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計算機信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應用
摘要：科技在飛速發(fā)展，計算機信息處理技術(shù)已被應用在眾多領(lǐng)域中，在檔案信息化進(jìn)程中應用計算機信息處理技術(shù)，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，縮短了整體的工作時(shí)間，讓檔案管理工作能夠迅速、有效進(jìn)行，還提高了檔案的利用率�；诖�，筆者對計算機信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應用展開(kāi)研究。
關(guān)鍵詞：計算機信息處理技術(shù)；檔案信息化；檔案管理
從21世紀開(kāi)始，信息化的步伐正在不斷加快，計算機信息處理技術(shù)已得到了廣泛的應用，如今的社會(huì )中，計算機信息處理技術(shù)已成為了大眾所使用的工具了。在檔案信息化進(jìn)程中也離不開(kāi)計算機信息處理技術(shù)的應用，其讓原本十分繁雜的檔案管理工作變得更加高效且簡(jiǎn)單化。
1、檔案信息化建設的意義
檔案信息化建設是適應現代化科技水平的必要手段，是檔案管理部門(mén)對內部信息進(jìn)行科學(xué)化管理的重要方式，因此，要加快檔案信息化的建設進(jìn)程，從而更好地為檔案形成單位提供有效的保障。在檔案信息化建設過(guò)程中，檔案管理人員、檔案管理部門(mén)以及檔案形成單位都是檔案信息化建設過(guò)程中必不可少的因素。
1.1減少檔案管理人員的工作量
對檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設能夠從根本上減少檔案管理人員的工作量，檔案管理人員運用計算機信息處理技術(shù)來(lái)收集、查詢(xún)檔案信息，大大提升了工作效率，避免浪費不必要的時(shí)間，提升檔案管理工作的效率[1]。1.2簡(jiǎn)化部門(mén)服務(wù)流程檔案信息化建設能夠幫助檔案管理部門(mén)有力調整整體的組織結構以及管理模式，從而將部門(mén)服務(wù)流程簡(jiǎn)單化，提升部門(mén)對檔案信息的管理水平，同時(shí)能夠為部門(mén)領(lǐng)導決策提供信息參考[2]。
1.3幫助檔案形成單位建立檔案網(wǎng)絡(luò )
檔案形信息化的建設，能夠幫助檔案形成單位建立行之有效、規范完整的檔案網(wǎng)絡(luò )，更好對檔案形成單位的信息進(jìn)行有效的管理，通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò )，單位的領(lǐng)導還可以了解網(wǎng)絡(luò )的現狀以及檔案的管理情況，成為確定單位發(fā)展方向及動(dòng)力的重要依據。
2、檔案信息化進(jìn)程中存在的安全隱患
2.1物理隱患
檔案信息系統需要以計算機作為媒介來(lái)操作，由于檔案信息系統需要長(cháng)時(shí)間的運作，因此，會(huì )存在一些安全隱患，同時(shí)，例如事故、自然災害等都會(huì )給檔案信息系統帶來(lái)不可挽回的損失，日常的工作當中，計算機硬件設備的故障、損毀等問(wèn)題，都會(huì )影響檔案信息化進(jìn)程[3]。
2.2傳輸介質(zhì)的隱患
檔案信息化系統在傳輸數據時(shí)，以網(wǎng)絡(luò )作為傳輸介質(zhì)進(jìn)行傳輸，然而網(wǎng)絡(luò )具有開(kāi)放性，易受到他人入侵以及受到植入病毒或木馬等的攻擊，導致信息資源被竊取、泄露以及丟失。
2.3計算機操作系統的隱患
檔案信息系統是在計算機系統下運行的，由于計算機操作系統開(kāi)發(fā)商設計系統時(shí)會(huì )存在漏洞的問(wèn)題，許多不法人員會(huì )針對計算機操作系統的漏洞以植入病毒等方式進(jìn)行攻擊。一旦攻擊成功，將會(huì )給檔案信息系統帶來(lái)非常嚴重的損失。
2.4管理工作的隱患
除了以上的安全隱患，最根本的安全隱患是在檔案管理工作過(guò)程中的隱患。對工作人員的安全教育力度不足，導致管理工作人員行為散漫、工作經(jīng)常出現紕漏，缺乏安全意識，同時(shí)，檔案管理部門(mén)的規章制度不完善且落實(shí)不到位，導致了檔案信息系統經(jīng)常出現安全隱患。
3、計算機信息處理技術(shù)概述
3.1計算機信息處理技術(shù)的定義
計算機信息處理技術(shù)是將數據信息傳輸、處理以及分析等技術(shù)結合應用，從而實(shí)現對數據資源的高效管理，在辦公自動(dòng)化以及企業(yè)管理等領(lǐng)域應用極為廣泛[4]。在當今社會(huì )的企業(yè)管理過(guò)程中，辦公自動(dòng)化已得到了普遍使用，將人、硬件以及軟件三者進(jìn)行有機的結合，大大提升了工作效率，為開(kāi)展日常的工作節省了很多時(shí)間。計算機信息處理技術(shù)必不可少的兩個(gè)因素為數據庫與計算機。產(chǎn)生數據后，利用數據處理系統，能夠改變傳統的工作模式。
3.2計算機信息處理技術(shù)的機遇與挑戰
3.2.1創(chuàng )造并挖掘產(chǎn)業(yè)價(jià)值
隨著(zhù)信息化時(shí)代的來(lái)臨，困擾企業(yè)的問(wèn)題就是數據量較大，不利于管理，只是通過(guò)數據庫管理信息，往往作用很小。若數據量較大，數據庫的相應操作就會(huì )變慢，嚴重影響了工作效率，且常規的數據庫只能適應大多數的數據類(lèi)型及特征，而計算機信息處理技術(shù)能夠適應所有的數據特征，施行不同解決方案，滿(mǎn)足不同的用戶(hù)需求。
3.2.2信息安全要求更高
如今是科技高度發(fā)達的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò )已深入人們的生活，信息安全問(wèn)題不斷出現。由于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境十分復雜，人們判斷網(wǎng)絡(luò )信息的真假需要具有較強的鑒別意識，樹(shù)立良好的信息安全意識，掌握更多的計算機信息技術(shù)，從而為企業(yè)和個(gè)人的信息安全提供保障。
3.2.3專(zhuān)門(mén)人才培養需求
在當前時(shí)代下，技術(shù)型人才非常炙手可熱，然而，市場(chǎng)環(huán)境下技術(shù)型人才的需求量較大，但實(shí)際人才量卻與需求量不成正比，因此，培養技術(shù)型人才成為了企業(yè)不斷考慮的事情。然而，人才的培養需要周期，特別是新興產(chǎn)業(yè)更是出現人才嚴重短缺的情況。
3.2.4數據價(jià)值分析更重要
數據的真正價(jià)值是在詳細的分析后產(chǎn)生的。人們分析數據的主要目的是通過(guò)分析幫助企業(yè)或個(gè)人在現實(shí)的生產(chǎn)與生活當中進(jìn)行有效的決策、管理等，在分析的同時(shí)也鑒別那些虛假的信息。因此，在整個(gè)信息化高度發(fā)達的時(shí)代，利用計算機信息處理技術(shù)進(jìn)行數據價(jià)值的分析是一個(gè)非常巨大的工程，需要一定時(shí)間才能夠完成。在當前時(shí)代，挖掘大量數據的價(jià)值也是一種挑戰。
4、計算機信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應用
4.1檔案信息化系統的運用
在信息化時(shí)代中，每天都會(huì )產(chǎn)生大量數據，隨著(zhù)數據量的逐日增加，檔案管理工作變得特別繁重，除了必要的檔案信息外，還需要對一些文本、圖像、音頻及視頻等相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，致使檔案信息的收錄范圍不斷發(fā)生變化，長(cháng)此以往，通過(guò)人工的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理是無(wú)法滿(mǎn)足當下發(fā)展需要的。使用檔案信息化系統能夠從根本上幫助檔案管理工作人員提升管理工作效率，降低工作時(shí)間，減輕檔案管理人員工作壓力的同時(shí)，也能夠將更多的信息資源充分地利用起來(lái)，實(shí)現信息資源的共享，從而提高了信息資源的利用率。
4.2專(zhuān)網(wǎng)專(zhuān)用，專(zhuān)人管理
檔案管理部門(mén)進(jìn)行日常管理工作中，同一單位所使用的管理軟件必須一致，統一檔案的錄入、查詢(xún)以及數據的錄入格式，便于與其他部門(mén)進(jìn)行交流與共享。也要盡量減少數據不能正確讀取、修改以及查詢(xún)檢索等問(wèn)題的出現。對檔案管理部門(mén)的員工進(jìn)行不定期的培訓，使他們各司其職、盡其所能。針對于不同的檔案類(lèi)別采取建立不同管理系統的方式，例如對黨政機關(guān)、媒體影響、會(huì )計等不同類(lèi)別，建立不同類(lèi)別的管理與歸檔制度，并由專(zhuān)門(mén)的人員負責管理，對于不同系統中的訪(fǎng)問(wèn)權限、操作口令、數據備份等方面的內容要進(jìn)行統一化管理，保證在審閱資料庫時(shí)能夠暢通，不同類(lèi)別的檔案系統之間可以有效的相互調用。
4.3為檔案信息化系統提供數據完整性保護
在檔案信息化工作中，信息之間并非獨立，而是存在相應的邏輯關(guān)系，當數據錄入到計算機后，就會(huì )進(jìn)入數據庫中，形成數據庫與數據庫、數據表、數據字段之間的管理，通過(guò)利用檔案信息化系統程序能夠將這些邏輯關(guān)系迅速調動(dòng)起來(lái)，因此，檔案管理人員要了解數據的不同邏輯關(guān)系，以便于在軟件出現問(wèn)題時(shí)，及時(shí)檢查并處理問(wèn)題。由于計算機軟件也存在漏洞，因此，當計算機病毒、木馬等破壞性程序攻擊軟件時(shí)，往往會(huì )導致檔案信息化系統的處理過(guò)程發(fā)生中斷，出現數據不完整或偏移的情況，如果檔案管理人員不了解軟件設計結構與數據庫間的關(guān)系，無(wú)法對軟件進(jìn)行有效的維護并及時(shí)處理故障。
4.4對數據進(jìn)行定期防護與監控，避免重大事故產(chǎn)生
由于網(wǎng)絡(luò )具有開(kāi)放性，因此，面對紛繁復雜的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，信息數據非常脆弱，在眾多外界不法分子的攻擊和破壞之下，要定期對當前數據采取保護措施，并對檔案信息化系統進(jìn)行實(shí)時(shí)的監控。定期的數據保護可以通過(guò)對檔案信息化系統的數據進(jìn)行及時(shí)的復制、備份等操作，并且通過(guò)檔案信息化系統來(lái)定時(shí)備份，保證檔案信息化系統的數據能夠及時(shí)得到保存，或通過(guò)磁盤(pán)、U盤(pán)或者是云盤(pán)等方式將備份好的數據上傳以備不時(shí)之需。另外，也可以在日常的檔案信息管理工作過(guò)程當中，利用計算機信息處理技術(shù)監控檔案信息化系統的運行狀態(tài)，保證檔案信息化系統正常運行，例如定期修改加密密碼、設置殺毒軟件、防火墻等方式。
5、結語(yǔ)
檔案信息化進(jìn)程中離不開(kāi)計算機信息處理技術(shù)的應用，它能夠推動(dòng)檔案管理工作現代化，為檔案信息化系統提供了更深層次的保障，同時(shí)也能夠促進(jìn)并提高檔案管理員的職業(yè)素養以及歸檔電子檔案的意識，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。
作者:許勇 單位:六合區衛計局
參考文獻
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[3]崔玉禮.計算機應用技術(shù)對企業(yè)信息化進(jìn)程及信息安全的影響[J].網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)與應用,2016(4):104.
[4]王曉燕.新媒體技術(shù)在推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程中的應用分析[J].中國培訓,2016(18).
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