檔案的管理與整理方法

檔案的管理與整理方法

　　檔案建設是全面建設和長(cháng)遠發(fā)展的最基礎性的、不容缺失的重要內容。全體工作人員都要樹(shù)立強烈的檔案管理意識，從每個(gè)人員、從每項工作、每個(gè)環(huán)節做起，認真加強檔案建設。

　　（一）檔案收存的范圍

　　1、行政檔案：

　�、偕霞壪掳l(fā)的各類(lèi)文件

　�、诎l(fā)出的的各類(lèi)文件

　�、奂案鞑块T(mén)工作計劃、規劃、總結、請示、報告、函復、文稿等

　�、芨鞣N會(huì )議通知、會(huì )議記錄及會(huì )議紀要、講話(huà)文稿等

　�、莩鼍叩幕蛏w章的信函、報表等

　�、薷黝�(lèi)統計資料

　　2、人事檔案

　�、僭诰幦藛T的檔案材料

　�、谌藛T招聘的相關(guān)材料

　�、鄹黝�(lèi)工作人員的登記表、花名冊、及相關(guān)資料。

　�、芄ぷ魅藛T聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。

　�、輶炜咳藛T相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。

　�、薰ぷ魅藛T政治身份、職務(wù)、級別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。

　�、吖ぷ魅藛T年度考評資料、鑒定及各類(lèi)獎懲的組織正規結論及相關(guān)材料。

　�、喙ぷ魅藛T申請、申訴及其它信息資料。

　　3、財務(wù)檔案

　�、偃粘ＶС龅呢攧�(wù)憑證、賬目、審批手續及報表。

　�、谀甓阮A算、中期預算調整、決算及審批資料。

　�、蹖�(zhuān)項收、支的立項計劃、執行情況及審批資料。

　�、軐ν馔顿Y、借貸及合作項目的財務(wù)執行情況跟蹤監管的相關(guān)資料。

　�、莞鞣N稅費、社保金交納的相關(guān)資料。

　�、薰潭ㄙY產(chǎn)購置、使用、核銷(xiāo)的相關(guān)資料。

　�、吣甓�、季度及專(zhuān)項財務(wù)分析報告。

　　4、業(yè)務(wù)檔案

　�、贇v年以省局名義或經(jīng)濟發(fā)展中心、培訓中心、職業(yè)技能鑒定指導中心名義上報、下發(fā)的相關(guān)培訓、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項目文件。

　�、跉v年培訓、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計劃、總結及相關(guān)資料。

　�、鄹黝�(lèi)教材、教案、大綱、復習題庫等資料。

　�、芙虇T、考評員隊伍相關(guān)資料。

　�、莞黝�(lèi)、各批學(xué)員報名、學(xué)習、考試、考評發(fā)證或學(xué)分登記相關(guān)資料。

　�、薷黝�(lèi)業(yè)務(wù)會(huì )議紀要（記錄）、合作協(xié)議、項目意見(jiàn)書(shū)等相關(guān)資料。

　�、咭驑I(yè)務(wù)需要購置的（或上級下發(fā)的）雜志、圖書(shū)、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。

　�、嗑W(wǎng)絡(luò )建設相關(guān)資料。

　�、嶂卮髮�(zhuān)項活動(dòng)的籌備、組織實(shí)施、總結等專(zhuān)題項目資料。

　�、鈿v年物業(yè)管理、機關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。

　　（二）檔案管理體制：

　　檔案實(shí)行統一管理。部門(mén)分類(lèi)管理的二級管理體制。

　　1、建立檔案室，對及各部門(mén)檔案資料正本統一管理。辦公室分工專(zhuān)人管理檔案。

　　2、人事、行政財務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理員負責對本部門(mén)檔案資料進(jìn)行采集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門(mén)使用。

　　3、分管主任為檔案建設責任人。各部門(mén)主任為部門(mén)檔案建設責任人。及各部門(mén)專(zhuān)

　�。�兼）職檔案管理員對各自負責的檔案負直接責任。

　　4、根據工作需要，主管會(huì )計可在財務(wù)室保留當年和前一年的財務(wù)檔案，爾后逐年建檔移送檔案室保管。各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案副本在部門(mén)保留時(shí)間控制在五年以?xún)�。第六年起向檔案室移交。

　�。ㄈ�）立卷和歸檔

　　1、各部門(mén)辦理完畢的文件、資料經(jīng)過(guò)挑選，分項或分類(lèi)立卷、編號歸檔。

　　2、一般文件資料應分級、分類(lèi)按時(shí)間先后編號立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。

　　3、人事檔案分綜合與個(gè)人二類(lèi)建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個(gè)人檔案隨機立卷并歸檔。

　　4、重大專(zhuān)項活動(dòng)一般在立項時(shí)建檔，項目完成后成卷并及時(shí)歸檔。

　　5、各部門(mén)業(yè)務(wù)檔案（除專(zhuān)項檔案外）要在年初分類(lèi)立卷，次年初歸檔。

　　6、凡具有法律性文書(shū)，一經(jīng)生效即要歸檔。凡涉密性文件，即時(shí)形成，即時(shí)歸檔。

　　7、各類(lèi)圖書(shū)、雜志、報紙、音像資料要及時(shí)收集，立卷歸檔。

　　8、對有價(jià)值的外部信息，網(wǎng)絡(luò )維護員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時(shí)收集，立卷歸檔。

　　9、歸檔要求：①檔案必須具有真實(shí)性。所有資料應為原始資料。②檔案必須具有完整性。每個(gè)案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價(jià)值性。立卷要避免雜亂無(wú)章，做到分類(lèi)、分項、分目清晰；要避免重復立卷，同一事件只立一個(gè)卷目；要準確分類(lèi)，不同類(lèi)型的資料，不能混合立卷。

　　（四）檔案保管和使用

　　1、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類(lèi)編號、登記注明立案單位、姓名、類(lèi)別、內容頁(yè)數，并對案卷確定密級編制頁(yè)碼、分類(lèi)存放，做到分類(lèi)清晰、放置有序，便于查閱。

　　2、檔案室要設置防潮、防蛀、防火的檔案柜（箱），安置防盜門(mén)、窗和消防器材，確保檔案安全。

　　3、和各部門(mén)檔案要分工專(zhuān)人保管，在人員變動(dòng)時(shí)，要認真做好移交。

　　4、檔案管理人員要加強責任心，切實(shí)按要求管理好檔案，切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯漏任何案卷（含音像網(wǎng)絡(luò )資料）。

　　5、要強化保密觀(guān)念。凡涉密檔案按照保密法規執行。

　　6、檔案借閱必須填寫(xiě)申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可借出，并按申請使用時(shí)限及時(shí)收回。復制檔案必須報經(jīng)分管領(lǐng)導批準。未經(jīng)批準借出、復制、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責任。