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淺談運用計算機管理財務(wù)檔案的重要性
一、緒論
傳統意義上的財務(wù)檔案管理是指各個(gè)單位的財會(huì )部門(mén)或者會(huì )計人員在經(jīng)濟活動(dòng)中直接形成、按照統一模式保存起來(lái)以備查的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿與會(huì )計報表等核算材料。而運用計算機管理財務(wù)檔案，就是指以磁性介質(zhì)形勢儲存的會(huì )計核算的專(zhuān)業(yè)材料，是記載和體現經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史材料和證據，它容納電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會(huì )計核算材料等。
二、計算機條件下財務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
隨著(zhù)會(huì )計電算化的發(fā)展，大多數企業(yè)的財務(wù)人員采用無(wú)紙化辦公模式，全部的日常工作都是在計算機上完成的，信息化的會(huì )計活動(dòng)要求通過(guò)計算機進(jìn)行財務(wù)檔案的管理。與傳統紙質(zhì)檔案相比，呈現出了一些新的特點(diǎn)：
1.載體多元化
會(huì )計電算化實(shí)施后，財務(wù)檔案不僅保留了傳統的紙介質(zhì)檔案，還包括了計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據和以磁性介質(zhì)、光盤(pán)存儲的會(huì )計數據等形式的財務(wù)檔案，這就使財務(wù)檔案的存儲范圍得到擴大。
2.需特定調用環(huán)境
電子財務(wù)檔案與紙質(zhì)檔案不同，它是需要在一定計算機硬件和軟件系統環(huán)境當中才能夠使用，這對計算機系統的依賴(lài)性較強。
3.會(huì )計檔案的利用效率提高
電子財務(wù)檔案由于其財務(wù)信息數字化， 便于查詢(xún)、制作數據報表等，提高了財務(wù)檔案的利用效率。
然而，通過(guò)計算機管理財務(wù)檔案也有一些負面的影響。比如：第一，很容易被篡改。傳統紙質(zhì)財務(wù)檔案因為其材質(zhì)特性決定了被篡改就會(huì )留下痕跡，所以留存的財務(wù)檔案數據不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。第二，易遭電腦病毒的侵害。計算機病毒日益拓展，財務(wù)信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數據和網(wǎng)絡(luò )通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò )發(fā)送給病毒的支配者或監控計算機的硬件設備，對會(huì )計信息化檔案的安全造成極大的威脅。
三、運用計算機管理財務(wù)檔案的重要性
1.實(shí)現自動(dòng)整理編目和自動(dòng)檢索
運用計算機對財務(wù)檔案管理進(jìn)行管理，避免了傳統檔案管理的繁雜，計算機以其功能強大的軟件，整理相關(guān)的財務(wù)檔案信息，并在這個(gè)基礎上適應檔案使用與管理的具體要求編制出目錄，進(jìn)行自動(dòng)統計。另外，也可以實(shí)現自動(dòng)檢索，而計算機的自動(dòng)檢索質(zhì)量更高、速度更快、途徑更多，檢索目標也能具體到某個(gè)文件，還能根據不同的檢索途徑進(jìn)行隨意組合，準確檢索出用戶(hù)需要的文件。
2.提供歷史信息的比較
通過(guò)計算機來(lái)整理財務(wù)檔案，利用往年的數據對本單位或本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì )計數據的比較與分析，更便捷地為部門(mén)決策提供可靠的依據。
3.加強了財政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)的溝通
計算機的發(fā)展，各個(gè)部門(mén)之間可以形成龐大的信息資源共享平臺，財務(wù)檔案管理中的要求和規定可以更加方便地被檔案部門(mén)主動(dòng)指導與監督，明確財務(wù)檔案的規范性問(wèn)題，避免了傳統財務(wù)檔案管理的“失控”狀態(tài)。
4.數據存儲的領(lǐng)域進(jìn)一步拓展
傳統的會(huì )計檔案具有嚴格的數據平衡性、時(shí)序性和嚴肅性，實(shí)行會(huì )計電算化后形成的會(huì )計檔案，保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會(huì )計檔案，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。
四、通過(guò)計算機管理財務(wù)檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢
通過(guò)計算機管理財務(wù)檔案，在我國有一個(gè)很好的開(kāi)始，然而，由于最初準備缺乏充分的考慮，計算機在財務(wù)檔案管理的編目和自動(dòng)檢索等多個(gè)環(huán)節未能順利進(jìn)行，為了這些問(wèn)題的解決，未來(lái)計算機技術(shù)在檔案的管理中會(huì )出現一些新的趨勢和改進(jìn)。
第一，更加重視計算機財務(wù)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，以使財務(wù)檔案自動(dòng)化管理系統更為協(xié)調，更為完善。
第二，計算機的儲存容量將進(jìn)一步加大，機讀財務(wù)檔案的管理與開(kāi)發(fā)力度將進(jìn)一步加大，使計算機充分發(fā)揮其貯存與統計財務(wù)檔案數據的功能。
第三，提高財務(wù)檔案工作的標準化程度。財務(wù)檔案工作現代化的基礎是標準化，計算機在財務(wù)檔案管理的應用當中涉及的每一個(gè)問(wèn)題，比如數據著(zhù)錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標準才能解決。
第四，檔案館管理人員的整體素質(zhì)不斷提高�，F代科技的發(fā)展日新月異，財務(wù)檔案自動(dòng)化管理工作必將跟隨著(zhù)科技發(fā)展的腳步進(jìn)一步發(fā)展。應明確財務(wù)檔案管理的主體，理順財務(wù)檔案的管理體制，對于納入到會(huì )計核算中心進(jìn)行集中核算的單位，應根據財務(wù)管理自主權不變、資產(chǎn)所有權不變、資金使用權不變、債權債務(wù)不變、會(huì )計核算主體不變的五項原則，明確財務(wù)檔案管理主體。
第五，推進(jìn)年應用服務(wù)。在標準化的基礎上大力推進(jìn)計算機應用的社會(huì )服務(wù)，這是財務(wù)檔案部門(mén)獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。
五、結束語(yǔ)
通過(guò)計算機管理財務(wù)檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)部分，它與傳統的財務(wù)檔案管理是密切聯(lián)系的，代表未來(lái)會(huì )計規范化與現代化的發(fā)展方向，因此，要做好財務(wù)檔案信息化管理，充分發(fā)揮新型財務(wù)的功能，然而，在通過(guò)計算機管理財務(wù)檔案的同時(shí)，還要對檔案管理的安全性和穩定性做出努力，做好計算機病毒的防范工作。
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