )的原則，根據公司的安排，4次會(huì )議的會(huì )場(chǎng)布置均由公司秘書(shū)小武負責。

　　思考題：

　　1、實(shí)訓分小組進(jìn)行，每個(gè)小組確定一名負責人。

　　2、每個(gè)小組在四個(gè)會(huì )場(chǎng)中任選一個(gè)會(huì )場(chǎng)進(jìn)行仿真布置。要按真實(shí)會(huì )場(chǎng)布置的要求進(jìn)行實(shí)訓，并達到：

　　1.布置慶典大會(huì )會(huì )場(chǎng)要熱烈、隆重。

　　2.布置報告會(huì )會(huì )場(chǎng)要莊重、美觀(guān)。

　　3.布置研討會(huì )會(huì )場(chǎng)要莊重、舒適。

　　4.布置座談會(huì )會(huì )場(chǎng)要輕松、和緩。

秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析3

　　開(kāi)會(huì )時(shí)原則上不接電話(huà)

　　琳達是東訊電子(廣州)公司董事長(cháng)兼總經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午上司正在主持召開(kāi)公司的董事會(huì )。公司有規定，在開(kāi)董事會(huì )時(shí)，參加人員一般不接電話(huà)，等散了會(huì )再說(shuō)。十點(diǎn)左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來(lái)電話(huà)找上司。朗日公司是本公司的大客戶(hù)，胡總對琳達說(shuō)他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個(gè)選項：

　　a、胡總，對不起!我們總經(jīng)理正在開(kāi)會(huì )，不能接聽(tīng)電話(huà)。

　　b、胡總，實(shí)在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會(huì )，估計會(huì )議要到12點(diǎn)鐘才結束�；仡^我們再給您來(lái)個(gè)電話(huà)，您看這樣可以嗎?

　　c、胡總，請您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會(huì )，我馬上幫您去找找。

　　d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來(lái)接電話(huà)!

　　e、胡總，實(shí)在對不起，我們表總不在公司。

　　請從上面5個(gè)選項中挑選出1個(gè)你認為合適的，并說(shuō)明理由。

　　本題c

　　當你說(shuō)幫對方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報，聽(tīng)取他的指示，如果他認為事情不急，不愿意去接電話(huà)，那么，你就要這樣回答對方：“實(shí)在對不起，這會(huì )兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見(jiàn)著(zhù)總經(jīng)理，我們就給您去個(gè)電話(huà)，您看這樣可以嗎?”如果上司愿意來(lái)接，你就可以說(shuō)剛剛找到了喪總。這樣，你既沒(méi)自作主張，又照顧到了對方的面子。

　　上司不想接廣告公司的電話(huà)

　　琳達是全能食品(廣州)公司總經(jīng)理的秘書(shū)�？斓侥甑琢�，公司馬上就要開(kāi)懂事會(huì )了。由于銷(xiāo)售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點(diǎn)左右，廣告公司的總經(jīng)理鄭斌來(lái)電話(huà)，想就明年的廣告代理問(wèn)題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉向的總經(jīng)理一聽(tīng)說(shuō)談明年的廣告問(wèn)題，就對琳達說(shuō)：“不就是明年的廣告的事嗎?現在沒(méi)時(shí)間!” 面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個(gè)選項：

　　a、鄭總，我們總經(jīng)理今天安排實(shí)在太滿(mǎn)，很難抽出時(shí)間，回頭我們給你打過(guò)去，可以嗎?

　　b、鄭總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時(shí)間吧。

　　c、鄭總，我們總經(jīng)理正急著(zhù)趕份材料，不能接電話(huà)。

　　d、鄭總，關(guān)于明年的廣告問(wèn)題，跟我們公司市場(chǎng)部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥?

　　e、鄭總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說(shuō)說(shuō)，我再轉告他可以嗎?

　　請從上面5個(gè)選項中挑選出1個(gè)你認為合適的，并說(shuō)明理由。

　　本題a

　　一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個(gè)意圖。在年終這個(gè)事情繁雜，再加上業(yè)績(jì)欠佳的時(shí)候，上司的心情煩躁，說(shuō)些言不由衷的話(huà)是很正常的，因此，在這個(gè)時(shí)候，應該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實(shí)的'助手。年底說(shuō)忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會(huì )與對方聯(lián)系。

　　接受指示時(shí)來(lái)電話(huà)

　　琳達是冰川鋼鐵(中國)公司總經(jīng)理的秘書(shū)。下周就要召開(kāi)全國經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì )了，這天上午琳達正在就會(huì )議的籌備工作接受上司的指示的時(shí)候，她辦公桌上的外線(xiàn)電話(huà)響了。琳達只好對上司說(shuō)了聲“對不起”后回自己辦公室接電話(huà)，結果這電話(huà)是找上司的。而對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個(gè)選項：

　　a、問(wèn)對方是什么事情，如果是急事就轉給上司。

　　b、說(shuō)上司現在很忙，問(wèn)對方可不可以先找公司的其他人。

　　c、像平時(shí)一樣問(wèn)對方是什么事情，她幫助轉達給上司。

　　d、告訴對方說(shuō)上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話(huà)給他。

　　e、說(shuō)上司現在正在商量工作，完了以后再轉達給上司。

　　請從上面5個(gè)選項中挑選出1個(gè)你認為合適的，并說(shuō)明理由。

　　答案c

　　即使秘書(shū)是在接受指示的過(guò)程中，如果外線(xiàn)電話(huà)響了(這意味著(zhù)是由公司外部打來(lái)的)，秘書(shū)就應馬上去接電話(huà)，更何況這電話(huà)本來(lái)就是打給上司的。把對方的意思轉達給上司，雖然會(huì )影響上司作指示，但這影響并不大，轉達完了仍可以繼續，所以，應像平時(shí)接電話(huà)那樣，問(wèn)對方是什么事情，她幫助轉達給上司。

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