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電子檔案的整理保護建議
一、 電子 檔案的整理
目前 ，電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。
�。�、文書(shū)電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機構、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(cháng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統一規范，應由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內文件目錄，便于 計算 機對盤(pán)內文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入 網(wǎng)絡(luò ) ，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數據庫。如要查詢(xún)，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò )終端在其權限范圍內進(jìn)行查詢(xún)。
�。�、 科技 電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類(lèi)較多，可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理，然后再按項目歸檔。
�。粒n案�；n案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來(lái)，使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。
�。拢O備檔案。 企業(yè) 引進(jìn)技術(shù)和購置各種設備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向 發(fā)展 ，國內設計院設計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了ＣＡＤ設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應該附上電子文件 內容 說(shuō)明和注意事項。
�。� 會(huì )計 電子文件整理
�。粒べY單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數、明細工資等，同時(shí)還應附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。
�。拢~簿。企業(yè)會(huì )計賬簿內容已進(jìn)入計算機管理系統，現在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號、賬簿頁(yè)數、啟用日期，負責人、主管會(huì )計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
二、 電子 檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長(cháng)期保存，因此，提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤(pán)上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點(diǎn)，必須制定保護措施。
�。�、軟磁盤(pán)的保護
�。�、統一軟盤(pán)的規格，使用３．５寸高密盤(pán)保存。
�。�、把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接 影響 到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近１０年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到-年，就讀不出數據。 目前 市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤(pán)時(shí)要認真把好質(zhì)量關(guān)。
�。�、規范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在４０％一５０％，溫度控制在１４-２４℃。
�。�、加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強 計算 機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護狀態(tài)。
�。�、對加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對這類(lèi)文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
�。�、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(cháng)久保存。
�。�、光盤(pán)的保護
�。粒幏杜欧藕褪褂�。光盤(pán)的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中應避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。
�。拢３至己玫臏囟�、濕度環(huán)境。高溫會(huì )使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì )使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在１４－２４℃，相對濕度４０％-６５％。
�。茫⒁獗芄�。光盤(pán)材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì )使光盤(pán)過(guò)早老化。因此，光盤(pán)要十分注意避光。不管磁盤(pán)還是光盤(pán)，定期復制是當前延長(cháng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每２年，光盤(pán)每５年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。