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淺論人事管理中人事檔案的信息運用
摘要：在人事管理中，人事檔案的管理十分必要和重要。信息全面的人事檔案將為企業(yè)的人力資源調配提供良好的保證。人事檔案是企業(yè)了解員工信息的直接材料。人力資源部門(mén)可以根據人事檔案中的信息對員工的性別、年齡、學(xué)歷、婚姻狀況、從業(yè)經(jīng)歷有一個(gè)基本的了解，并根據這些信息給員工安排適合的工作。準確、詳細的人事檔案信息將給就職者和用人單位都提供便利，為雙方的互選和合理的職業(yè)安排提供依據。人事檔案信息也為國家的社會(huì )保障體系建設和進(jìn)一步完善提供了寶貴的資料。人事管理中科學(xué)、合理地運用人事檔案信息對企業(yè)、個(gè)人和國家都有積極的作用。
關(guān)鍵詞：人事管理；人事檔案；信息運用
中圖分類(lèi)號：G270 文獻標識碼：A
一、人事檔案信息是了解員工的直接材料
檔案記載著(zhù)一個(gè)人成長(cháng)的軌跡，記載著(zhù)身份、黨團組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱(chēng)、政審情況以及人才能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現等許多情況，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人找工作、轉正定級、職稱(chēng)申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說(shuō)話(huà)”，它的作用不可被取代，如果沒(méi)有檔案，單位和個(gè)人的權益都無(wú)從得以保障！
�。ㄒ唬┤耸聶n案的基本信息
人事檔案是企業(yè)了解員工信息的直接途徑。檔案是歷史的真實(shí)記錄，企業(yè)通過(guò)檔案可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡，可全面、準確地了解員工，總結經(jīng)驗教訓，做到知人善任、選賢舉能，為領(lǐng)導科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據。在人事檔案中一般會(huì )顯示員工的免冠照片，企業(yè)可以通過(guò)照片直觀(guān)地看到員工的相貌氣質(zhì)，為企業(yè)人力資源部門(mén)給員工安排崗位提供依據。相貌氣質(zhì)清麗溫婉的女員工可以安排在前臺接待或秘書(shū)的崗位，既能體現出企業(yè)的良好形象，又能使員工的外貌資源得到充分的開(kāi)發(fā)利用。外表和藹、有親和力的員工，可以被安排在售后服務(wù)部門(mén)。一般需要售后服務(wù)的客戶(hù)心情都相對急躁，有親和力，性格溫和的員工能促使客戶(hù)心情舒緩，情緒冷靜。合理、高效的員工職業(yè)安排可以促進(jìn)企業(yè)的各項工作順利進(jìn)行。雖然企業(yè)用人不能以貌取人，但是在初級用人階段，這也是企業(yè)的選擇之一。在員工的基本信息中一般還會(huì )有年齡和婚姻狀況的信息顯示，企業(yè)可以根據員工的婚姻狀況為員工安排具體工作。例如，已婚，并且孩子年齡較小的員工，企業(yè)可能會(huì )選擇安排盡量少出差或者不出差的工作；對于富有活力，尚未結婚的年輕員工，企業(yè)可能給他們安排更富挑戰性的工作。員工的基本信息是企業(yè)人力資源管理的基礎，為人員安排提供基礎性的資料。
�。ǘ┤耸聶n案的潛在信息
在人事檔案信息中，員工的工作經(jīng)歷也是一個(gè)十分重要的信息源。員工曾經(jīng)的交際圈將可能會(huì )給現在的工作帶來(lái)一些有利的因素。所謂的人脈關(guān)系就成為人事檔案信息中的潛在信息，同時(shí)也是員工給企業(yè)提供的隱形資源。企業(yè)的人力資源部門(mén)可以依據員工曾經(jīng)的工作環(huán)境，工作特點(diǎn)以及工作成績(jì)?yōu)閱T工安排適合的崗位和提供發(fā)展空間。在人事管理工作中，員工潛在的信息應該比基本的、直觀(guān)的信息更受重視。潛在信息在某種程度上也是員工尚待挖掘的資源。企業(yè)應該利用員工所有的資源，無(wú)論智力資源、體力資源還是人脈資源。[1]在資源共享的時(shí)代里，廣闊的朋友圈往往能給企業(yè)帶來(lái)意外的商機，使企業(yè)在競爭中也能處于不敗之地。此外，人事管理相關(guān)部門(mén)和人員應該對員工的人事信息進(jìn)行合理的保密存儲，不要未經(jīng)本人許可隨意透露員工的個(gè)人信息，以免對企業(yè)和個(gè)人造成不必要的困擾和損失。
二、人事檔案信息為員工合理調配提供可靠信息
�。ㄒ唬┤耸聶n案信息為合理安排員工工作內容提供參考
人事檔案信息將為企業(yè)人力資源部門(mén)合理安排員工崗位提供可靠的信息。在現代企業(yè)招聘過(guò)程中，企業(yè)往往更傾向于招聘具有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗的人員。而現今，城市間人口流動(dòng)量大，工作更換頻率，許多人一年之內就換了幾個(gè)工作。人們的工作觀(guān)念已經(jīng)不像多年之前，尋找“鐵飯碗”“終身制”的職業(yè)了。有豐富工作經(jīng)驗的人員，尋找薪資福利待遇更豐厚的職業(yè)和企業(yè)。年輕人雖然工作經(jīng)驗相對欠缺，但是有朝氣，有熱情，更傾向于尋找發(fā)展潛力大的職業(yè)和能為自己提供更多發(fā)展空間的企業(yè)。人事管理部門(mén)應該查閱員工檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料，結合工作意向，薪資要求等來(lái)合理安排員工的工作，把真正能為企業(yè)服務(wù)，能為行業(yè)發(fā)展做出貢獻的人才發(fā)掘出來(lái)，并高效地利用起來(lái)。
�。ǘ┤耸聶n案信息是員工晉升、裁撤的重要參考
人事檔案信息常常會(huì )記錄著(zhù)員工的各項工作成績(jì)。在用人過(guò)程中對定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會(huì )匯總歸入本人檔案，因此，用人單位在人員錄用、晉級、考核時(shí)，都會(huì )經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jì)等情況，從而全面準確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。企業(yè)在市場(chǎng)競爭中遵循優(yōu)勝劣汰的規律，在經(jīng)濟出現危機時(shí)，很有可能遭受打擊甚至是重創(chuàng )。此時(shí)，企業(yè)為了減輕經(jīng)濟壓力以保存實(shí)力，必然會(huì )選擇裁員，那么人事檔案中的相關(guān)信息就會(huì )為人力資源部門(mén)的裁員活動(dòng)提供參考。工作成績(jì)不突出，工作能力相對薄弱，人際交往欠佳的員工都可能成為裁撤對象。這些對企業(yè)參與下一輪競爭工作幫助甚微的員工被裁撤，也是企業(yè)內部整頓的一部分，為企業(yè)今后立足，發(fā)展提供了保障。與此同時(shí)，在人事檔案顯示中，工作成績(jì)突出，有上進(jìn)心，有合作精神、富于創(chuàng )造力，敢于迎接挑戰的員工，自然會(huì )被發(fā)掘、重用，成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。人事檔案是記錄員工成長(cháng)歷程的重要信息庫，是人事管理部門(mén)為人員發(fā)展制定方向的重要參考資料，是員工今后選擇職業(yè)的參考之一，也是企業(yè)定位員工和員工尋找自我認同的重要資料。[2]
三、人事檔案信息為社會(huì )保障情況提供參考資料
�。ㄒ唬┤耸聶n案信息為國家提供勞動(dòng)保險情況
人事檔案信息不僅是企業(yè)人力資源管理部門(mén)選拔、任用人員的依據，同時(shí)也是國家各項事業(yè)統計、調查的依據。中國正處于社會(huì )全面改革時(shí)期，面對人口基數大，人口流動(dòng)性強等社會(huì )現狀，相對準確的人事管理檔案將為國家的人口統計、升學(xué)率、就業(yè)情況、生育情況以及子女教育等情況的了解、掌握提供相對可靠的依據。面對中國人口老齡化的趨勢，建立相對公平、完善的勞動(dòng)保險制度的呼聲也越來(lái)越高。而科學(xué)、合理的勞動(dòng)保險制度的建立也要依據企業(yè)職工的人事檔案信息進(jìn)行統計、核算。人事檔案信息對員工來(lái)說(shuō)是十分重要的工作證明。在人事檔案中包含了員工工資金額，個(gè)人收入繳稅情況以及各種保險的繳費情況，是員工各種社會(huì )信息的集合體。[3]國家相關(guān)部門(mén)將根據企業(yè)職工的各項社會(huì )信息制定并兼顧全社會(huì )勞動(dòng)者利益的勞動(dòng)保障機制和勞動(dòng)保險體制，為勞動(dòng)者日后的養老問(wèn)題制定科學(xué)、可行的方案，為所有勞動(dòng)者提供應有的社會(huì )保障。
�。ǘ┤耸聶n案信息為國家提供醫療保險情況
人事檔案信息中除了勞動(dòng)保險信息之外，另一項重要信息就是醫療保險信息。中國現在的“看病貴，看病難”問(wèn)題十分突出，成為國家和社會(huì )亟待解決的問(wèn)題，社會(huì )各方面都在獻計獻策，希望盡快盡早解決這個(gè)關(guān)乎全國人民就醫看病難的問(wèn)題。人事檔案信息可以為醫療保險相關(guān)政策制定部門(mén)提供員工的醫療保險繳納信息作為醫保制度建設的參考資料。促使國家相關(guān)部門(mén)制定出更合理、更有利于企業(yè)職工的醫保制度。人事檔案中的各項信息都有助于國家制定相關(guān)政策更具普遍性、廣泛性。在人事管理過(guò)程中，企業(yè)應該盡量保證人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性，這不僅是對企業(yè)發(fā)展負責，也是對員工負責，更是對國家各項社會(huì )事業(yè)建設負責。人事檔案信息應該用在正確的地方，為企業(yè)員工和國家提供更多更具體的人事信息。
四、結語(yǔ)
人事檔案信息具有其特殊性，其中包含了眾多詳細的個(gè)人信息，是對一個(gè)職工個(gè)人學(xué)習、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jì)的原始記錄，不僅是職工享受各種社會(huì )待遇的憑據，解決勞動(dòng)糾紛的依據，關(guān)系到職工的切身利益，是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據；更可以用于企業(yè)對人才的選拔、任用、晉升、裁撤等諸多方面，也可用于國家的各項事業(yè)建設過(guò)程中，為國家相關(guān)體制、機制的建立提供相對可靠的依據。人事檔案信息不僅是個(gè)人的信息匯總，也代表著(zhù)整個(gè)社會(huì )的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展特點(diǎn)。人事管理部門(mén)應該妥善保管，不要隨意存放，造成泄露、丟失等不良后果。人事檔案是個(gè)人重要的信息資料，我們應該認識到人事檔案信息的重要性，并把人事檔案信息用于正途，為企業(yè)、員工和國家謀福利。
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