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如何處理員工離職面談溝通？
員工離職一般是兩種情形，一是員工主動(dòng)離職，其二是公司主動(dòng)辭退。對于HR經(jīng)理而言，處理員工離職是件不輕松的事情。而處理好員工離職的面談管理，在HR的工作中既要注意方式，也不能疏虞細節。那么，在實(shí)際工作中如何處理好這兩類(lèi)離職的員工的溝通工作呢?
首先，我們先談主動(dòng)離職員工的溝通面談管理工作。
一般而言，員工提出離職不外乎三個(gè)方面，即來(lái)自外部因素的干擾，比如受社會(huì )價(jià)值觀(guān)趨勢的影響、交通環(huán)境的影響及更好的工作機會(huì )等原因;二是受企業(yè)組織內部因素的影響，比如薪資福利不佳、不滿(mǎn)上司領(lǐng)導風(fēng)格、缺乏升遷發(fā)展機會(huì )、工作負荷過(guò)重壓力大、不受重視無(wú)法發(fā)揮才能等;三是來(lái)自個(gè)人因素，比如家庭原因、人格特質(zhì)、職業(yè)屬性以及個(gè)人成就動(dòng)機因素。
出現上述的情況，都可能產(chǎn)生員工離職的事情發(fā)生。當員工一旦確定要離開(kāi)公司，除了依照公司標準化的離職作業(yè)程序，包括填寫(xiě)離職單、離職面談、核準離職申請、業(yè)務(wù)交接、辦公用品移交、監督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程序之外，離職面談是相當重要的一環(huán)。
行之有效的離職面談，可以幫助HR了解到員工離職的真正動(dòng)因，幫助公司改進(jìn)制度、管理、績(jì)效等方面可能存在的不足，甚至及時(shí)留下那些并非不可抗力導致離職的核心員工。員工離職對組織會(huì )造成很多影響，一旦離職的事實(shí)發(fā)生雙方也都應以開(kāi)闊的胸襟坦然面對，共同找出問(wèn)題癥結。即使公司與員工雙方無(wú)法再繼續共事下去，也不應有產(chǎn)生傷害對方的情形發(fā)生。由于離職者的心態(tài)多半是對公司產(chǎn)生不滿(mǎn)，一旦離開(kāi)后可能會(huì )有詆毀公司的情形發(fā)生，對于企業(yè)形象會(huì )有很大的影響，因此做好離職管理可以預防很多不利于公司的行為發(fā)生。
HR經(jīng)理如何做好離職員工的面談工作呢?可以從以下方面入手：
一、 面談前的準備工作。
不要讓面談處于壓抑的環(huán)境空間中，因此面談的地點(diǎn)應該選擇在輕松、明亮的空間里進(jìn)行，包括準備有助于舒緩氣氛，緩解情緒的飲料。面談時(shí)間最好控制在20-40分鐘之間。過(guò)短顯得倉促，不宜于做深入的溝通，同時(shí)也可能讓員工產(chǎn)生不被尊重的感覺(jué);過(guò)長(cháng)，可能會(huì )出現冷場(chǎng)的尷尬氣氛。另外，離職者的個(gè)人基本資料、離職申請書(shū)、以往考核紀錄表也應妥善準備，以正確掌握離職真正原因，這也可讓離職者感受到面談?wù)邔τ诋斒氯说闹匾暢潭榷茄芰耸隆?/p>
二、 面談當中的溝通技巧
員工在離職的情況下，心態(tài)通常容易走兩種極端，一是滿(mǎn)不在乎，對溝通不予以配合，敷衍了事;二是抱怨頗多，甚至出現一些情緒化的語(yǔ)言。所以，在溝通過(guò)程中，應該卸去彼此對立的立場(chǎng)與身份，建立彼此對等互信的關(guān)系，才能讓溝通在適宜的氣氛下進(jìn)行，并獲得有價(jià)值的信息，HR可以給員工倒杯茶水，以營(yíng)造輕松的環(huán)境。在面談的過(guò)程當中，應隨時(shí)察言觀(guān)色，設法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲�(xiàn)，專(zhuān)注傾聽(tīng)其所抱怨的人或事，HR的角色應該是多聽(tīng)少說(shuō)，適當的提出問(wèn)題即可。當被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛的情形，應該要及時(shí)的關(guān)心他的感受，不要唐突地介入問(wèn)題，更不可做任何的承諾，最重要的是要將面談重點(diǎn)記錄下來(lái)，便于之后的分析整理工作。善于傾聽(tīng)，在溝通過(guò)程中更為重要。
三、 面談之后的處置
面談結束之后，應將面談紀錄匯整，針對內容分析整理出離職真正原因，并且提出改善建議以防范類(lèi)似原因再度發(fā)生。
其次是關(guān)于與被解聘員工的面談溝通。
裁員，對于工作的執行者HR而言，是件有些痛苦的事情。這種看來(lái)缺乏人情味不討好的工作，卻更需要注重細節，盡可能地有效處理，既能夠不影響公司的正常生產(chǎn)管理，又不使被裁員工產(chǎn)生消極負面的影響。因為公司裁員或者解聘而產(chǎn)生的離職面談工作需要注意以下細節：
一、 最好不要提交員工的表現
過(guò)多談及員工優(yōu)秀，而現實(shí)是被裁被辭退這會(huì )讓員工很壓抑與不滿(mǎn);而言及員工工作如何不行，又容易使員工產(chǎn)生挫敗感，所以，溝通中最好不要提起是因為員工表現的原因。特別那些與員工表現無(wú)關(guān)的裁員，只需強調基于經(jīng)濟不景(或公司并購，或結構調整)的客觀(guān)原因才裁員，請員工不要懷疑自己的能力和表現，幫助他們正面面對;即使是因表現不好，也不要在這時(shí)候打擊他，盡量寬容地說(shuō)，不是你不行，而是這崗位不適合你而已。
二、 不要過(guò)分保持立場(chǎng)化身份去辯解
員工這個(gè)時(shí)候恐怕最不愿意聽(tīng)到的是HR告訴他，這個(gè)裁員(辭退)決定是如何正確與偉大，過(guò)多談及此容易引起爭辯，產(chǎn)生很糟糕的結局，即傷了個(gè)人之間的和氣，又不利于員工離職后對公司可能帶來(lái)的口碑與評價(jià)。
三、 不要過(guò)多安慰
這個(gè)時(shí)候的安慰，可能更多的是讓他產(chǎn)生是風(fēng)涼話(huà)的誤會(huì )。安慰適度不宜過(guò)度。
四、 不要做任何額外的承諾
即便你想給予他更多的幫助，也不要在這樣的場(chǎng)合下給予任何形式的承諾。更不要以公司的名義私自進(jìn)行承諾，一旦日后無(wú)法兌現，麻煩會(huì )更大。這個(gè)時(shí)候承諾成了空頭支票，會(huì )讓人覺(jué)得上當受騙，以及對公司及HR產(chǎn)生不信任。
五、 不要說(shuō)個(gè)人的看法
記住，你是代表公司與員工在溝通，諸如“我認為你很優(yōu)秀，這次裁員(辭退)不妥”等這樣的話(huà)，即便你是處于安慰的好意，也切記不能說(shuō)。這容易讓員工心存留下來(lái)的幻想，難以坦然接受辭退的決定，甚至與你產(chǎn)生糾纏;
六、 不要提及其他員工
不要告訴他，誰(shuí)也在此次辭退(裁員)之列，以此希望他找到平衡與坦然接受是不可取的，如果裁員(辭退)計劃不是公開(kāi)性質(zhì)的，這樣的結果可能導致公司內部流言四起，影響軍心。
最后，這類(lèi)辭退裁員的溝通面談時(shí)間，最好控制在10-20分鐘之內。把辭退的原因與決定告之清楚，即可結束溝通面談，時(shí)間過(guò)長(cháng)，反而更加影響對方的情緒。當然，個(gè)別特例，另當別論。
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