會(huì )計檔案的信息化管理方法探討

會(huì )計檔案的信息化管理方法探討

　　伴隨著(zhù)計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì )計工作也由電算化逐步轉向信息化，會(huì )計信息的處理與傳輸呈現出自動(dòng)化、電子化、無(wú)紙化和實(shí)時(shí)化的特點(diǎn)，會(huì )計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化，原來(lái)手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代，如何保證會(huì )計信息化檔案的安全與完整，成為會(huì )計信息化工作的突出問(wèn)題。

　　一、會(huì )計信息化的特征

　　(一)無(wú)紙化與多元化

　　會(huì )計信息化要依靠信息技術(shù)來(lái)完成，則必須將所有的會(huì )計數據通過(guò)計算機技術(shù)進(jìn)行處理和輸出。在該過(guò)程中除了交易中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案，其他信息在進(jìn)入計算機處理過(guò)程以后均存儲在計算機內部的磁性存儲介質(zhì)中，在整個(gè)處理過(guò)程中沒(méi)有紙質(zhì)介質(zhì)參與，同時(shí)這種無(wú)紙化的特點(diǎn)也導致了會(huì )計信息多元化，使會(huì )計信息已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的賬務(wù)數據，還包含企業(yè)內部的各種管理參考信息、人事數據、企業(yè)運行趨勢、決策分析等。

　　(二)智能性與開(kāi)放性

　　隨著(zhù)計算機信息技術(shù)的發(fā)展，在會(huì )計信息化實(shí)現的同時(shí)也標志著(zhù)會(huì )計工作進(jìn)入智能化階段。會(huì )計信息化系統會(huì )自動(dòng)根據會(huì )計數據的發(fā)展趨勢和狀態(tài)等信息進(jìn)行智能分析并給出相應的參考意見(jiàn)。在會(huì )計數據表現出非正常趨勢時(shí)還可以發(fā)出警報信息，同時(shí)，會(huì )計信息化系統是一個(gè)開(kāi)放的系統，可以實(shí)現與其他管理系統的對接及整合，從而實(shí)現信息共享與互通，使多方面數據綜合分析成為可能。隨著(zhù)計算機AI技術(shù)的不斷提高，會(huì )計信息化系統的智能化將進(jìn)一步加強，人工操作過(guò)程將進(jìn)一步減少，同其他系統之間的聯(lián)系也將更加緊密。

　　(三)高速性與準確性

　　會(huì )計信息系統是依賴(lài)計算機系統實(shí)現的，計算機對各種數據的處理具有高速性與準確性，在將會(huì )計工作人員從繁重的工作中解除出來(lái)的同時(shí)，會(huì )計信息化系統還能對會(huì )計數據進(jìn)行分析，將其從數據狀態(tài)轉化為信息狀態(tài)，使得會(huì )計信息化系統比傳統的手工系統和電算化會(huì )計系統更加高效。

　　二、會(huì )計信息化檔案管理中的問(wèn)題

　　(一)安全方面

　　在會(huì )計信息化環(huán)境下，許多會(huì )計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機通過(guò)對企業(yè)財務(wù)信息的分析和計算而得出的參考信息等。因此，保證會(huì )計信息檔案的安全將是會(huì )計信息化工作中的首要問(wèn)題。一是完整性問(wèn)題。會(huì )計檔案是連續的紙質(zhì)檔案，而會(huì )計信息化檔案不僅包括會(huì )計工作的相關(guān)檔案資料，還包含相關(guān)財務(wù)軟件的運行環(huán)境、軟件配置情況、版本信息、數據庫相關(guān)信息等諸多資料。因此會(huì )計信息化檔案的保管不僅要將數據保留，還要將其他相關(guān)的信息進(jìn)行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問(wèn)題。會(huì )計檔案在保管時(shí)必須保證其沒(méi)有經(jīng)過(guò)篡改，傳統的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特性決定了如果被修改就會(huì )留下痕跡，因此保留下來(lái)的會(huì )計檔案數據不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問(wèn)題。會(huì )計信息化檔案作為企業(yè)財務(wù)的重要數據關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，需要保證會(huì )計檔案中的信息不被非法訪(fǎng)問(wèn)。計算機信息的特性，使得對會(huì )計信息檔案的復制竊取變得更加容易且不易發(fā)現，同時(shí)，大部分會(huì )計軟件都沒(méi)有對存儲在數據庫中的數據進(jìn)行加密，簡(jiǎn)單的復制數據庫文件即可很輕易的獲得會(huì )計信息化檔案資料。四是計算機病毒�，F代計算機技術(shù)的快速發(fā)展，導致計算機病毒日益猖獗。會(huì )計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數據和網(wǎng)絡(luò )通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò )發(fā)送給病毒的支配者或監控計算機的硬件設備。不僅如此，隨著(zhù)計算機硬件和網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質(zhì)傳播發(fā)展到現在的在網(wǎng)絡(luò )上傳播。同時(shí)，大量的專(zhuān)用病毒和間諜軟件的出現也對會(huì )計信息化檔案的安全造成極大的威脅。

　　(二)維護方面

　　會(huì )計信息化檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關(guān)使用與維護知識，還應具備一定的財務(wù)管理方面的專(zhuān)業(yè)技能與計算機硬件知識，這使會(huì )計信息化檔案的維護工作變得更為復雜和困難。一是存儲介質(zhì)。會(huì )計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。對于存儲介質(zhì)的選擇，不僅要考慮其購置價(jià)格，而且要考慮到存儲介質(zhì)的維護成本、可靠性、保管環(huán)境要求等多方面因素。二是計算機財務(wù)軟件標準不統一。當前企業(yè)常用的會(huì )計軟件之間沒(méi)有統一的操作規程，從界面外觀(guān)、操作菜單分布到數據存儲方式及存儲結構都不盡相同；各會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)商之間沒(méi)有統一的開(kāi)發(fā)標準。因此，在對檔案數據進(jìn)行操作時(shí)很可能由于會(huì )計人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導致人為性錯誤。同時(shí)，由于會(huì )計準則、會(huì )計制度的變化以及其它經(jīng)濟法規的出臺，也會(huì )導致財務(wù)軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數據的日常處理。計算機數據不同于紙質(zhì)檔案的數據保管。通常的紙質(zhì)檔案在完成后只需要進(jìn)行歸檔保存，而會(huì )計軟件對會(huì )計數據多采用數據庫存儲。企業(yè)的財務(wù)人員一般只會(huì )使用相關(guān)的財務(wù)軟件，而不懂得相關(guān)數據庫的維護操作知識，這就會(huì )造成會(huì )計軟件無(wú)法充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢。四是使用會(huì )計軟件的相關(guān)設備與環(huán)境。傳統的會(huì )計檔案具有直觀(guān)可視性，而存儲在一定介質(zhì)上的會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可以使用，即會(huì )計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。所以會(huì )計信息化檔案不僅包括了計算機中存儲的會(huì )計資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環(huán)境、還原方法、相關(guān)的數據庫信息和會(huì )計軟件及版本信息等。由于許多商業(yè)化會(huì )計軟件在使用時(shí)會(huì )有諸多限制，因此在保存的時(shí)候需要與會(huì )計軟件一起隨同會(huì )計信息化檔案進(jìn)行保存和管理。

　　三、會(huì )計信息化檔案管理的對策

　　(一)安全方面

　　一是確保會(huì )計信息化檔案的完整性。計算機技術(shù)的高速發(fā)展，使許多軟件和硬件設備更新?lián)Q代。會(huì )計信息化檔案在保存的同時(shí)，應當對相關(guān)的計算機軟件也進(jìn)行備份保存。在必要的情況下，還應對硬件設備進(jìn)行封存以備日后使用。在備份數據方面，應當保證定期備份數據的持續性，除了備份數據之外，還應收集計算機系統的型號、存儲空間大小、外部設備的配套類(lèi)型；計算機操作系統、網(wǎng)絡(luò )操作系統以及漢字操作系統；財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言，數據庫系統類(lèi)型；財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號；財務(wù)軟件的銷(xiāo)售公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及相關(guān)軟件系統的配套說(shuō)明書(shū)及使用手冊等。二是防止檔案數據被篡改及泄密。要建立健全企業(yè)內部控制制度、嚴格權限分級、加強會(huì )計信息系統檔案的安全管理。主要包括：會(huì )計信息系統的操作授權管理；加強檔案的借閱修改手續管理；建立健全會(huì )計信息系統檔案的操作日志。通過(guò)操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監督和控制非法操作；根據會(huì )計信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護措施并采用AB備份法進(jìn)行備份；對傳輸、存檔的會(huì )計信息化檔案要進(jìn)行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當運用第三方軟件。三是計算機病毒。隨著(zhù)計算機技術(shù)的普及，計算機病毒也日益呈現多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點(diǎn)。據數據顯示：我國計算機病毒感染率正在逐年升高，傳播介質(zhì)也更加突出了多樣性的特點(diǎn)，但殺毒軟件的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現出“免殺性”。由此可見(jiàn)，作為存放和處理會(huì )計信息化數據的計算機及服務(wù)器應當有專(zhuān)人管理，采取物理上隔絕，財務(wù)信息只接人財務(wù)系統內部局域網(wǎng)與公共互聯(lián)網(wǎng)，并定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時(shí)還要嚴格禁止在相關(guān)的計算機上使用移動(dòng)存儲介質(zhì)，嚴格病毒查殺和人工檢查，防止財務(wù)系統專(zhuān)用的計算機感染病毒。

　　(二)維護方面

　　一是存儲介質(zhì)的選擇。會(huì )計信息化檔案保存所使用的存儲介質(zhì)，要在保證存儲數據穩定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質(zhì)。一方面，現代計算機常用的外存儲設備為硬盤(pán)，因其存儲量大、擦寫(xiě)方便等優(yōu)點(diǎn)，被各種計算機設備作為外存儲器使用，但硬盤(pán)是磁性介質(zhì)，對使用和保存環(huán)境要求較高，因此硬盤(pán)只適合作為計算機組成部分使用。同時(shí)，硬盤(pán)的單位存儲量成本較高，不適宜做長(cháng)期和大批量的數據保存。另一方面，光盤(pán)作為一種光存儲介質(zhì)，其存儲容量大，DVD光盤(pán)甚至可達4GB到8GB，而且造價(jià)低廉、存儲時(shí)間長(cháng)、保存方便、對環(huán)境要求低，因此對數據的存儲一般應以光盤(pán)存儲為主，并采用AB備份法，對檔案數據進(jìn)行備份。在儲存光盤(pán)時(shí)應當通過(guò)內環(huán)進(jìn)行固定和架空存放，并定期對光盤(pán)進(jìn)行復制備份。二是財務(wù)軟件版本的統一。在財務(wù)軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開(kāi)發(fā)者是否具有可靠的信譽(yù)、足夠強的資本和能力。此外，還應注意會(huì )計信息化檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。同時(shí)，會(huì )計信息化檔案不同于通常的會(huì )計電算化檔案，其還包含通過(guò)會(huì )計數據進(jìn)行運算和處理而得出的參考信息以及企業(yè)運行和決策的信息等，因此在對會(huì )計信息化進(jìn)行存檔的時(shí)候，應注意這些信息與會(huì )計數據的對應關(guān)系。三是電子檔案數據的日常處理。常見(jiàn)的財務(wù)軟件為了保證軟件的處理速度與效率，都會(huì )采用大型商業(yè)數據庫作為電子檔案存儲的數據源。該類(lèi)大型商業(yè)數據庫一般都有較為強大的數據處理能力，但如果僅靠財務(wù)軟件的數據管理功能，會(huì )使數據庫不能發(fā)揮其原有的設計效率從而產(chǎn)生數據處理瓶頸，嚴重的情況下可能會(huì )導致已經(jīng)分離存儲的檔案讀取困難和軟件運行速度變慢，甚至出現數據錯誤，對會(huì )計信息化檔案的保存造成很大的影響。因此，企業(yè)應當指定熟悉數據庫管理的人員專(zhuān)門(mén)負責數據庫服務(wù)器的管理和維護，定期對數據庫進(jìn)行備份和優(yōu)化。除了對正在使用的數據庫進(jìn)行維護外，還應按期對已經(jīng)備份存檔的檔案數據進(jìn)行檢查和核對，以便及時(shí)解決發(fā)現的問(wèn)題。在對電子檔案進(jìn)行日常維護的時(shí)候，應同時(shí)將新備份的檔案數據打印輸出，進(jìn)行存檔以保證數據的安全。四是會(huì )計軟件的相關(guān)設備與環(huán)境。隨著(zhù)計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級，許多較配置落后的計算機將無(wú)法運行新的軟件，而版本較低的軟件也不能在新的計算機上進(jìn)行安裝和運行。這就造成了許多軟件和數據雖然進(jìn)行了備份，但在以后進(jìn)行恢復讀取的時(shí)候卻無(wú)法還原出備份時(shí)的軟硬件環(huán)境，給恢復工作造成麻煩。因此，如果檔案需要存儲的時(shí)間較長(cháng)，應在計算機軟件和硬件更換的時(shí)候做好記錄，并將淘汰替換下的軟硬件和相關(guān)說(shuō)明文檔一并存檔，以便在需要調閱前期檔案的時(shí)候更加方便。部分會(huì )計軟件在使用的時(shí)候還需要使用一些外部設備如“加密狗”。因此，如果軟件中包含這類(lèi)設備或者其他影響軟件使用的軟硬件信息，也需要將這些信息和設備等一并備份并做好記錄。

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