淺談如何做好檔案的管理工作

淺談如何做好檔案的管理工作

　　在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會(huì )到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實(shí)踐中通過(guò)不斷總結，尋找其中的規律，得到了一些粗淺的見(jiàn)解，愿與大家共同分享。

　　一、規范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關(guān)部門(mén)起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

　　1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等

　　2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱(chēng)前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

　　4、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專(zhuān)門(mén)負責公文擬制人員，平時(shí)有責任也有義務(wù)對各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規范處理，依照有關(guān)規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現問(wèn)題應盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類(lèi)做起

　　公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對公文的保存進(jìn)行價(jià)值評估，根據公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷(xiāo)毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調用。評估工作對文書(shū)人員是個(gè)嚴峻的挑戰，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、對檔案工作要有高度的認識，要實(shí)現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實(shí)現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門(mén)對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平�；�。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

　　3、要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類(lèi)。。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(cháng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著(zhù)手：

　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著(zhù)現行效用的完成，便失去其保存的社會(huì )價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2、檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領(lǐng)導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

　　作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門(mén)，不能憑主觀(guān)臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng )造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強化責任意識，樹(shù)立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會(huì )，主動(dòng)向用戶(hù)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專(zhuān)題概要、統計數字匯集、會(huì )議簡(jiǎn)介等，從而達到資源共享的目的。

　　總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過(guò)渡，這一項新的工作給我提供了更多的學(xué)習機會(huì )。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。