行政管理的制度
總則
為進(jìn)一步適應公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認證的實(shí)施，規范公司行政事務(wù)管理行為，理順內部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規定。本制度匯編了公司內部的行政事務(wù)類(lèi)文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專(zhuān)責的工作局面。
第一章會(huì )議管理制度
一、內部會(huì )議管理辦法
�。ㄒ唬�、公司會(huì )議主要包括總經(jīng)理辦公會(huì )議、工作調度會(huì )議、各種專(zhuān)題會(huì )議、全體員工大會(huì )、部門(mén)會(huì )議及臨時(shí)會(huì )議等。
�。ǘ�、公司級會(huì )議的組織者為綜合處。
�。ㄈ�、會(huì )議由綜合處提供服務(wù)，會(huì )議召開(kāi)應提供、做好會(huì )議通知、材料、會(huì )場(chǎng)、記錄等各項服務(wù)，會(huì )議結束后，根據情況撰寫(xiě)會(huì )議紀要，必要時(shí)提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。
�。ㄋ模�、會(huì )議通知形式主要為電話(huà)通知，處長(cháng)、部門(mén)經(jīng)理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門(mén)，由各部門(mén)自行通知。
�。ㄎ澹�、與會(huì )人庇ρ細褡袷鼗嵋榧吐桑不得遲到、早退、無(wú)故缺席。會(huì )議期間應關(guān)掉手機等通訊工具，會(huì )議期間要全神貫注，不得交頭接耳，心不在焉或隨意走動(dòng)，影響會(huì )議正常秩序�？SPANlang=EN-US>
�。�、因故不能參加會(huì )議的，必須親自向綜合處說(shuō)明理由。
�。ㄆ撸�、會(huì )議決議事項，與會(huì )人員應在會(huì )后立即執行，不得拖延或敷衍了事。
�。ò耍�、各處室、部門(mén)要把每次調度會(huì )及其它會(huì )議精神傳達到基層，也可根據自己部門(mén)的實(shí)際情況，定期召開(kāi)部門(mén)級會(huì )議傳達會(huì )議精神。
�。ň牛�、部門(mén)有關(guān)會(huì )議如需綜合處協(xié)助的應提前通知綜合處，以便做出統一安排。
二、對外出租會(huì )議室、多功能廳管理辦法
�。ㄒ唬�、公司所屬會(huì )議室及多功能廳由物業(yè)處負責辦理租用手續，綜合處負責提供相關(guān)會(huì )議服務(wù)。
�。ǘ�、物業(yè)處根據會(huì )議室使用情況與租用會(huì )議室單位商定相關(guān)出租事宜，填寫(xiě)《會(huì )議室使用登記單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認后通知綜合處，綜合處同使用單位協(xié)商會(huì )議室使用的具體事宜（預約時(shí)間、需提供的服務(wù)等）。
�。ㄈ�、租用單位于租用當天將《會(huì )議室使用登記單》交與綜合處會(huì )議管理人員，待會(huì )議室使用完畢后，由會(huì )議室管理人員填入會(huì )議室實(shí)際使用時(shí)間，由租用單位簽字確認后，綜合處返還物業(yè)處作為收費依據。
第二章辦公電話(huà)管理制度
為了提高公司辦事效率，節約辦公經(jīng)費，保證通訊聯(lián)絡(luò )，結合公司實(shí)際，特制定本規定：
一、公司電話(huà)主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話(huà)通話(huà)要言簡(jiǎn)意賅，禁止在電話(huà)中閑聊，嚴禁撥打聲訊和信息電話(huà)。
二、各處室、部門(mén)使用管理插卡電話(huà)，經(jīng)理辦公室使用加鎖電話(huà)。
三、電話(huà)卡由辦公室負責刷卡。每次刷卡標準，處長(cháng)30元，部門(mén)經(jīng)理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長(cháng)每人15元。使用完話(huà)費后，到辦公室刷卡，并進(jìn)行登記。
四、安裝管理插卡電話(huà)后，不允許私接電話(huà)機通話(huà)，否則，將追究其直接責任人或部門(mén)負責人的責任，并依法追繳相應的電話(huà)費。
五、各處室負責人及員工要切實(shí)負起責任，以主人翁的態(tài)度管好、用好電話(huà)。員工因公或特殊情況需要撥打長(cháng)途電話(huà)者，統一到辦公室登記后，方可撥打。
六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門(mén)電話(huà)使用情況進(jìn)行查詢(xún)監督，并予以公布。
第三章公文收發(fā)傳閱管理制度
根據有關(guān)規定并結合公司實(shí)際情況，現就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理辦法規定如下：
一、公文撰寫(xiě)
1、公文草擬。根據需要和領(lǐng)導指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬，涉及各處室職責，需要由公司統一行文的，由各處室、部門(mén)草擬文稿。
2、公文審核。指對草擬文稿的審核，由綜合處負責。審核的主要內容是：看是否的確需由公司統一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規則和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統一行文的公文，由各處室、部門(mén)自行發(fā)文。
3、公文復核。指公文正式印制前對文稿的校對、核稿，重點(diǎn)是看：審批、簽發(fā)手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。
4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導簽字，批準發(fā)文。公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門(mén)或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由處室、部門(mén)負責人簽發(fā)。
5、公文的印刷、用印。經(jīng)審核無(wú)誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。
二、公文發(fā)放
指將公文發(fā)放到相關(guān)部門(mén)。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號，登記公文名稱(chēng)、發(fā)文日期、數量、發(fā)放部門(mén)等。對內發(fā)放文件須有各處室、部門(mén)相關(guān)人員簽收。公司級文件發(fā)放時(shí)只發(fā)到處室及相關(guān)部門(mén)，處室、部門(mén)內部的傳達由各處室、部門(mén)自行管理。各處室、部門(mén)收到文件后要簽字確認。
三、公文的傳閱
接收的文件需由多部門(mén)閱看時(shí)，經(jīng)綜合處處長(cháng)、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門(mén)閱看，閱看人員簽字確認。
四、公文歸檔
公司發(fā)文由綜合處及時(shí)歸檔，填寫(xiě)《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應及時(shí)報送綜合處歸檔。
第四章辦公用品管理制度
為進(jìn)一步開(kāi)源節流，規范辦公用品管理，特做如下規定：
一、職責及范圍
�。ㄒ唬┍局贫人皋k公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規定了辦公用品計劃、采購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責和管理要求。
�。ǘ┺k公用品的采購、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門(mén)辦公用品計劃、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門(mén)負責人或指定專(zhuān)人負責。
二、辦公用品計劃、采購、保管及發(fā)放管理辦法
�。ㄒ唬�、每月15日以前，各處室、部門(mén)自行統計本處或部門(mén)的辦公用品需求狀況，并列出詳細計劃，分類(lèi)（日常辦公用品、印刷品、其它）填寫(xiě)《用料計劃單》，計劃本著(zhù)“節省、實(shí)用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門(mén)負責人審批后統一提交綜合處。
�。ǘ�、綜合處采購人員根據實(shí)際情況給予審核并制定采購計劃及預算，報經(jīng)綜合處處長(cháng)審核，總經(jīng)理批準后進(jìn)行采購，并于每月25日至30日發(fā)放。
�。ㄈ�、公司新到工作人員的辦公用品，綜合處根據各處室、部門(mén)負責人提供的名單和用品清單，負責為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。
�。ㄋ模�、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門(mén)填寫(xiě)書(shū)面《辦公用品申請單》，須經(jīng)綜合處處長(cháng)批準方可領(lǐng)用。
�。ㄎ澹�、采購人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、庫存合理、開(kāi)支適當為原則，并要建立帳目，根據《物資的驗收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續。
�。�、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，非工作人員不得隨意進(jìn)入庫房。
�。ㄆ撸�、各部門(mén)物品領(lǐng)用人應本著(zhù)勤儉節約的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權對各部門(mén)的領(lǐng)用情況予以審核與監督。
第五章辦公設備（軟件）更新、維護、使用制度
一、職責及范圍
1、公司辦公設備包括：電腦、復印機、打印機、傳真機、電話(huà)、照相機、攝像機、移動(dòng)存儲設備、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門(mén)配備的空調等各種貴重物品。辦公軟件是指各類(lèi)因辦公需要而購買(mǎi)或專(zhuān)業(yè)制作的軟件。為了保證各項辦公設備的正常使用，各類(lèi)辦公軟件的安全操作，發(fā)揮辦公設備及辦公軟件的最大功效，特制定本制度。
2、傳真機、照相機、攝像機、多功能廳（會(huì )議室）內彩電及VCD、DVD均由綜合處指定專(zhuān)人保管、使用，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)報告，由綜合處通知定點(diǎn)維修公司的技術(shù)人員前來(lái)檢查、維修、保養。
3、各處室配備的計算機，由各處室指定專(zhuān)人定期負責清潔工作。
二、更新、維修及維護保養
1、辦公設備的更新是指辦公設備的升級或更新、移動(dòng)存儲設備的采購、各類(lèi)耗材的補給、特殊配套設備的購置。辦公設備發(fā)生各種故障不能使用時(shí)即可進(jìn)行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類(lèi)應用軟件。
2、需要進(jìn)行辦公設備更新時(shí)，由各處室、部門(mén)或設備監管人填寫(xiě)《辦公設備更新（維修）申請單》，由處室、部門(mén)負責人審核、總經(jīng)理批準，由綜合處負責采購。綜合處根據市場(chǎng)報價(jià)做好新購置辦公設備的預算，經(jīng)綜合處處長(cháng)、總經(jīng)理審批后購買(mǎi)、發(fā)放。
3、各類(lèi)辦公設備發(fā)生故障時(shí)，可隨時(shí)填寫(xiě)《辦公設備更新（維修）申請單》，通過(guò)定點(diǎn)公司或專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。
4、各類(lèi)辦公設備需要更換部件時(shí)，應填寫(xiě)《辦公設備更新（維修）申請單》，經(jīng)綜合處處長(cháng)、總經(jīng)理審批后方可更換。
5、各處室、部門(mén)要妥善保管本部門(mén)或分管的辦公設備保修、維修、使用說(shuō)明書(shū)等資料。
三、辦公設備使用管理規定
1、計算機及外設使用時(shí)要注意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。
2、移動(dòng)存儲設備包括移動(dòng)硬盤(pán)和U盤(pán)。移動(dòng)硬盤(pán)使用時(shí)注意，在硬盤(pán)高速運轉時(shí)嚴禁硬盤(pán)受到外力碰撞，嚴禁移動(dòng)硬盤(pán)。移動(dòng)硬盤(pán)及U盤(pán)在斷開(kāi)與電腦的連接時(shí)一定要進(jìn)行相關(guān)操作，當系統提示“您可以安全的拔下設備”時(shí)方可拔除設備。
3、會(huì )議室投影設備的使用由綜合處設專(zhuān)人負責，其它人員未經(jīng)允許及培訓嚴禁使用該設備。每次關(guān)閉投影儀的時(shí)候都一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅后，才能關(guān)閉電源。
4、計算機軟件及應用軟件由綜合處統一購買(mǎi)。軟件在使用時(shí)，要按照要求步驟進(jìn)入或退出，以免造成軟件的損壞。禁止在公司計算機安裝其他軟件，以免病毒傳播。
5、日常文檔及數據由各處室自行備份。每月二十日前由綜合處負責使用移動(dòng)存儲設備對各處室重要文檔數據進(jìn)行備份。日常殺毒工作由各處室自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級一次，殺毒軟件由綜合處提供。
6、計算機的清潔與維護實(shí)行誰(shuí)使用誰(shuí)負責清潔的原則。每周清潔外部?jì)纱�，不得使用濕抹布，內部每季度必須打開(kāi)機箱清潔一次，用毛刷或專(zhuān)用工具吹凈塵土。第一次清理由綜合處指導，以后的清潔由各處自行負責，綜合處進(jìn)行不定期抽查。
7、各類(lèi)辦公設備嚴禁外借、外用。嚴禁上班時(shí)間在計算機上玩游戲、處理與工作無(wú)關(guān)的文件，嚴禁用微機看VCD盤(pán)，嚴禁使用計算機從事不健康活動(dòng)或不符合國家政策法規的活動(dòng)，嚴禁利用網(wǎng)絡(luò )傳播淫穢及危害國家安全的信息。
第六章傳真、復印制度
一、辦公復印、傳真的管理部門(mén)為綜合處。
二、復印、傳真承辦范圍為行政管理文件、合同及各類(lèi)相關(guān)資料，私人資料恕不接待。
三、各處室、部門(mén)在進(jìn)行復印時(shí)，必須填寫(xiě)《打印、復印登記單》（附表七），登記復印紙張的規格和數量。
四、各處室在進(jìn)行傳真文件或資料時(shí)，要填寫(xiě)《傳真收、發(fā)文登記表》。
五、綜合處每月25日根據使用紙張的實(shí)際數量，按成本匯總后報財務(wù)處。
第七章印刷品管理制度
一、職責及范圍
高新物業(yè)印刷品是指因工作需要而專(zhuān)門(mén)印制的各類(lèi)空白記錄表格、自制內部票據、信封、稿紙等印刷資料。高新物業(yè)印刷品的管理部門(mén)為綜合處。
二、印刷品的印制、領(lǐng)用及保管
1、高新物業(yè)各處室、部門(mén)所有印刷品均由綜合處負責聯(lián)系定點(diǎn)廠(chǎng)家印制。
2、各處室、部門(mén)如需領(lǐng)用，綜合處協(xié)助記錄表格使用單位根據庫存及實(shí)際需要制定每月計劃，于15日前隨辦公用品計劃一并上報，印刷完畢，由綜合處通知發(fā)放。綜合處負責匯總各部門(mén)每月印刷品使用數量。
3、存放印刷品的庫房應保持干燥、清潔，印刷品擺放整齊有序，無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入庫房。
第八章車(chē)輛管理制度
為了加強車(chē)輛管理，協(xié)調各部門(mén)對車(chē)輛的使用，對汽車(chē)的使用、保養、維修，特制定如下規定：
一、由綜合處長(cháng)統一負責公司辦公車(chē)輛、司機的管理及交通安全教育，單位所有的車(chē)輛及司機出車(chē)由綜合處長(cháng)統一安排、調度。
二、汽車(chē)要定人、定車(chē)、定期保養、定期維修，使車(chē)輛經(jīng)常保持良好的運行狀態(tài)，單位因公用車(chē)要隨叫隨到，保證準時(shí)出車(chē)，不得延誤工作。
三、公司汽車(chē)一般用于領(lǐng)導外出辦公，取送機要文件，財務(wù)取送款項，護送工傷和急病號，處室、部門(mén)聯(lián)系業(yè)務(wù)、單位組織的事項和對單位個(gè)別體弱領(lǐng)導的接送等。一般用車(chē)要提前預約（通常提前半天時(shí)間），特殊情況急需用車(chē)時(shí)，經(jīng)領(lǐng)導批準方可用車(chē)。
四、司機出車(chē)統一由綜合處長(cháng)批準。凡私自用車(chē)要追究責任，所造成的一切車(chē)輛人身事故由責任人負責，單位概不負責。
五、司機要建立行車(chē)記錄，車(chē)輛維修保養記錄，內容包括：車(chē)輛行駛里程、技術(shù)狀況、維修保養日期，大、中、小修日期，車(chē)輛損壞程度及原因，零件更換情況，維修費用等。
六、為了降低維修費用，單位車(chē)輛實(shí)行定點(diǎn)維修，車(chē)輛送修需要開(kāi)具修車(chē)單，一式兩份，證明修理內容，單位與修理廠(chǎng)憑修車(chē)單結算，外出遇急需修理時(shí)，可先與修理廠(chǎng)聯(lián)系修理，回公司后，及時(shí)補辦修車(chē)單。
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