電子檔案的整理與保護的探討

電子檔案的整理與保護的探討

　　一、 電子 檔案的整理

　　目前 ，電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。

　　１、文書(shū)電子檔案整理

　　一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機構、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(cháng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統一規范，應由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內文件目錄，便于 計算 機對盤(pán)內文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入 網(wǎng)絡(luò ) ，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數據庫。如要查詢(xún)，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò )終端在其權限范圍內進(jìn)行查詢(xún)。

　　２、 科技 電子文件歸檔

　　科技電子文件檔案種類(lèi)較多，可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理，然后再按項目歸檔。

　�。粒�基建檔案�；�建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來(lái)，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。

　�。拢�設備檔案。 企業(yè) 引進(jìn)技術(shù)和購置各種設備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向 發(fā)展 ，國內設計院設計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了ＣＡＤ設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應該附上電子文件 內容 說(shuō)明和注意事項。

　　３ 會(huì )計 電子文件整理

　�。粒�工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數、明細工資等，同時(shí)還應附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

　�。拢�賬簿。企業(yè)會(huì )計賬簿內容已進(jìn)入計算機管理系統，現在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號、賬簿頁(yè)數、啟用日期，負責人、主管會(huì )計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

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