淺談審計檔案數字化進(jìn)程

淺談審計檔案數字化進(jìn)程

　　建立審計資料庫是實(shí)現審計辦公自動(dòng)化的一項基礎工作。在目前的計算機技術(shù)條件下，利用計算機系統整理、收集審計資料，形成審計資料庫，能夠有力地推動(dòng)審計工作發(fā)展。

　　建立審計資料庫需要收集的審計資料，從來(lái)源上可分為兩類(lèi)：辦公軟件生成的計算機文件和紙質(zhì)文件經(jīng)掃描形成的計算機文件。無(wú)論是利用辦公軟件生成計算機文件還是經(jīng)掃描形成計算機文件，對這些文件的加工過(guò)程，都屬于紙質(zhì)文件數字化范疇。

　　紙質(zhì)文件數字化，就是將以文字為形式、以紙為載體的被審計單位的審計檔案及審計工作中形成的各種審計文稿，轉換成以數字為形式，以磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等為載體的計算機文件，進(jìn)而予以保存，并滿(mǎn)足查詢(xún)、檢索等方面的需要。

　　紙質(zhì)審計文件數字化系統是實(shí)現紙質(zhì)審計文件數字化所需的硬件、軟件及人力資源的有機結合。

　　審計署旅游僑務(wù)審計局在審計實(shí)踐中自行設計、開(kāi)發(fā)了“審計文件數字化系統”軟件，取得了初步成果。筆者總結該單位的實(shí)踐經(jīng)驗，結合紙質(zhì)審計文件數字化工作的內在規律性要求，談?wù)劷ㄔO審計資料庫過(guò)程中，設計紙質(zhì)審計文件數字化系統時(shí)應該考慮的幾個(gè)基本方面。

　　一、紙質(zhì)審計文件數字化系統的功能結構

　　為實(shí)現紙質(zhì)審計文件數字化過(guò)程，紙質(zhì)審計文件數字化系統應該具備以下幾方面的功能：

　　一是轉化功能。通過(guò)該功能，數字化系統將以紙為載體、以文字為信號的紙質(zhì)審計文件轉化成以磁盤(pán)、光盤(pán)等為載體，以數字為信號的計算機文件。該功能的實(shí)現可以借助于計算機、掃描儀、數字相機等設備及設備驅動(dòng)軟件來(lái)實(shí)現。

　　二是處理功能。通過(guò)該功能，數字化系統將計算機文件進(jìn)行適當處理、轉化，建立可以自由檢索使用的數據庫。

　　三是檢索功能。通過(guò)該功能，檢索者能夠自由地檢索已經(jīng)轉化為計算機文件的審計文件。

　　實(shí)現處理功能和檢索功能需要靈活組合運用多種數據庫軟件、編程軟件、辦公軟件來(lái)完成，所需要的操作比較復雜、耗時(shí)，實(shí)現起來(lái)難度與阻力都比較大。

　　四是數據存貯功能。通過(guò)該功能，將轉化而成的計算機文件臨時(shí)或長(cháng)期存貯，以便由數字化系統進(jìn)一步處理和輸出。

　　通過(guò)紙質(zhì)審計文件數字化功能結構的分析不難看出，紙質(zhì)審計文件數字化過(guò)程的難點(diǎn)和重點(diǎn)就在于設計、開(kāi)發(fā)出能夠高效完成處理功能和檢索功能的專(zhuān)用軟件。

　　二、開(kāi)發(fā)具有計算機文件處理功能和檢索功能的專(zhuān)用軟件

　　利用掃描儀掃描后形成的計算機文件一般是圖像文件。這種文件有如下特點(diǎn)：紙質(zhì)審計文件經(jīng)掃描形成計算機文件后，每一頁(yè)形成一個(gè)獨立的計算機圖像文件，比如，假設江西甲鋼廠(chǎng)1999年的審計檔案共200頁(yè)，掃描后就將形成200個(gè)計算機圖像文件；掃描形成的計算機文件的名稱(chēng)一般包含特定的系列號碼，如上例中掃描形成的計算機文件的名稱(chēng)可能是：“江西甲鋼廠(chǎng)1999－001”、“江西甲鋼廠(chǎng)1999－002”……“江西甲鋼廠(chǎng)1999－200”；在每一個(gè)圖像文件中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內容，但這些內容對計算機而言都是圖像元素的集合，計算機不能識別其中的文字，因此，我們也就不能利用計算機直接對文件的文字內容進(jìn)行編輯、檢索、輸出等工作。

　　基于計算機圖像文件的上述特點(diǎn)，就需要在掃描形成的計算機文件和能滿(mǎn)足自由編輯、檢索要求的計算機文件之間“架一座架”，從而順利實(shí)現紙質(zhì)審計文件數字化。這座橋就是能夠滿(mǎn)足計算機圖像文件處理需要的文件處理功能。

　　旅游僑務(wù)審計局通過(guò)設計開(kāi)發(fā)具有索引功能、關(guān)鍵詞功能和檢索功能的“審計文件數字化系統”軟件，架起了圖形文件與可自由檢索顯示文件之間的橋梁，初步實(shí)現了對圖像文件的有效處理。該軟件將計算機圖像文件的處理功能分解為索引功能和關(guān)鍵詞功能。通過(guò)該軟件的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計算機文件索引，標注出它們所屬的紙質(zhì)審計文件及其在紙質(zhì)審計文件中的頁(yè)碼位置，從而將零散的計算機文件組織起來(lái)。該軟件的關(guān)鍵詞功能，可以給已完成索引的每一個(gè)計算機文件配置關(guān)鍵詞，所配置的關(guān)鍵詞是根據計算機圖像文件的內容，預先設想檢索者可能的檢索要求而設定的。通過(guò)該軟件的檢索功能，檢索人員只要輸入其所需文件應含有的關(guān)鍵詞，數字化系統就會(huì )將含有該關(guān)鍵詞的計算機文件按照紙質(zhì)審計文件的組織方式，向檢索者有序地顯示出來(lái)。索引功能、關(guān)鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，后一功能建立在前一功能充分實(shí)現的基礎上，前一功能實(shí)現的質(zhì)量直接影響后一功能的實(shí)現。

　　三、人力資源的配置

　　紙質(zhì)審計文件數字化系統中各個(gè)功能的實(shí)現都是以計算機硬件設備、軟件及人力資源的有機結合為條件的，都離不開(kāi)合理的人員配置。

　　第一，紙質(zhì)審計文件數字化系統的設計工作，需要具備計算機專(zhuān)業(yè)技能的人員與具備審計專(zhuān)業(yè)技能的人員密切結合，在現有計算機硬件與軟件技術(shù)的支持下，使系統最有效率地服務(wù)于審計工作需要。第二，必須配備硬件設備的安裝與維護人員，使硬件設備始終處于最好的工作狀態(tài)。第三，要安排軟件的開(kāi)發(fā)與維護人員，這樣才可以最大限度地發(fā)掘與利用通用計算機軟件的功能，最有效地更新與調整專(zhuān)用軟件的功能，滿(mǎn)足審計工作需要。第四，要安排審計文件數字化系統的操作人員。計算機軟件與硬件的應用，其目的就是最大限度地提高工作效率，旅游僑務(wù)審計局的實(shí)踐表明，為實(shí)現關(guān)鍵詞功能，需要操作人員根據未來(lái)檢索者的需要為每一個(gè)計算機圖像文件配置關(guān)鍵詞，而一些計算機文件所需要的關(guān)鍵詞可能較多，這就需要操作人員進(jìn)行大量創(chuàng )造性勞動(dòng)，為檢索者提供準確、充分的關(guān)鍵詞，滿(mǎn)足檢索需要。

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