會(huì )計檔案的整理和編目

會(huì )計檔案的整理和編目

會(huì )計檔案的整理和編目

編寫(xiě)：吳金林

會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬薄、財務(wù)報告(會(huì )計報表等)和其他會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。主要包括：(1)會(huì )計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì )計憑證;(2)會(huì )計賬�。嚎傎~、明細賬、日記賬(銀行日期賬、現金日記賬)、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會(huì )計賬(公積金、養老金明細賬);(3)財務(wù)報告：月報、季報、年報(包括附表及文字說(shuō)明)、其他財務(wù)報告;(4)其他：銀行存款余額調節表、銀行對賬單及其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，還有會(huì )計檔案的移交清冊和銷(xiāo)毀清冊(此項業(yè)可放在全宗內)。

一、會(huì )計檔案的保管期限是。

注：涉外、未了結債權、債務(wù)和基建方面的憑證、帳簿、報表保管期限為永久。

二、會(huì )計檔案的整理方法：

會(huì )計檔案整理工作的內容主要包括：分類(lèi)、立卷、排列與編目等環(huán)節。根據國家有關(guān)規定，會(huì )計檔案的立卷工作由財務(wù)會(huì )計部門(mén)按照本單位會(huì )計檔案分類(lèi)方法承擔，其它整理環(huán)節的工作，原則上由檔案部門(mén)負責。

1、會(huì )計類(lèi)檔案分類(lèi)有2種方法：會(huì )計部門(mén)將當年年度的會(huì )計憑證、會(huì )計賬薄、財務(wù)報告及其他會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報告等幾種主要形式進(jìn)行分類(lèi)。通常采用(1)采用種類(lèi)--保管期限年度分類(lèi)法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì )計檔案數量少的單位。(2)年度---類(lèi)別---保管期限的分類(lèi)方法，首先應分開(kāi)會(huì )計年度，再按形式分為幾類(lèi)(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類(lèi)內按保管期限的長(cháng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì )計檔案數量特別多的單位。

2、 會(huì )計檔案的立卷方法：

(1)會(huì )計憑證的立卷方法：會(huì )計憑證一般按月立卷。會(huì )計人員根據憑證登記帳簿后，應將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷，每卷厚薄要適中(3cm左右)。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫(xiě)頁(yè)號，所附原始憑證可以不編號，但應折疊整齊，要填寫(xiě)好憑證封面和脊背，并在封面與脊背的接封處，加蓋財務(wù)專(zhuān)用章和裝訂人的印章，然后裝入會(huì )計憑證盒，并填寫(xiě)好憑證盒封面。模式如下：

(2)會(huì )計帳簿的立卷方法：會(huì )計帳簿按年度立卷，在會(huì )計年度終結時(shí)進(jìn)行。帳簿一般都有固定格式和明確分類(lèi)，立卷時(shí)要嚴格按照帳簿的種類(lèi)進(jìn)行，一本帳簿為一卷。對于活頁(yè)帳簿，保留已使用過(guò)的帳頁(yè),編制頁(yè)碼,去除空白頁(yè),撤掉帳夾，用會(huì )計檔案封皮裝訂成冊。對于死頁(yè)帳簿，應該保持原來(lái)面目,不必折去空頁(yè),編制頁(yè)碼后用會(huì )計檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時(shí),應有卷內文件目錄和備考表。封面應填寫(xiě)齊全,平整,并注明所屬年度及帳簿名稱(chēng)。封皮上除了全宗號,目錄號,檔案號,案卷號外,其余都由財務(wù)部門(mén)填寫(xiě)。

(3) 會(huì )計報表的立卷：會(huì )計報表是按年度立卷。立卷時(shí)要區分不同的保管期限，年度報表與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位的表，可根據保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會(huì )計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁(yè)數,下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無(wú)缺地裝訂。在整理會(huì )計報表時(shí),可能會(huì )遇到一些文字材料，這些材料是對會(huì )計報表的分析和說(shuō)明，應為會(huì )計報表的組成部分，應當與會(huì )計報表合在一起組卷，以保持內容上的密切聯(lián)系。訂前要編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內文件目錄及備考表，去除金屬物，用會(huì )計卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會(huì )計報表。

三、 會(huì )計檔案的排列與編目

會(huì )計檔案的編號要便于管理、查找、鑒定銷(xiāo)毀，通�？梢愿鶕�案卷排列的方法，按類(lèi)別各編一個(gè)大流水號。會(huì )計檔案經(jīng)過(guò)分類(lèi)排列、裝訂和編號，使之位置固定下來(lái)，然后登記案卷目錄，這就是會(huì )計檔案的編目。編制會(huì )計檔案目錄工作，一般由會(huì )計部門(mén)負責。當年會(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后，可暫由會(huì )計部門(mén)保管一年。期滿(mǎn)后，應當由會(huì )計部門(mén)編制移交清冊，移交本單位檔案部門(mén)統一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。案卷目錄，作為會(huì )計檔案最基本的檢索和統計工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報表三本目錄，案卷目錄填寫(xiě)項目有：歸檔日期、案卷號、案卷標題、起止年月日、張數、保管期限、存放位置、備注。會(huì )計檔案案卷目錄即登記清冊填寫(xiě)格式如下：

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