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秘書(shū)電話(huà)實(shí)務(wù)案例分析
開(kāi)會(huì )時(shí)原則上不接電話(huà)
琳達是東訊電子(廣州)公司董事長(cháng)兼總經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午上司正在主持召開(kāi)公司的董事會(huì )。公司有規定，在開(kāi)董事會(huì )時(shí)，參加人員一般不接電話(huà)，等散了會(huì )再說(shuō)。十點(diǎn)左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來(lái)電話(huà)找上司。朗日公司是本公司的大客戶(hù)，胡總對琳達說(shuō)他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個(gè)選項：
a、胡總，對不起!我們總經(jīng)理正在開(kāi)會(huì )，不能接聽(tīng)電話(huà)。
b、胡總，實(shí)在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會(huì )，估計會(huì )議要到12點(diǎn)鐘才結束�；仡^我們再給您來(lái)個(gè)電話(huà)，您看這樣可以嗎?
c、胡總，請您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會(huì )，我馬上幫您去找找。
d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來(lái)接電話(huà)!
e、胡總，實(shí)在對不起，我們表總不在公司。
請從上面5個(gè)選項中挑選出1個(gè)你認為合適的，并說(shuō)明理由。
本題c
當你說(shuō)幫對方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報，聽(tīng)取他的指示，如果他認為事情不急，不愿意去接電話(huà)，那么，你就要這樣回答對方：“實(shí)在對不起，這會(huì )兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見(jiàn)著(zhù)總經(jīng)理，我們就給您去個(gè)電話(huà)，您看這樣可以嗎?”如果上司愿意來(lái)接，你就可以說(shuō)剛剛找到了喪總。這樣，你既沒(méi)自作主張，又照顧到了對方的面子。
上司不想接廣告公司的電話(huà)
琳達是全能食品(廣州)公司總經(jīng)理的秘書(shū)�？斓侥甑琢�，公司馬上就要開(kāi)懂事會(huì )了。由于銷(xiāo)售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點(diǎn)左右，廣告公司的總經(jīng)理鄭斌來(lái)電話(huà)，想就明年的廣告代理問(wèn)題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉向的總經(jīng)理一聽(tīng)說(shuō)談明年的廣告問(wèn)題，就對琳達說(shuō)：“不就是明年的廣告的事嗎?現在沒(méi)時(shí)間!” 面對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個(gè)選項：
a、鄭總，我們總經(jīng)理今天安排實(shí)在太滿(mǎn)，很難抽出時(shí)間，回頭我們給你打過(guò)去，可以嗎?
b、鄭總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時(shí)間吧。
c、鄭總，我們總經(jīng)理正急著(zhù)趕份材料，不能接電話(huà)。
d、鄭總，關(guān)于明年的廣告問(wèn)題，跟我們公司市場(chǎng)部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥?
e、鄭總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說(shuō)說(shuō)，我再轉告他可以嗎?
請從上面5個(gè)選項中挑選出1個(gè)你認為合適的，并說(shuō)明理由。
本題a
一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個(gè)意圖。在年終這個(gè)事情繁雜，再加上業(yè)績(jì)欠佳的時(shí)候，上司的心情煩躁，說(shuō)些言不由衷的話(huà)是很正常的，因此，在這個(gè)時(shí)候，應該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實(shí)的助手。年底說(shuō)忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會(huì )與對方聯(lián)系。
接受指示時(shí)來(lái)電話(huà)
琳達是冰川鋼鐵(中國)公司總經(jīng)理的秘書(shū)。下周就要召開(kāi)全國經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì )了，這天上午琳達正在就會(huì )議的籌備工作接受上司的指示的時(shí)候，她辦公桌上的外線(xiàn)電話(huà)響了。琳達只好對上司說(shuō)了聲“對不起”后回自己辦公室接電話(huà)，結果這電話(huà)是找上司的。而對這種情況，琳達應該怎么辦?下面有5個(gè)選項：
a、問(wèn)對方是什么事情，如果是急事就轉給上司。
b、說(shuō)上司現在很忙，問(wèn)對方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時(shí)一樣問(wèn)對方是什么事情，她幫助轉達給上司。
d、告訴對方說(shuō)上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話(huà)給他。
e、說(shuō)上司現在正在商量工作，完了以后再轉達給上司。
請從上面5個(gè)選項中挑選出1個(gè)你認為合適的，并說(shuō)明理由。
答案c
即使秘書(shū)是在接受指示的過(guò)程中，如果外線(xiàn)電話(huà)響了(這意味著(zhù)是由公司外部打來(lái)的)，秘書(shū)就應馬上去接電話(huà)，更何況這電話(huà)本來(lái)就是打給上司的。把對方的意思轉達給上司，雖然會(huì )影響上司作指示，但這影響并不大，轉達完了仍可以繼續，所以，應像平時(shí)接電話(huà)那樣，問(wèn)對方是什么事情，她幫助轉達給上司。
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