會(huì )計檔案的歸檔范圍及整理

會(huì )計檔案的歸檔范圍及整理

會(huì )計檔案歸檔范圍主要包括四個(gè)方面
（一）會(huì )計憑證 主要指原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，銀行存款余額調節表。
（二）會(huì )計帳簿 主要指現金銀行存款日記賬，明細賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿及外事的會(huì )計賬簿。
（三）財務(wù)報表 主要指財
務(wù)指標快報，月、季會(huì )計報表，年度會(huì )計報表及文字說(shuō)明，職工開(kāi)支花名表。
（四）其他會(huì )計文件材料 主要指會(huì )計移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，銀行對賬單及其他應當保存的會(huì )計專(zhuān)業(yè)資料。
一、組卷
（一）會(huì )計憑證的組卷
手工會(huì )計憑證及紙質(zhì)電算化憑證的組卷均按如下步驟進(jìn)行：
1、排序檢查。憑證在記賬、匯總、審核等傳遞過(guò)程中可能產(chǎn)生顛倒憑證號、缺少憑證等情況。因此，在憑證整理前應將憑證按日期、編號排列，檢查各順序號的憑證是否齊全或顛倒、附件是否漏缺。缺少憑證或附件要找回；憑證顛倒要重新排列；破損票據應修補，殘缺處如有重要內容，應查清補齊或在空白處說(shuō)明，并簽章；虛線(xiàn)連接的票據，應裁開(kāi)；檢查中發(fā)現的重要情況應另紙說(shuō)明作附件放在該憑證之后。
2、拆金屬物。訂書(shū)釘、大頭針、回形針等金屬易發(fā)生氧化，影響會(huì )計憑證的保管，應拆除。
3、折疊接邊。一般來(lái)講，原始憑證應比記賬憑證略小，原始憑證要折疊整齊，最好能翻過(guò)上一號的記賬憑證，就能看到下一號記賬憑證的上邊和右邊。
（1）大幅面票據的折疊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，一般采取先自右向后，再自下向后再次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱如果裝訂線(xiàn)內有文字，可采取接邊或抄移的方法。此外，由于原始憑證大于記賬憑證時(shí)需折疊，小于記賬憑證時(shí)則貼在記賬憑證背面的中間，這樣整個(gè)憑證就顯得整齊了。
（2）中等幅面票據的接邊及裝訂。對于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可采取兩種方法，一是直接裝訂法，即先用回形針或大頭針將原始憑證別在記賬憑證后面，待裝訂整本憑證后，抽去回形針或大頭針；二是對原始憑證接邊法，即用大小適當的毛邊紙，將其用粘膠劑貼在原始憑證上，然后再對整本憑證裝訂。
（3）小幅面票據的粘貼。對于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先將原始憑證按一定類(lèi)別排列，再將其貼在一張比記賬憑證略小的白紙或粘貼單上。如果是板狀票證（如以前的火車(chē)票），可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，丟棄厚紙板，粘貼薄票面。
（4）數量特別多的票據的處理。有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，如人數特別多的職工工資單、社保所等單位收費、收款收據等，這類(lèi)憑證可單獨裝訂，但應在記賬憑證上注明保管地點(diǎn)或編號。
4、案卷組合。會(huì )計憑證按記帳憑證（后附原始憑證）的順序（即憑證分類(lèi)后的時(shí)間順序），根據憑證數量的多少組合為若干卷（本），按照多則分、少則合的案卷組合方法（一般每卷1.5至2.5厘米為宜），按日、旬、月組合成若干卷。
5、裝訂。
（1）裝訂的部位和方式。裝訂的部位一般在憑證的左上角，有的地方規定在左側裝訂。裝訂的方式有兩孔一線(xiàn)和三孔一線(xiàn)裝訂法。在側面裝訂的一般用三孔一線(xiàn)裝訂法，在左上角裝訂的一般用兩孔一線(xiàn)裝訂法。
（2）裝訂的方法。①左上角裝訂法。要求每本憑證的左、上側對齊，左上角的兩條邊要直，無(wú)毛邊，呈直角。其一是有憑證封面的憑證裝訂法。在左上角部位用手電鉆等打孔工具鉆開(kāi)兩個(gè)針孔，在針孔中穿線(xiàn)后衽兩孔一線(xiàn)打結。裝訂憑證應使用棉線(xiàn)，結扣應是活的，結頭在憑證背面，棉線(xiàn)在憑證過(guò)去封皮的里面。其二是無(wú)憑證封面的憑證裝訂法。首先用牛皮紙包住憑證的左上角；然后在牛皮紙上打兩個(gè)針孔，穿線(xiàn)后實(shí)行兩孔一線(xiàn)打活結；最后由裝訂人在牛皮紙上蓋章。②左側裝訂法。將一本憑證的左側、下側對齊后，用鋼夾等工具固定這本憑證后，在憑證的左側鉆開(kāi)三個(gè)等距孔，穿線(xiàn)后實(shí)行三孔一線(xiàn)打活結，再貼上憑證封面。
6、封面填寫(xiě)。憑證外面一般要有封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規格略大于所附記帳憑證。每本封面上填寫(xiě)好立檔單位、憑證名稱(chēng)、起止日期、冊數、記帳憑證號、財會(huì )主管（簽章）、經(jīng)辦會(huì )計（簽章）、保管期限等項目。需永久保存的會(huì )計憑證應在案卷備考表、案卷封面空白處，注明憑證編號、內容摘要，以防會(huì )計檔案鑒定銷(xiāo)毀時(shí)將其銷(xiāo)毀。
（二）會(huì )計賬簿的組卷
同一會(huì )計年度內會(huì )計賬簿按賬簿種類(lèi)組卷，一般一本賬為一卷，同時(shí)應針對賬簿的不同情況作如下處理：
1、 填表檢查。
（1）填表。在賬簿啟用及整本賬簿記完后，應填寫(xiě)“賬簿啟用表”及“經(jīng)管賬簿人員一覽表”。賬簿啟用表設置在賬簿或賬夾的封里，其欄目主要有：賬簿名稱(chēng)、賬簿編號、賬簿冊數、第幾冊、啟用日期、賬簿頁(yè)數、主管簽章、會(huì )計主管簽章、接管日期、接管人簽章、會(huì )計主管簽章等。
（2）檢查核對賬表。按賬簿啟用表的有關(guān)記載核對各個(gè)賬戶(hù)是否相符，賬頁(yè)數是否齊全，序號排列是否連續。
（3）檢查排列順序。正確的排列順序為：賬簿封面、賬簿啟用表、經(jīng)管賬簿人員一覽表、賬戶(hù)目錄、賬頁(yè)、封底。
在對賬簿填表檢查完后，根據賬簿是活頁(yè)賬簿還是固定賬簿的情況分別進(jìn)行組卷。
2、活頁(yè)賬簿組卷的要求。
對會(huì )計電算化打印出的賬簿與手工材料明細賬、內部往來(lái)賬、固定資產(chǎn)分戶(hù)賬等活頁(yè)賬簿，應針對不同情況進(jìn)行如下處理：
（1）手工活頁(yè)賬簿應去除空白頁(yè)、撤掉賬夾等固定物品，保留有內容的賬頁(yè)，將其賬頁(yè)數填寫(xiě)齊全。紙質(zhì)賬簿應用牛皮紙做封面和封底，將其裝訂成冊。裝訂的會(huì )計賬簿應牢固、平整，不得有錯頁(yè)、掉頁(yè)、空白紙及折角、缺角等情況。
（2）把同類(lèi)業(yè)務(wù)的賬頁(yè)裝訂在一起。多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數量金額式活賬等不得混裝。
（3）填寫(xiě)封面。在賬簿封面上填寫(xiě)賬目的種類(lèi)，會(huì )計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
3、固定賬簿的組卷要求。
手工的現金日記賬、銀行日記賬等常作固定賬。固定賬不拆去空白頁(yè)，但一般在記錄賬頁(yè)的最末一行的上下分別劃一條紅線(xiàn)，以示結束。此外，還應在會(huì )計檔案案卷備考表中詳細注明已使用賬頁(yè)的頁(yè)數和空白頁(yè)數。
會(huì )計業(yè)務(wù)量小的單位，賬簿可以不貼口取紙；會(huì )計業(yè)務(wù)量大的單位，賬簿上應貼口取紙，可以按一級科目或材料大類(lèi)，按賬頁(yè)順序由前往后，自上而下地粘貼�？谌〖垜�該整齊，均勻，并能顯露出科目名稱(chēng)�？谌〖垜�在賬簿的右側粘貼，不要在上下兩側粘貼。賬簿排架時(shí)應豎立放置，以便抽取時(shí)不損壞口取紙。
（三）財務(wù)報告的組卷
（1）檢查核對。會(huì )計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全。
（2）案卷組合。會(huì )計報表應分基層單位會(huì )計報告、匯總會(huì )計報告分別裝訂。年終決算報表要單獨裝訂，季報和月報可根據張數的多少，裝訂成一卷或數卷。財務(wù)報告的文字材料是對會(huì )計報表的分析和說(shuō)明，必須與會(huì )計報表組合到案卷，以保持其內容的密切聯(lián)系。
（3）卷內報表排列。排列順序為：①會(huì )計報表封面；②會(huì )計報表編制說(shuō)明；③各種會(huì )計報表（按會(huì )計報表的編號順序排列）；④財務(wù)報告的必要文字說(shuō)明；⑤會(huì )計報表的封底。
（4）填寫(xiě)卷內目錄和備考表。卷內目錄欄目一般有：序號、財務(wù)報告名稱(chēng)、編報單位、填報日期等。備考表欄目一般有：卷內情況說(shuō)明、組卷人、主管會(huì )計、組卷時(shí)間等。
（5）裝訂。按組合時(shí)分出的卷數采用三孔一線(xiàn)方式在財務(wù)報告左側裝訂，結頭在財務(wù)報告的背面。注意將財務(wù)報告的下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位應修補后進(jìn)行裝訂。
（6）封面編目。裝訂后，貼上財務(wù)報告封面。封面下面欄目一般有：編號、密級、財務(wù)報告名稱(chēng)、編報單位、單位負責人、填報人、審核人、填報日期等；封面脊背欄目一般有：報告的年度、總頁(yè)數、檔號、保管期限等。為長(cháng)久保存財務(wù)報告，最好將其放入卷盒內保管，并在脊背上填上檔號等項目。

二、案卷排列與編號
（一）案卷排列
會(huì )計檔案案卷按如下之一方法排列：
1、按照類(lèi)別一年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其它四類(lèi)分開(kāi)，再按時(shí)間順序排列。這種排列方法適用于一般單位，應優(yōu)先推薦。
2、按照年度一類(lèi)別排列。即先將不同年度的會(huì )計檔案分開(kāi)，同一年度的會(huì )計檔案按憑證-賬簿-財務(wù)報告其他順序排列。由于憑證、賬簿、報表外形尺寸不同，這種排列方法易造成柜架浪費。補救的方法是全部使用同一規格的卷盒，一盒中可裝若干憑證、賬簿、報表，但應注意盒脊上填寫(xiě)若干個(gè)案卷號。
3、會(huì )計類(lèi)型單一，檔案數量較多的單位，可采用先按保管期限，再年度，然后再按形式（名稱(chēng)）的方法排列。
4、財政部門(mén)的會(huì )計檔案，先按保管期限，再按年度，然后按組織機構，最后按形式（名稱(chēng)）排列。會(huì )計類(lèi)型較多的建設銀行、稅務(wù)機關(guān)等單位，可采用先按保管期限，再按年度，然后按會(huì )計類(lèi)型，最后按形式（名稱(chēng)）的方法排列。
會(huì )計檔案排列方法很多，各有利弊，各單位應選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用，選定后不要隨意變動(dòng)。
（二）編案卷號
1、編大流水號。一般的單位應編大流水號。即憑證、賬簿、財務(wù)報告分別編各年度累計的大流水號。如2002年有12本憑證編1-12號；2003年從13號開(kāi)始編號。
2、編小流水號。會(huì )計檔案特別多的單位，可編小流水號。即同一年度同一類(lèi)型的會(huì )計檔案案卷都從1開(kāi)始編卷號。如2002年有12本憑證，編1-12號，2003年又從1號開(kāi)始編號。
三、編目、上架
（一）確定保管期限
按財政部、國家檔案局制發(fā)的《會(huì )計檔案管理辦法》中的“會(huì )計檔案保管期限表”的規定，會(huì )計檔案的保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。屬于永久保管的有：行政和事業(yè)單位年度決算報表、稅收年報（決算）、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊等，其余為定期保管。定期保管的期限分為25年、15年、10年、5年、3年共5類(lèi)。
（二）擬寫(xiě)案卷題名
會(huì )計檔案應逐卷填寫(xiě)案卷題名。案卷題名由會(huì )計核算單位、會(huì )計年度、會(huì )計核算材料的名稱(chēng)三部分組成。如：國家檔案局2001年

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