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企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化策略方案
一、當前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
1.檔案信息收集不全面，保存不完整
在檔案管理中，信息收集不全面、不及時(shí)是企業(yè)檔案管理中最根本的問(wèn)題。從檔案信息收集到信息入庫、保存，應當由檔案管理人員全方位負責。然而，目前大多數企業(yè)管理人員尚未做好檔案信息的收集工作，收集過(guò)程中仍存在很多問(wèn)題：部分企業(yè)選擇紙質(zhì)和電子版相融合的檔案信息記錄方式，導致檔案信息記錄混亂；企業(yè)人員和外來(lái)人員隨意調取檔案信息，甚至在已有的紙質(zhì)檔案信息中亂涂亂改、隨意開(kāi)窗；或只采用文字和數字的集合，沒(méi)有采用多媒體的收集方式等，均不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。
2.檔案管理體系不完善
一個(gè)完善、專(zhuān)業(yè)的檔案管理體系是企業(yè)面對外界競爭的有力保障，而目前多數企業(yè)的檔案管理體系仍存在一些紕漏。如大多數企業(yè)仍在利用紙質(zhì)檔案；檔案室設置比較簡(jiǎn)陋，更有部分企業(yè)根本就沒(méi)有設立相應的檔案庫房；缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，個(gè)別企業(yè)的檔案管理人員變動(dòng)頻繁，更有甚者管理人員身兼數職，沒(méi)有嚴格按照企業(yè)相關(guān)制度確保檔案信息的安全性和準確性，檔案和文件材料的利用沒(méi)有頭緒或有些重要的檔案文件材料根本沒(méi)有歸檔等等，使企業(yè)于無(wú)形中受到嚴重損失，同時(shí)也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。
3.缺乏完善、專(zhuān)業(yè)的管理制度
企業(yè)對檔案管理不夠重視，是制約企業(yè)檔案管理工作科學(xué)化、創(chuàng )新化發(fā)展的根本原因。一些企業(yè)的管理者更多地注重企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，而忽視了檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用，使得檔案管理工作多流于形式。同時(shí)，一些企業(yè)的檔案管理人員自身也對檔案管理不夠重視，在具體工作中缺乏責任感和職業(yè)道德，使得檔案管理工作的失位現象日益嚴重，檔案“無(wú)用論”不斷蔓延至整個(gè)企業(yè)，導致企業(yè)發(fā)展邊緣化危機加重。
4.企業(yè)檔案管理信息化程度不足
雖然當前企業(yè)內部信息處理網(wǎng)絡(luò )較過(guò)去已經(jīng)有了較大程度的進(jìn)步，但是文件和信息傳輸信息化程度還不夠，這在很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒(méi)有建立起完善的檔案管理信息系統，缺乏系統和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統，但沒(méi)能根據檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，這也同樣會(huì )降低企業(yè)檔案管理效率，制約企業(yè)檔案管理科學(xué)化、創(chuàng )新化發(fā)展。
二、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的科技建設和創(chuàng )新發(fā)展的策略
1.提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導的重視程度
無(wú)論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都要轉變傳統的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設和創(chuàng )新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)之中，充分認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。作為企業(yè)的管理者，各級領(lǐng)導要發(fā)揮引導作用，與時(shí)俱進(jìn)，利用現代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)調整和完善企業(yè)內部檔案管理體系，同時(shí)也要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對檔案管理工作的資金投入，加強對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學(xué)化、創(chuàng )新化、信息化、現代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強與其他行業(yè)和領(lǐng)域的交流和溝通，學(xué)習先進(jìn)的管理經(jīng)驗，增強自身的工作責任感和創(chuàng )新觀(guān)念。
2.強化管理體系，完善管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng )新化發(fā)展的制度保障。在新的時(shí)代背景下，企業(yè)應與時(shí)俱進(jìn)，積極構建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項，要遵循《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規，確保企業(yè)所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家標準，做到有法可依。同時(shí)，應強化檔案管理人員的法律意識，在人員更替時(shí)做好交接工作，并且保證不泄漏公司內部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴密性。
3.提升檔案的信息化水平，全面收集檔案信息
網(wǎng)絡(luò )化和數字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng )新，檔案管理模式也從傳統實(shí)物保管方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別向以機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。利用計算機技術(shù)和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢(xún)，還更加形象具體。此外，傳統的文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì )計檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等分類(lèi)被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統中各個(gè)流程和管理模塊的設置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統中的檔案信息通過(guò)計算機規定的指令來(lái)隨機調整和設置分類(lèi)方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設和創(chuàng )新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實(shí)現企業(yè)檔案數字化、科技化、信息化、創(chuàng )新化發(fā)展。
三、結語(yǔ)
信息時(shí)代的快速發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現檔案管理科學(xué)化、規范化和創(chuàng )新化；必須轉變傳統觀(guān)念，提高企業(yè)對檔案管理的重視程度；必須強化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實(shí)現檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大效能，實(shí)現價(jià)值最大化，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續發(fā)展，才能為社會(huì )進(jìn)步和經(jīng)濟發(fā)展做出最大貢獻。
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作者:杜克 單位:中國第一汽車(chē)集團公司
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