淺析社保檔案管理現狀與對策

淺析社保檔案管理現狀與對策范文

　　一、序言

　　社保檔案作為一項專(zhuān)門(mén)的檔案，能夠詳細記錄單位及個(gè)人的參保情況，是一份以備考查的歷史性文件。目前，我國的社保工作已經(jīng)基本得到落實(shí)，并深入社會(huì )的各個(gè)階層，做好社保的管理工作是社會(huì )保障體系得以發(fā)展的重要基礎，也能夠使檔案工作更好地為大眾服務(wù)。因此，應針對檔案管理工作中的不足盡快制定改進(jìn)措施，使社保管理更加合理和完善。

　　二、我國社保檔案管理現狀

　�。ㄒ唬┕芾砉ぷ魅狈�標準

　　以我國當前的社保檔案管理工作來(lái)看，社保工作缺乏國家統一的標準，大多數的檔案管理工作仍沿用1992年國家檔案局所制定的標準，而這些標準已經(jīng)不能適應現代的管理需要，在管理形式和管理范圍上都已經(jīng)落后于現代的管理體系，亟須得到修改。由于社保檔案管理所涉及的數據較多，內容也相對煩瑣，導致各地管理上的差異使標準很難達成統一。雖然有些地方制定了針對地方發(fā)展的管理標準，但由于標準缺乏專(zhuān)業(yè)的審核，沒(méi)有起到很好的監督管理作用。

　�。ǘ�）管理工作存在局限性

　　目前，我國的社保檔案存在著(zhù)很大的分散性，相應的管理機構也沒(méi)有統一的辦公場(chǎng)所。社保檔案的分散性主要表現在幾個(gè)方面：從來(lái)源上看，社保的服務(wù)對象既包括各個(gè)企業(yè)單位，也包括個(gè)體商戶(hù)，還有很大一部分是農村居民。從檔案的管理場(chǎng)所上來(lái)看，檔案分散在各個(gè)銀行、郵局以及財政稅務(wù)單位。在這些因素的影響下，社保檔案難以實(shí)現統一管理，造成了業(yè)務(wù)上的交叉和資源上的浪費。雖然信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了更多的技術(shù)支持，但由于社保的多個(gè)險種不是統一管理，導致不同的標準間難以達成一致。

　�。ㄈ�）工作人員缺乏檔案意識

　　在我國的一些欠發(fā)達地區，尤其是農村地區，在社保的項目上尚未健全，更無(wú)法談及社保檔案的管理。另外，很多地區檔案管理人員存在檔案意識淡薄的現象，只注重業(yè)務(wù)的辦理忽視了對檔案的管理，使檔案管理處于混亂狀態(tài)。也有一些檔案管理部門(mén)存在內部機構缺失的現象，沒(méi)有專(zhuān)職的管理人員，檔案管理工作由其他部門(mén)人員負責使檔案管理缺乏一定的專(zhuān)業(yè)性，對管理的質(zhì)量造成嚴重的影響。對于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)有常年累積的習慣，使其對業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案沒(méi)有足夠的重視，在檔案保管方式上存在著(zhù)很大的問(wèn)題。

　�。ㄋ模┕芾砹α勘∪�，管理水平不高，管理手段落后

　　大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準確。

　�。ㄎ澹�檔案意識薄弱，檔案工作參與者少

　　雖然各級經(jīng)辦機構都統一了認識，加強了領(lǐng)導，組織了專(zhuān)班，增加了對檔案工作的投入，但由于檔案宣傳力度不大等原因的影像，導致檔案管理整體意識仍然薄弱，部分領(lǐng)導重視業(yè)務(wù)工作，輕檔案管理工作，社保經(jīng)辦人員對社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理知識和有關(guān)文件知之甚少。例如，在日常檔案工作中普遍認為檔案工作只是檔案員的事情，甚至有些干部不知道檔案基本常識，對有關(guān)檔案工作了解很少，日常工作中對檔案知識宣傳還不夠，造成在檔案達標升級驗收中普遍存在檔案資料殘缺、行文不規范，紙張大小不同及“三色筆”現象，這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，也嚴重影響了檔案達標升級合格率。

　　三、提高我國社保檔案管理水平的對策

　�。ㄒ唬┙�立完善的管理標準

　　我國社保檔案管理中雖然存在一定的管理標準，但并沒(méi)有得到落實(shí)，也缺少基本的法律約束。要實(shí)現社保檔案的有效管理，就必須制定完善的管理標準。自20XX年我國確立了有關(guān)社保檔案管理的基本法律規定，我國公民的社會(huì )權益逐漸得到保障，各地也紛紛出臺了相關(guān)的規定。為了建立更加完整的檔案管理制度，我國應將這些規定進(jìn)行統一，出臺一部針對檔案管理的完整法律法規，使檔案管理工作得到法律保障。

　�。ǘ�）建立完整的管理體系

　　在建立統一規定的基礎上，要進(jìn)一步完善管理體系。對分散的社保檔案進(jìn)行統一管理，加強各個(gè)險種的管理機制，避免部門(mén)間因工作交叉產(chǎn)生重復性錯誤。逐漸實(shí)現資源上的共享，利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行全國范圍內的聯(lián)網(wǎng)。社保檔案在社會(huì )保障事業(yè)中占據著(zhù)重要的位置，加強社保檔案的管理能夠實(shí)現我國保障事業(yè)的全面發(fā)展，推動(dòng)我國的經(jīng)濟建設。

　�。ㄈ�）加強社會(huì )各界的檔案意識

　　由于社保工作的特殊性質(zhì)，導致其在實(shí)際工作中容易被忽視。但在完善社保體系的過(guò)程中，社保檔案管理變得更加重要。要想加強檔案管理工作，首先要轉變思想。利用多種工具和手段進(jìn)行宣傳，并重點(diǎn)宣傳社保檔案管理工作的重要性，提高社會(huì )各界的檔案意識，尤其是對于相關(guān)領(lǐng)導更要做好思想工作，提高其對檔案工作的重視，改變傳統的思想，為檔案工作的進(jìn)行創(chuàng )造有利的條件。在人員的安排上，要安排具備專(zhuān)業(yè)知識的人員從事檔案工作，不能貪圖一時(shí)的便利而隨意雇傭臨時(shí)工作人員，并加強對工作人員檔案意識的培養，提髙檔案保管的質(zhì)量，將檔案工作納入日常工作的范圍，為檔案的保管創(chuàng )造良好的氛圍。

　�。ㄋ模�強基礎建設，建立健全制度

　　基礎設施的良好與否是做好業(yè)務(wù)檔案管理工作的基本條件。各縣將著(zhù)力解決檔案管理必需的場(chǎng)地、人員、設備和經(jīng)費，努力按照標準要求配置檔案庫房、人員，配置專(zhuān)門(mén)人員開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案數據錄入，建立社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案數據庫，爭取兩年內實(shí)現業(yè)務(wù)檔案計算機檢索和研究，對1996年前參保數據進(jìn)行核對和錄入，逐步實(shí)現社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

　�。ㄎ澹┘訌娊M織領(lǐng)導，提高宣傳力度

　　把學(xué)習貫徹檔案相關(guān)法規作為一項緊要的工作列入重要議程，做出計劃安排。一是制定工作計劃。按照目標任務(wù)的工作要求，統籌安排，分解目標，制定具體實(shí)施辦法，確保在規定時(shí)間內實(shí)現工作任務(wù)。二是明確工作職責。建立工作目標責任制，成立業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導小組，明確業(yè)務(wù)檔案管理的工作職責和要求，做到主要領(lǐng)導親自過(guò)問(wèn)，分管領(lǐng)導具體負責，各科室配合抓，人人都上手，層層抓落實(shí)的良好工作格局，動(dòng)員和組織全體工作人員參與檔案工作。三是加強指導和溝通。加強人員學(xué)習培訓，遇到問(wèn)題及時(shí)向上級部門(mén)報告。加強與各檔案管理機構的溝通，共同做好社保檔案管理工作。

　　四、結語(yǔ)

　　社保檔案的管理關(guān)系到我國社會(huì )保障制度的整體發(fā)展，完善社保檔案管理，能為國家和個(gè)人創(chuàng )造更大的利益。面對我國社保檔案管理工作存在的局限性以及工作人員檔案意識不強等問(wèn)題，要積極展開(kāi)對社保管理工作的收集整理究，并建立完善的管理標準，構建完整的管理體系，切實(shí)提高社會(huì )各界的檔案意識，使我國的檔案管理環(huán)境得到改善，從而提髙社保管理工作的質(zhì)量。

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