- 相關(guān)推薦
關(guān)于企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化存在的問(wèn)題及對策分析
企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化存在的問(wèn)題及對策分析
一、財務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)
在電算化會(huì )計環(huán)境下，只需錄入原始數據或通過(guò)外部系統轉入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導下進(jìn)行會(huì )計分錄處理；對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動(dòng)完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據需要生成各種會(huì )計報表，提高了財務(wù)人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。在保存方式上，保存介質(zhì)是“磁盤(pán)”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節約了數據的保存空問(wèn)，也使數據存取方便，同時(shí)通過(guò)數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤(pán)存在著(zhù)物理易損性，需要對磁盤(pán)進(jìn)行備份工作。
二、企業(yè)財務(wù)檔案管理中的現狀
企業(yè)財務(wù)檔案管理的目的主要有兩個(gè)。第一，是為了保證財務(wù)檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務(wù)檔案，為財務(wù)管理活動(dòng)提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經(jīng)濟監督部門(mén)有權調用財務(wù)檔案之外，企業(yè)財務(wù)檔案一般不得外借和查閱，如果說(shuō)非要外借或查閱，則需要經(jīng)過(guò)企業(yè)負責人批準，并按照管理規定辦理相關(guān)手續，才能提供財務(wù)檔案的查閱和復制。即便是企業(yè)內部人員查閱財務(wù)檔案也要經(jīng)過(guò)檔案保管部門(mén)負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理秘密的還要經(jīng)過(guò)企業(yè)負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒(méi)有權限的管理人員是不能接觸涉密財務(wù)檔案的。但是很多企業(yè)在具體執行的過(guò)程中卻沒(méi)有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務(wù)管理檔案，給企業(yè)的財務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)管理留下了很多安全隱患。而一些企業(yè)在財務(wù)檔案管理上將財務(wù)檔案與其它檔案混合在一起管理，沒(méi)有將財務(wù)檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)管理，在使用過(guò)程中查找財務(wù)檔案比較麻煩，導致財務(wù)檔案不能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和財務(wù)管理提供檔案服務(wù)。
三、企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化問(wèn)題的對策建議
1.提高認識，不斷完善財務(wù)檔案管理制度。企業(yè)財務(wù)檔案管理中的問(wèn)題，很大程度是企業(yè)的負責人和財務(wù)檔案管理者缺乏對財務(wù)檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發(fā)展過(guò)程中企業(yè)應該組織財務(wù)檔案管理相關(guān)人員加強學(xué)習，提高對財務(wù)檔案管理重要性的認識。企業(yè)要不斷完善財務(wù)檔案管理制度，制定完善的財務(wù)檔案管理規定，結合企業(yè)自身的財務(wù)管理狀況，健全和完善企業(yè)財務(wù)檔案管理控制程序和業(yè)務(wù)操作規范，明確財務(wù)檔案管理人員及其責任，以及違反財務(wù)檔案管理制度的處罰，完善財務(wù)檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實(shí)施財務(wù)檔案管理信息化制度創(chuàng )造良好的條件。
2.強化責任，大力提高財務(wù)檔案管理制度的執行力。良好的財務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財務(wù)檔案管理具體工作當中才能發(fā)揮其作用，才能體現出制度規范對財務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值。應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷(xiāo)毀應該嚴格遵守企業(yè)的財務(wù)檔案管理規定。
3.規范程序，嚴格執行財務(wù)檔案安全管理和使用規定。在財務(wù)檔案管理工作當中，企業(yè)既要保證財務(wù)檔案信息的安全和完整，又要為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和財務(wù)管理活動(dòng)提供服務(wù)和支持。由于財務(wù)檔案包含著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的很多信息，一些信息涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的商業(yè)秘密，從維護企業(yè)根本利益的角度來(lái)講，除相關(guān)經(jīng)濟監督部門(mén)的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關(guān)經(jīng)濟監督部門(mén)的檢查或工作需要，也要經(jīng)過(guò)企業(yè)負責人的批準。
4.搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實(shí)現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來(lái)的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數據庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內容分類(lèi)建立若干個(gè)主要的數據庫，如按標準制度原始憑證、會(huì )計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數據庫。數據庫一經(jīng)建立，立即著(zhù)手數據的錄入，將本單位的財務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。
5.搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò )建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價(jià)值在于利用，檔案管理信息化的實(shí)現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息絡(luò )，保證檔案信息的完整性。同時(shí)也可以實(shí)行聯(lián)機公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠程檢索服務(wù)，也可以通過(guò)電子郵件或BBS等方式開(kāi)展財務(wù)檔案信息咨詢(xún)。
6.搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統建設。做到定量分析與定性分析相結合，科學(xué)管理使用檔案財務(wù)檔案信息，通過(guò)采集整理和網(wǎng)絡(luò )傳輸，必須依賴(lài)于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟數學(xué)等為手段，建立決策支持系統。最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平。
四、結論
總之，企業(yè)財務(wù)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在財務(wù)檔案管理工作當中，企業(yè)應該不斷完善財務(wù)檔案管理制度，并嚴格貫徹到管理實(shí)踐當中，不斷提高信息化水平，真正發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要作用。
【企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化存在的問(wèn)題及對策分析】相關(guān)文章：
當前銀企對賬中存在的問(wèn)題分析及對策思考范文07-29
工商管理專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)存在問(wèn)題與對策分析的論文07-03
分析我國酒店行業(yè)人力資源管理存在的問(wèn)題與對策07-12
企業(yè)存在問(wèn)題產(chǎn)生原因分析12-19
施工企業(yè)財務(wù)管理存在的問(wèn)題及對策論文07-04
校園招聘存在的問(wèn)題與對策 淘獵網(wǎng)07-12
入園適應問(wèn)題的分析及對策09-30