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淺談銀行檔案工作發(fā)展方向
科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，銀行業(yè)務(wù)檔案數量的激增以及保管成本的上升促使金融企業(yè)對未來(lái)檔案工作發(fā)展方向的規劃設計提出了更高的要求。筆者所在的中國銀行根據多年檔案工作的經(jīng)驗積累，尤其是實(shí)行垂直領(lǐng)導后十余年的檔案工作實(shí)踐，在探索檔案科學(xué)管理新模式的同時(shí)，提出了全覆蓋、精細化、集約化、可持續發(fā)展四項目標。
一、全覆蓋是前提與基礎
全覆蓋是在梳理明確了銀行現有檔案門(mén)類(lèi)與各門(mén)類(lèi)的歸檔范圍后，理順移交歸檔流程，做到應收盡收，應歸必歸，并保障檔案實(shí)體的完整與安全。簡(jiǎn)言之就是要收全。
我行通過(guò)總結多年檔案管理的經(jīng)驗，將管理范疇劃分成十余個(gè)檔案門(mén)類(lèi)。在檔案門(mén)類(lèi)上既要做到全覆蓋，又要可掌控，不盲目設門(mén)類(lèi)，增設門(mén)類(lèi)需經(jīng)檔案主管部門(mén)論證與審批，分類(lèi)盡量科學(xué)合理。國家檔案局下發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(即10號令)后，我行及時(shí)進(jìn)行了宣貫布置，要求各部門(mén)分別梳理管理類(lèi)文件的歸檔范圍與保管期限表，我們在此基礎上整合形成全行的總表，有利于指導全行的歸檔工作。在當前精簡(jiǎn)紅頭文件的形勢下，應加強內容重要的合同協(xié)議、電子郵件、便函等起替代作用的白頭文件的歸檔。
當今的銀行檔案管理早已不再局限于文書(shū)與常規的幾類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案范疇，而是逐漸向各業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸擴展。檔案工作需順應業(yè)務(wù)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，加強各門(mén)類(lèi)業(yè)務(wù)檔案條線(xiàn)的協(xié)調溝通，盡量緊跟、貼近業(yè)務(wù)發(fā)展，力求通過(guò)調研摸底與業(yè)務(wù)部門(mén)共同建立管理制度，及時(shí)涵蓋新的業(yè)務(wù)檔案管理需求，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。
在機構調整、流程整合過(guò)程中，要及時(shí)跟蹤機構或部門(mén)職能的變化。每年進(jìn)行年度歸檔前要提前布置，充分關(guān)注臨時(shí)機構、撤并機構或新設機構的文件是否已納入歸檔范圍，制定專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)方案，做到應歸盡歸;從檔案監管范圍上，因受手段和報告路徑的限制，目前只覆蓋到國內檔案管理網(wǎng)絡(luò )，將來(lái)應盡可能擴展到附屬機構和各境(海)外機構。
此外，還應注意借助舉辦特定的大型活動(dòng)，如百年行慶活動(dòng)的契機，動(dòng)員全轄機構和廣大員工充分發(fā)掘提供史料線(xiàn)索，以移交或捐贈等形式豐富檔案室藏。
二、精細化是質(zhì)量保障
俗話(huà)說(shuō)細節決定成敗，在前期收全的基礎上還要做到井井有條地管好，將各項工作做實(shí)做細，這也是檔案工作的專(zhuān)業(yè)性、權威性的體現。
首先，各類(lèi)檔案規章制度必須細致嚴謹，適時(shí)修訂，并及時(shí)匯編成《檔案工作手冊》以備查考，使各級檔案人員工作中做到有據可依，有章可循;還要注意制度在總、分行層級的傳導上會(huì )存在一定損耗，特別是二級以下機構在理解和執行上漏洞較多，所以檔案管理部門(mén)必須履行好分級培訓與監督、指導的職育。
其次，檔案信息化管理系統與制度緊密相關(guān)，系統是制度的工具化。所以要想查全、查準，準確提取檔案中的各項數據、影像，規范與提升檔案管理系統中的數據質(zhì)量，剔除垃圾數據是十分必要的。這就要求制定配套的系統錄入指引，各門(mén)類(lèi)卡片錄入項目需統一、細化要求，嚴格規范系統著(zhù)錄方式。如在錄入指引中對文件日期應明確是形成日期還是移交日期;照片的標題也應明確表述結構，應包含照片檔案的六要素;錄入時(shí)應避免邏輯錯誤，全、半角符號混用等;公文運轉過(guò)程中一些與歸檔無(wú)關(guān)的字樣如更正、重發(fā)等要剔除。還要建立錄入與復核兩級機制，錄入數據與影像掃描需經(jīng)準確性、完備性復核，只有在測試環(huán)境中檢驗無(wú)誤的數據才可導入到正式庫;使用權限設置標準上也應該規范統一，以確保各類(lèi)用戶(hù)通過(guò)不同權限訪(fǎng)問(wèn)不同級別內容，避免擴大知悉范圍而造成檔案信息的失、泄密。
再次，庫房?jì)葯n案實(shí)體的管理也要細化，確保檔案實(shí)體與系統內的數據一一對應，接收移出有記錄、排架有序，及時(shí)完善檔案的存址代碼標識(即為在各庫房中準確檢索到檔案存址所編寫(xiě)的一組代碼)，并做到年終盤(pán)點(diǎn)，對缺失、損毀檔案的數據進(jìn)行記錄、處理等。如果采用倉儲式大庫房，可以利用現代化的管理工具如條形碼、無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)(RFID)等有效提高管理效率。
三、集約化是價(jià)值取向
檔案工作是銀行一項重要的基礎工作，檔案部門(mén)同時(shí)也是中后臺成本中心。應對銀行檔案的海量增幅，如何去成本化已經(jīng)成為銀行檔案管理工作科學(xué)轉型的發(fā)展要點(diǎn)。高效、節能的檔案管理模式才是適應銀行檔案長(cháng)足發(fā)展的綠色生命線(xiàn)。要想實(shí)現可持續發(fā)展，就要依托前瞻性的理念，從服務(wù)大局出發(fā)，提倡檔案的集中統一管理，包括檔案實(shí)體的物理集中與數據的邏輯集中，適度整合資源，節約管理成本。
2007年銀監會(huì )與國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強銀行檔案工作的意見(jiàn)》明確闡述，要避免銀行內部機構檔案管理各自為政、分散管理的現象，做到檔案工作統籌協(xié)調，檔案實(shí)體相對集中保管，檔案信息高度集中管理，統一標準、統一制度、統一監督指導。要科學(xué)整合銀行內部各類(lèi)檔案信息資源，實(shí)現檔案信息資源的集中統一管理，以充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢。
我行經(jīng)過(guò)20XX年近一年的周密調研，出臺了《檔案集約化管理指導意見(jiàn)》，其中所倡導的集約化包含三層含義:一是檔案管理范疇應覆蓋我行各項業(yè)務(wù)所有具有保存價(jià)值的文件材料;二是檔案工作組織架構應健全、高效，檔案管理流程應合理、順暢;三是對檔案的集中統一管理，既體現在對檔案實(shí)體物理意義上的集中管理，也包含了對檔案信息數據邏輯意義上的集中管理。我行的集約化管理模式可歸納為三、二、一，即:實(shí)行總行至一、二級分行三級管理架構;檔案信息數據實(shí)行總行、一級分行二級集中;在一、二級分行各建立一個(gè)檔案中心。
檔案實(shí)體的物理集中主要是引導各行規劃建設滿(mǎn)足各類(lèi)檔案集中存放條件的高標準、集約化庫房，暫無(wú)條件的也可采取檔案外包托管或租賃庫房等形式;檔案數據信息則分兩步實(shí)現全轄邏輯集中與信息共享，這樣既可避免系統服務(wù)器的重復設置，又降低了運維成本，還可在數據集中后實(shí)現全轄檔案數據信息的共享。
四、可持續發(fā)展是不竭動(dòng)力
如何在現有基礎上保持可持續發(fā)展的態(tài)勢是檔案工作面臨的挑戰。檔案工作要想實(shí)現可持續發(fā)展，必須建立在理順工作流程、加大創(chuàng )新力度的基礎上。
一是進(jìn)一步加強檔案信息化建設。我行將檔案信息化建設作為提升管理效能的抓手，每年對現有檔案信息化管理系統及WEB查詢(xún)系統進(jìn)行優(yōu)化改造，并要求對存量檔案進(jìn)行數字化加工，在檔案信息化系統中開(kāi)發(fā)了檔案統計模塊，將常規的年度統計工作通過(guò)系統自動(dòng)加總完成，上報規模覆蓋了全轄的檔案數據，以體現檔案垂直管理的成效。
二是將檔案考評機制常態(tài)化。我行2003年起開(kāi)始實(shí)行對分行四年一度的檔案工作目標管理綜合考評機制，近兩年又增加了年度歸檔網(wǎng)上考評，通過(guò)統一系統平臺遠程登錄各級分行檔案管理系統，對其年度歸檔情況進(jìn)行網(wǎng)上檢查評分，使原有的檔案考評機制進(jìn)一步科學(xué)化、常態(tài)化。
三是加強檔案人員隊伍建設，提高人員素質(zhì)。檔案人員普遍兼職多，年齡偏大，素質(zhì)不高，職級、薪酬長(cháng)期偏低，因此影響了檔案人員積極性的發(fā)揮。檔案工作要留住人才，人員數量應與本行業(yè)務(wù)規模及所保管的檔案數量相適應，應足額并力爭實(shí)現年齡階梯化的配置，加強檔案人員的培訓交流，提高人員綜合素質(zhì)及待遇水平，保持隊伍的穩定與可持續發(fā)展。
四是摒棄傳統思維方式，大膽進(jìn)行改革創(chuàng )新。如青島銀行自主研發(fā)了倉儲與條碼的檔案管理模式，實(shí)現了對檔案實(shí)時(shí)定位的無(wú)序存放，有序管理。滿(mǎn)足安全可控條件下的檔案外包托管，引入第三方中介進(jìn)行檔案整理、數字化加工與保管等方式也逐漸為更多單位所接受與青睞。
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