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煤礦物流管理供應模式創(chuàng )建論文
1供應管理模式建設的總體原則
煤礦企業(yè)供應體系的建設要以“統一管理、分權制衡、節點(diǎn)控制，閉合運行”為原則，進(jìn)一步明確煤礦內各系統業(yè)務(wù)范圍和工作職責，理順操作流程，提高工作效率，保障業(yè)務(wù)工作規范、有序、高效開(kāi)展，實(shí)現整體采購效益的最大化。
2現代物流管理模式
現代化的供應管理應實(shí)行“三分離”和“二集中、五統一”的現代物流管理模式:①按監督權、管控權、操作權“三分離”原則，設立管控體系并搭建管理機構，形成監督部門(mén)全方位監督、招標管理部門(mén)集中管控、供應部門(mén)具體操作的工作格局。②推行“二集中、五統一”的采購管理模式�！岸小奔词袌�(chǎng)信息集中管理，采購資金集中管理;“五統一”即統一內控運作機制，統一采購計劃管理，統一儲備物資調度，統一對外規模采購，統一內部市場(chǎng)協(xié)調。
3構建供應管理體系
推行現代物流管理模式，應首先建立健全物資供應管理體系職能部門(mén)及管理、監督機構，明確職責劃分，使其互相協(xié)作，互相制約。
3.1物資供應部門(mén)
物資供應部門(mén)是物資采購計劃的管理部門(mén)，是物資(設備、材料和配件等)的采購主體，具體職責:①制訂物資供應管理制度，建立與完善采購運作機制和流程;②負責所有物資需求計劃的編制和申報工作;③負責對擬入圍供應商的考察及推薦，建立和管理供應商信息庫，負責建立不良供應商信息檔案;④負責物資采購貨幣資金支出預算的編制與上報;⑤負責材料、配件類(lèi)技術(shù)協(xié)議的簽訂;⑥負責組織自購物資及統購物資的采購;⑦負責處理物資采購合同執行過(guò)程中的相關(guān)事宜;⑧負責公司所屬各單位之間庫存物資的調劑工作;⑨負責按照合同規定對各供應商進(jìn)行業(yè)務(wù)結算。
3.2招標管理部門(mén)
物資招標管理部門(mén)是物資采購招議標組織和合同簽訂的管理機構，具體職責:①負責編制物資采購招議標相關(guān)制度、規定;②組織物資采購招議標工作，包括編制招標文件、供應商資質(zhì)審查等;③負責建立和管理專(zhuān)家評委庫;④負責招議標申請及評標結果的審核與報批;⑤按照審批后的招議標結果對外簽訂商務(wù)合同;⑥負責組織協(xié)調解決合同執行過(guò)程中存在的問(wèn)題;⑦負責監督各單位物資供應部門(mén)對物資采購政策、制度和流程的落實(shí);⑧負責物資采購、招議標、合同管理等相關(guān)信息反饋、存檔、備案。
3.3紀檢監察部門(mén)
紀檢監察部門(mén)職責:①開(kāi)展物資供應業(yè)務(wù)日常效能監察，對業(yè)務(wù)流程執行情況進(jìn)行監督和考核;②參與供應商入圍資格初審、專(zhuān)家評委的隨機抽取、關(guān)鍵性設備的商務(wù)合同談判、合同主體變更審查、物資供應業(yè)務(wù)和各類(lèi)違規、違紀案件的調查處理;③負責物資供應業(yè)務(wù)保密執行情況的檢查、報價(jià)管理、合同履行糾紛的處理、各種非正常業(yè)務(wù)信息的受理;④負責招議標現場(chǎng)的監督工作;⑤負責物資供應業(yè)務(wù)責任追究處理結果的督促與落實(shí)。
3.4財務(wù)部門(mén)
財務(wù)部門(mén)職責:①審核原始發(fā)票、到貨驗收單、商務(wù)合同、送貨通知單等相關(guān)單據的合理性并辦理入賬事宜;②審核及報送月度統、分管物資采購資金的預算;③負責辦理招議標“兩費一金”收取及招標保證金退還;④負責核對供應商及客戶(hù)賬目并保證賬目相符;⑤按規定流程及時(shí)辦理資金支付手續。
4流程控制
4.1物資計劃管理
物資采購必須實(shí)行計劃管理。計劃按時(shí)間分為年度計劃、月度計劃、月度補充計劃、應急追補計劃;按性質(zhì)分為需求計劃、采購計劃。編制計劃應堅持“先利庫、后申請，自下而上、上下結合”原則。
4.2供應廠(chǎng)商的推薦
對招議標項目必須進(jìn)行充分的前期市場(chǎng)調研、廠(chǎng)家考察、用戶(hù)咨詢(xún)、相關(guān)資質(zhì)審核等準備工作，并按規定格式形成書(shū)面材料，作為推薦入圍供應廠(chǎng)商的必要條件。擬入圍供應廠(chǎng)商推薦采取“自下而上、上下結合”的方式進(jìn)行，將擬入圍供應廠(chǎng)商推薦材料由使用單位主管、分管領(lǐng)導簽字并加蓋單位公章后，隨物資采購計劃統一上報。
4.3采購方案的確定
物資供應部門(mén)根據審批的采購計劃及專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)論證通過(guò)的技術(shù)方案，結合各單位推薦的供應廠(chǎng)商及供應廠(chǎng)商信息庫，編制招議標申請表，經(jīng)審批后交至招標管理部門(mén)進(jìn)入招議標程序。
4.4招標文件的制訂與發(fā)放
招標文件由招標管理部門(mén)按照確定的統一格式編制。各相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)負責技術(shù)方案的編制或審核。招標管理部門(mén)負責向潛在投標人發(fā)放招標文件。招標文件釋疑:商務(wù)部分由采購主體或招標管理部門(mén)負責;技術(shù)部分由相關(guān)技術(shù)部門(mén)負責。招標項目需勘察現場(chǎng)時(shí)，采購主體要組織投標人勘察現場(chǎng)。
4.5評委管理
由招標管理部門(mén)負責建立專(zhuān)家評委庫，并對其進(jìn)行統一管理。成立評標委員會(huì )，評標委員會(huì )由7～13名單數評委組成，評委的產(chǎn)生依據標的物的性質(zhì)，由相關(guān)單位及專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)推薦或從專(zhuān)家評委庫中抽取，必要時(shí)可聘請其他單位專(zhuān)家或社會(huì )專(zhuān)家擔任技術(shù)評委。技術(shù)評委人數應不低于評委總數的2/3，其中使用單位1～2人，必要時(shí)可追加列席人員。
4.6招標的組織
物資的招議標工作由招標管理部門(mén)負責組織，于每月的上旬或下旬確定2個(gè)時(shí)間段集中進(jìn)行。開(kāi)標應按招標文件確定的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行，并在規定的時(shí)間內通知評委和監督人員參加。評標采取有記名票決制，評委會(huì )成員1人1票。合格中標候選人的有效票數應在評委會(huì )成員總數的半數以上，達不到半數的，進(jìn)行再次票決或重新組織招標。在招標過(guò)程中，各投標單位的投標結果統一由監督部門(mén)獨立保管，并對其保密性負責。評委應嚴格按照招標文件確定的評標辦法，根據投標人的投標文件及承諾，從經(jīng)濟性和技術(shù)性以及投標方資質(zhì)、信譽(yù)、“三證一標志”(防爆證、生產(chǎn)許可證、合格證，煤安標志)等方面進(jìn)行綜合性評標，公開(kāi)發(fā)表意見(jiàn)，對自己的投票負個(gè)人責任。監督部門(mén)對招標過(guò)程的公平、公正性進(jìn)行監督以及對投標人的經(jīng)營(yíng)狀況、財務(wù)狀況等進(jìn)行把關(guān);并負責對投標人的資質(zhì)、投標文件的合法性進(jìn)行審核。評標結束后，由監督人員當場(chǎng)統計投票結果，并由評委會(huì )主任和現場(chǎng)監督人員簽字。
4.7合同簽訂
物資采購合同簽訂前，法律部門(mén)負責審核合同條款，確保所簽合同合法、有利和有效。招標管理部門(mén)以中標通知書(shū)的形式通知中標單位及采購主體，采購主體接到通知后，必須在嚴格審核相關(guān)技術(shù)、資質(zhì)材料的前提下，于5個(gè)工作日內與中標單位簽訂技術(shù)協(xié)議;合同的商務(wù)條款、技術(shù)協(xié)議應與招議標結果保持一致。
4.8合同的執行
合同的執行主體為物資供應部門(mén)或采購主體，具體負責:①物資的終檢(中檢);②對外付款過(guò)程中的風(fēng)險控制(包括預付款與質(zhì)保金);③物資的接收、驗收、入庫等管理工作;④及時(shí)向招標管理部門(mén)和物資供應部門(mén)書(shū)面匯報合同履行過(guò)程中因各種原因導致的合同變更(包括技術(shù)協(xié)議的變更)及其他與合同條款約定相偏離等事宜。
4.9合同的跟蹤與信息反饋
由簽約主體及有關(guān)單位負責對供應廠(chǎng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)情況、技術(shù)培訓、配件供應等建立詳盡的檔案，并定期進(jìn)行評審(每年不少于1次)，評審情況報招標管理部門(mén)和物資供應部門(mén)。對使用產(chǎn)品的適應性、可靠性進(jìn)行追蹤監督控制并建立相關(guān)檔案。對供應廠(chǎng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤，并將合同履行中的重大事項(如質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、技術(shù)服務(wù)等方面的變動(dòng))向招標管理部門(mén)和物資供應部門(mén)及時(shí)匯報，對信譽(yù)度差或嚴重違約的供貨廠(chǎng)商，要隨時(shí)書(shū)面上報。
5需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題
(1)加強對供應商的管理，實(shí)現雙贏(yíng)。轉變內部人員的供應管理觀(guān)念，培植正常的合作關(guān)系文化。樹(shù)立供應商關(guān)系管理理念，以整個(gè)公司長(cháng)期效益為目的，與供應商建立互惠互利的合作關(guān)系。只有雙方利益都有保障，才能最終保障自己的利益。
(2)努力實(shí)現零庫存管理。為適應買(mǎi)方市場(chǎng)的形勢，需修訂儲備定額，優(yōu)化庫存結構，市場(chǎng)易購物資實(shí)行零庫存管理。
(3)加強對物資供應各個(gè)環(huán)節的全過(guò)程管理，建立有效的管理制度和監督制衡機制，供管并重。
(4)做到適質(zhì)、適價(jià)、合適功能采購。消除片面強調多功能或低價(jià)格思想，既要防止功能過(guò)剩使物資功能閑置，又要防止追求價(jià)格越低越好造成物資功能滿(mǎn)足不了需要。
(5)物資供應管理部門(mén)需主動(dòng)與設計、施工、生產(chǎn)等部門(mén)銜接，摸清需求，提高服務(wù)質(zhì)量。
(6)所有物資供應業(yè)務(wù)各環(huán)節相關(guān)信息的傳遞均推行書(shū)面化，確保一切業(yè)務(wù)行為留下痕跡，一切責任可以追溯。
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