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關(guān)于高校檔案信息化的應用
隨著(zhù)信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,高科技應用產(chǎn)品參與各行業(yè)管理，高校檔案管理工作也越來(lái)越多的運用現代信息技術(shù)手段進(jìn)行科學(xué)化管理。牡丹江大學(xué)繼續教育學(xué)院檔案管理也隨之進(jìn)入了信息化管理時(shí)代。牡丹江大學(xué)繼續教育學(xué)院是由原牡丹江市職工大學(xué)，牡丹江廣播電視大學(xué)，牡丹江大學(xué)建工學(xué)院資源整合后合并而成�，F設有中專(zhuān)，大專(zhuān)，專(zhuān)科起點(diǎn)升本科，遠程開(kāi)放教育等多種辦學(xué)層次。由此，廣泛應用現代信息技術(shù),實(shí)現檔案管理信息化、產(chǎn)業(yè)化、自動(dòng)化，促進(jìn)現今學(xué)校檔案工作科學(xué)化的發(fā)展尤為重要。
一、高等學(xué)校檔案管理信息化的價(jià)值
近年來(lái)，檔案的生成方式在社會(huì )經(jīng)濟科技發(fā)展壯大的同時(shí)也產(chǎn)生了很大的變化。由原來(lái)的人工書(shū)寫(xiě)、實(shí)體存放等紙讀形式逐漸的轉成利用電子專(zhuān)用設備錄入、儲存的機讀形式。信息化機讀形式怎樣在高等院校檔案管理中更具有價(jià)值，更加系統化，更好的為師生提供完善的服務(wù)，是現代信息化檔案管理時(shí)期帶給去人們的重大機遇。相應的解決信息化檔案管理系統研發(fā)、使用過(guò)程中所面臨的問(wèn)題，特別是網(wǎng)絡(luò )安全、數據庫建立、備份等問(wèn)題，也將是現代信息化檔案管理給予我們的巨大挑戰。做好檔案信息化系統研發(fā)前期工作，參考、借鑒、調查、研究相應管理系統、資料，開(kāi)拓思想、創(chuàng )新優(yōu)化。分析現今網(wǎng)絡(luò )媒介當中的安全隱居問(wèn)題，做好防范工作措施和后續處理工作辦法將是檔案信息化管理現階段需要攻克的一項難關(guān)。
二、高等學(xué)校檔案管普遍存在的問(wèn)題
高校檔案的管理、利用是以科學(xué)的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目地，以提升教學(xué)質(zhì)量為最終要求的管理。他不同于以往各類(lèi)學(xué)校以保管檔案為主要目標的檔案管理。其是高校教學(xué)當中的重中之重。但是多年來(lái)它都以學(xué)院副設設施形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲存作用，檔案信息的特定服務(wù)用途并未得到開(kāi)發(fā)。目前牡丹江大學(xué)繼續教育學(xué)院學(xué)歷教育在校生近3000人，年培訓13000多人次。著(zhù)重強調完善教學(xué)檔案管理信息化是畢行之路，涉獵多項專(zhuān)業(yè)，整合檔案信息化管理的規劃、利用尤為重要，要充分發(fā)揮收存檔案信息作用及價(jià)值。
三、加速信息化管理進(jìn)程，提高檔案信息利用率
�。ㄒ唬n案信息化管理應用原則
制定和實(shí)施高校檔案信息化管理規范性、安全性、效益性原則可以提升高校的教學(xué)質(zhì)量和工作效率。依照相關(guān)職能部門(mén)制定的檔案規范和法規，使用檔案信息系統，實(shí)現數字化接收、傳遞、歸檔、查詢(xún)、借閱、保管等一系列工作，規范檔案管理避免重建、亂建、丟失等現象發(fā)生�，F代網(wǎng)路絡(luò )科技的發(fā)達，給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也伴隨著(zhù)一定的安全隱患，不法分子常常利用網(wǎng)絡(luò )漏洞盜取機密信息。加強對信息化檔案管理系統中網(wǎng)絡(luò )安全系統的研發(fā)至關(guān)重要。找尋有效的保護措施，成立專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)部門(mén)，確保檔案信息及信息系統的安全。檔案信息化建設是一項需人、建物、耗財的系統化工程，但它的建立是勢在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原則。結合學(xué)校自身條件、基礎，發(fā)展方向，服務(wù)對象等因素，研究其利用率，制定自己的系統模式，化繁為簡(jiǎn)，關(guān)注點(diǎn)要、熱點(diǎn)，優(yōu)化信息化檔案管理。
�。ǘ┭邪l(fā)建立檔案管理信息化系統
高校的信息化檔案管理就是在原由的傳統式檔案管理的基礎上加入利用電子專(zhuān)用設備錄入、儲存、查詢(xún)、借取等形式，結合網(wǎng)絡(luò )技術(shù)傳遞方式向服務(wù)對象提供快捷一體化高質(zhì)服務(wù)，提高廣大師生對檔案信息的利用效率，也相應的優(yōu)化檔案從業(yè)人員的工作環(huán)境。1.檔案管理的技術(shù)流程。我們首先應當建立長(cháng)效的檔案管理信息系統，結合院校本身的實(shí)際情況，利用電子設備從電子檔案的收集、整編、歸檔、驗收、整理、入庫到檔案信息的發(fā)布、查詢(xún)、借閱、銷(xiāo)毀等處理流程進(jìn)行全過(guò)程控制和管理。按照其處理流程，設計檔案信息化系統軟件功能模塊。其流程中完善、規范檔案管理工作相關(guān)制度應是第一優(yōu)先完成事情，使今后檔案從業(yè)人員有規可束，有章可行。為師生有效、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案奠定良好的基礎。2.檔案信息化管理建設。在高校檔案管理的信息化進(jìn)程中，要弘揚高校的傳統文化精神，傳承好的管理理念，在此基礎上堅持改革創(chuàng )新。要做到運用電子技術(shù)，建設檔案目錄數據庫，以便提高檔案利用效率，提升服務(wù)質(zhì)量。在此基礎上推進(jìn)電子檔案多媒體化改革。整合多方面檔案信息資源轉型為數字化管理，建設成相關(guān)的全文信息型及多媒體信息型數據庫，實(shí)現多形式信息化輸出，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。要注意的是對于整編后歸檔的檔案信息需要進(jìn)行嚴格的驗收程序方可入庫，以確保檔案信息完整、準確。3.提升檔案信息化管理水平。檔案從業(yè)人員是高校檔案信息化改革的核心要素。其自身素質(zhì)及職業(yè)素養，開(kāi)拓及創(chuàng )新精神，所擁有的管理理念都影響著(zhù)檔案管理水平和質(zhì)量。學(xué)院應當充分重視檔案管理部門(mén)的創(chuàng )建，加大吸收專(zhuān)業(yè)檔案從業(yè)人員充實(shí)隊伍，定期組織檔案工作人員參加進(jìn)修，提供相應學(xué)習機會(huì )，培養高素質(zhì)的檔案管理工作者，以便于在之后的工作中進(jìn)行標準化操作，保量?jì)?yōu)質(zhì)提升檔案管理水平。
在科技高速發(fā)展的今天，高校檔案應用信息化管理也在適應現今社會(huì )發(fā)展中不斷的提高提升自己。它的存在反映出一個(gè)學(xué)校的教學(xué)水平及理念。它的完善有助于提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。它的發(fā)展日益加快，也任重道遠。
作者:王憲民 單位:牡丹江大學(xué)繼續教育學(xué)院
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