淺談如何做好辦公室文秘工作

淺談如何做好辦公室文秘工作

　　辦公室在行政部門(mén)中處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調各方的重要位置。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢下辦公室文秘工作人員必須深入思考的問(wèn)題。下面我們一起看看淺談如何做好辦公室文秘工作，希望可以幫助大家!

　　淺談如何做好辦公室文秘工作

　　一、辦公室文秘必須養成主動(dòng)學(xué)習的良好習慣

　　作為辦公室文秘人員，學(xué)習好基本理論知識是寫(xiě)作的根基，領(lǐng)悟好文字實(shí)質(zhì)內涵是下筆的前提。沒(méi)有對文字的敏感性與熟練應用，就不容易做好基礎文秘寫(xiě)作工作。因此，在日常工作、生活中，文秘一定要養成自覺(jué)學(xué)習、敏銳捕捉、善于思考借鑒、勇于創(chuàng )新的良好習慣。狹義的理解，學(xué)習的內容只是幫助自身更好的開(kāi)展工作的工具。因此，學(xué)習不可死板、拘于形式，急功近利。學(xué)習是讓我們“博聞而多識”，通過(guò)“多聽(tīng)、多看、多思、多悟”達到一種綜合能力的提升。同時(shí)，要多與他人溝通與交流，開(kāi)闊耳聞與眼界的同時(shí)，鍛煉自身的綜合分析、調查研究、語(yǔ)言表達和組織協(xié)調能力，切實(shí)達到開(kāi)口會(huì )講、提筆能寫(xiě)、遇事巧。

　　二、辦公室文秘要加快工作節奏、提高辦事效率、提升辦文質(zhì)量

　　辦公室工作看似無(wú)大事，實(shí)則千頭萬(wàn)緒、細致繁瑣。要求時(shí)效性、細致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹(shù)立效率意識，提高快速反應能力，對領(lǐng)導交辦的事項要第一時(shí)間即交即辦，切勿等、靠、盼，達到積極主動(dòng)、又好又快的做好本職工作。

　　1.提高辦理公文的質(zhì)量和效率。公文處理是公司的一項基礎性工作，是系統內部方針政策、指示要求等傳達的途徑之一，綜合反映企業(yè)的工作水平，必須嚴格程序，規范及時(shí)行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規程、正確使用文種，嚴格審核把關(guān)，要在發(fā)文校核、格式校核、內容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規范等問(wèn)題，確實(shí)提高公文處理質(zhì)量。同時(shí)，對于需要緊急處理的公文，要在第一時(shí)間內處理完畢，并適時(shí)地提醒相關(guān)領(lǐng)導及時(shí)辦理，提高公文辦理的效率。

　　2.強化文字撰寫(xiě)的能力。文字起草是辦公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)，要表達上級的意志，體現上級的想法，要站在領(lǐng)導的高度和全局的層面上審視問(wèn)題，切不可以個(gè)人的想法為準;其二，文秘人員要熟悉本系統工作各個(gè)環(huán)節大致內容，沒(méi)有業(yè)務(wù)工作的實(shí)踐，就不容易寫(xiě)出準確反映業(yè)務(wù)的文章;其三，俗話(huà)說(shuō)“讀書(shū)破萬(wàn)卷，下筆如有神”，文秘人員只有大量的閱讀與練習，才能不斷提升文字撰寫(xiě)能力。

　　3.堅持大事報告、小事提醒。作為文秘人員，首當其沖要做好各類(lèi)事項的報告、請示工作。凡在自身職責內應當請示的事項，應積極與辦公室主任匯報。如遇重大緊急或突發(fā)事件，要及時(shí)向領(lǐng)導報告，使各種信息及時(shí)傳遞給上級。同時(shí)，有些小事往往容易被忽視，具體的細節等容易出現偏差，這就要求文秘人員盡可能的做到適時(shí)提醒與建議，在此過(guò)程中也可學(xué)到許多處理問(wèn)題的方法，提升處理事務(wù)的能力。

　　4.不斷要求自己做到手勤、嘴勤、腿勤。辦公室的工作都是具體的、實(shí)在的，哪項工作都不能拖、不能等、不能推;漏了、省了、虛了哪個(gè)環(huán)節都不行，要做到嚴謹細致，就要求我們要多動(dòng)筆桿子、少說(shuō)空話(huà)，多請示匯報、少邀功請賞，多干實(shí)事、少空穴來(lái)風(fēng)。認認真真地把每一件事情都做細致，不拖泥帶水，糊涂度日。

　　三、辦公室文秘工作要圍繞中心工作、服務(wù)大局、努力創(chuàng )新

　　辦公室工作，追根究底是服務(wù)一線(xiàn)，服務(wù)業(yè)務(wù)。我們不可因自身處于文秘宣傳科室，就不聞不管業(yè)務(wù)一線(xiàn)。要堅持站到全局的高度，緊業(yè)務(wù)一線(xiàn)，圍繞各渠道、各部門(mén)，有計劃、有重點(diǎn)地開(kāi)展工作，切實(shí)扮演好參謀和助手的角色。

　　辦公室是搞服務(wù)工作的，必須積極主動(dòng)地為各部門(mén)做好各項服務(wù)工作。除了對上服務(wù)好領(lǐng)導，對下服務(wù)好基層外，還需要通外界打交道。因此，在日常工作中，要牢固樹(shù)立辦公室工作無(wú)小事的理念，盡量避免或減少差錯，進(jìn)一步強化優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識。文秘人員尤其要在籌備會(huì )議、起草文稿、傳遞文件、接聽(tīng)電話(huà)、收發(fā)傳真、下達通知等工作上，注意自身的服務(wù)意識。爭取做到大事慎辦、小事大看，對每一項工作盡心盡責，對每一個(gè)環(huán)節精心把關(guān)。

　　另外，要敢于創(chuàng )新。創(chuàng )新在我們日常工作中談的很多�？墒钦嬲�落實(shí)到工作中的卻并不夠。辦公室的工作尤其要講求創(chuàng )新，努力改變傳統觀(guān)念、舊的思維方式和工作方式，摒棄那些過(guò)時(shí)的“老套套”、“舊框框”，勇于突破陳規，創(chuàng )造性地嘗試進(jìn)步。當然，創(chuàng )新不是全盤(pán)否定過(guò)去，對于以往工作的好傳統、好做法、好經(jīng)驗，要在繼承中發(fā)展，在創(chuàng )新中求進(jìn)，推動(dòng)辦公室工作再上新臺階。

　　總之，辦公室工作頭緒多、任務(wù)重，作為辦公室文秘人員要增強學(xué)習意識，提高工作效率，服務(wù)大局、勇于創(chuàng )新，緊緊圍繞服務(wù)一線(xiàn)的工作宗旨，保質(zhì)保量完成辦公室各項工作，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展盡力。

　　文秘辦公室接待的禮儀常識

　　(1)接待來(lái)訪(fǎng)禮儀

　　人們經(jīng)常會(huì )出于各中原因來(lái)辦公室找秘書(shū)，所以秘書(shū)人員要掌握接待來(lái)訪(fǎng)者的禮儀，這不但涉及到組織形象問(wèn)題，對秘書(shū)工作能否順利開(kāi)展也有很大關(guān)系。

　　如果因工作繁忙暫時(shí)無(wú)法接待來(lái)訪(fǎng)者，應首先致歉然后詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無(wú)故等太久。當來(lái)訪(fǎng)者是上級或長(cháng)者時(shí),秘書(shū)要站起來(lái)握手以示歡迎。來(lái)訪(fǎng)者是為了說(shuō)明某些問(wèn)題，一定要有耐心聽(tīng)完別人的話(huà)，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽(tīng)。在交談過(guò)程中，不要隨意承諾;當出現矛盾和意見(jiàn)分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。

　　在交談處理事務(wù)過(guò)程中,能立刻解決或答復的問(wèn)題要及時(shí)處理,不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對于不能馬上解決的問(wèn)題，要向來(lái)訪(fǎng)者說(shuō)明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來(lái)訪(fǎng)者來(lái)訪(fǎng)時(shí)間過(guò)長(cháng)而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語(yǔ)言告訴對方結束談話(huà)。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結束談話(huà)，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　　(2)拜訪(fǎng)禮儀

　　對外聯(lián)系是秘書(shū)工作的重要內容之一，出于各種原因，秘書(shū)人員經(jīng)常要拜訪(fǎng)他人。了解和掌握拜訪(fǎng)禮儀，可以幫書(shū)秘書(shū)人員圓滿(mǎn)順利地完成工作任務(wù)。

　　拜訪(fǎng)時(shí)首要的禮儀是準時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬(wàn)一出現意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話(huà)向對方說(shuō)明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪(fǎng)一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒(méi)有特別的情況，一般不要突然拜訪(fǎng)，以免打亂對方的工作安排。與求見(jiàn)人見(jiàn)面后,如果是初次見(jiàn)面要主動(dòng)自我介紹,如果是熟人,也要先問(wèn)候并握手致意。談話(huà)時(shí)應開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，不要海闊天空，浪費時(shí)間。說(shuō)話(huà)時(shí)要注意對方的反應，要給對方講話(huà)、答復的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對對方的舉動(dòng)要十分敏感，當對方有結束談話(huà)的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴(lài)不走，不知趣。

　　(3)匯報工作時(shí)的禮儀

　　向上級匯報工作是秘書(shū)的重要工作內容之一。秘書(shū)人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無(wú)阻地和領(lǐng)導交流，提高辦事效率。

　　由于領(lǐng)導工作繁忙，秘書(shū)人員和領(lǐng)導約好的談話(huà)時(shí)間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書(shū)人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過(guò)早抵達以免領(lǐng)導還沒(méi)做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導等候。進(jìn)領(lǐng)導辦公室前，要輕輕敲門(mén)，經(jīng)允許后方可入內。如果領(lǐng)導辦公室的門(mén)是開(kāi)著(zhù)的，也要敲門(mén)以提醒領(lǐng)導及時(shí)調整好自己的狀態(tài)。

　　匯報時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語(yǔ)速語(yǔ)調適中，吐字清晰。語(yǔ)言簡(jiǎn)練，條理清楚。匯報過(guò)程中，領(lǐng)導有任何的意見(jiàn)和建議要及時(shí)紀錄下來(lái)以便談話(huà)結束后整理補充原有的材料。匯報結束后，如果領(lǐng)導談興猶濃，不可有不耐煩的表現，要等領(lǐng)導表示結束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著(zhù)、座椅等，當領(lǐng)導送別時(shí)要主動(dòng)說(shuō)“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

　　(4)辦公室儀容禮儀

　　在辦公室里，秘書(shū)人員要樹(shù)立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統一的服裝，無(wú)論男女都應盡量穿著(zhù)工作服。如果沒(méi)有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著(zhù)裝要端莊大方，不要過(guò)于暴露或前衛�；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。

　　文秘接待客人的注意事項

　　1、無(wú)論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來(lái)后到的原則接待每一個(gè)客人。

　　2、無(wú)論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬(wàn)不能皺眉頭。

　　3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說(shuō)話(huà)要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說(shuō)的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。

　　7、要請客人填寫(xiě)接待登記簿。

　　8、上司沒(méi)確認要見(jiàn)的客人，就不要讓他進(jìn)去。

　　9、在不了解對方身份時(shí)，若對方問(wèn)到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，一定要注意聽(tīng)清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來(lái)客的意圖和目的要打聽(tīng)清楚，但在打聽(tīng)時(shí)不失禮儀。

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