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關(guān)于電子信息技術(shù)在檔案管理中的應用的探討
在信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展給人們的生產(chǎn)、生活方式以及思維習慣等都產(chǎn)生了一定的影響，科學(xué)技術(shù)在人類(lèi)發(fā)展的過(guò)程中占據著(zhù)越來(lái)越重要的地位，尤其是基于計算機的電子信息技術(shù)在社會(huì )各行各業(yè)都得到了廣泛的應用。在這樣的社會(huì )發(fā)展形勢下，檔案管理工作要想取得突破和發(fā)展，就必須引進(jìn)現代化的電子信息技術(shù)，提高檔案管理的工作效率，使檔案管理工作更具科學(xué)性和規范性，從而為人們提高更為優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。下面就對電子信息技術(shù)在檔案管理中的應用進(jìn)行了探討。
1在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)的重要性和必然性
1.1應用電子信息技術(shù)是現代社會(huì )發(fā)展的必然要求
現代社會(huì )的發(fā)展以及信息化的逐漸普及給檔案管理工作提出了更高的要求，在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)成為了檔案管理工作適應現代社會(huì )發(fā)展要趨勢的必然要求。知識經(jīng)濟時(shí)代的到來(lái)對檔案管理工作提出了精細化和規范化的要求，信息化和科技化已經(jīng)成為現代社會(huì )的一個(gè)主要標志，傳統的檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現代社會(huì )發(fā)展的需要了。因此，在進(jìn)行檔案管理工作改革和優(yōu)化的過(guò)程中，必須加大力度引進(jìn)和應用電子信息技術(shù)，提高檔案管理工作的有效性和規范性，這樣才能更好的實(shí)現檔案信息資源的共享和利用。
1.2應用電子信息技術(shù)是創(chuàng )新檔案管理工作的必要條件
人們日益豐富和多樣化的信息需求給新時(shí)期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng )新力度才能適應新的社會(huì )發(fā)展形勢，滿(mǎn)足人們的信息需求。在檔案管理工作中應用現代化的電子信息技術(shù)，能夠打破傳統的檔案管理工作中時(shí)空的限制，人們可以利用現代化的信息和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的查閱和使用。同時(shí)檔案管理人員也可以利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和檔案管理理念完善檔案管理工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)，開(kāi)創(chuàng )新的檔案管理服務(wù)模式。
1.3有助于實(shí)現檔案的精細化管理
在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)，有助于實(shí)現檔案的精細化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)必須要有科學(xué)的規范和標準作為工作指導，才能實(shí)現檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實(shí)現利用電子信息技術(shù)對大量的檔案信息資料數據進(jìn)行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節、每一個(gè)流程都有章可循、有據可依，真正實(shí)現檔案的精細化管理，提高檔案管理工作的整體水平。
2檔案管理中電子信息技術(shù)的應用實(shí)踐路徑
2.1利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料的搜集整理
現代電子信息技術(shù)能夠實(shí)現數據信息的快速錄入和更新，能夠有效節約工作時(shí)間，提高工作效率，同時(shí)還能節約檔案資料占用的物理空間。在檔案資料的搜集整理過(guò)程中應用電子信息技術(shù)，能夠有效提高工作效率。這主要是因為在利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料的搜集整理過(guò)程中，可以更加方便的對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，比如按照建檔的時(shí)間、檔案的形式等，都可以通過(guò)簡(jiǎn)單的計算機操作就可以完成，極大的提高了檔案搜集和整理的效率。
2.2利用電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案查閱工作
進(jìn)行檔案管理工作模式優(yōu)化工作的主要目的就是提高檔案資源的利用效率，使檔案資源可以更好的為人們提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。因此，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，我們可以借助電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案查閱工作，對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)管理，使查閱檔案的步驟變得簡(jiǎn)單、高效。檔案管理部門(mén)可以利用電子信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案查閱軟件，通過(guò)軟件為用戶(hù)提供檔案的編目查看服務(wù)，用戶(hù)只需輸入關(guān)鍵字就可以快速查找到自己需要的檔案信息，從而實(shí)現檔案信息資源的最大共享，同時(shí)也進(jìn)一步提高了檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。
2.3利用電子信息技術(shù)做好檔案資料的備份、保存和恢復工作
電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用除了可以?xún)?yōu)化檔案資料的搜集整理工作之外，還有助于強化檔案資料的備份、保存和恢復工作�？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使得電子檔案在檔案資料中占據的地位越來(lái)越高，很多檔案資料都是通過(guò)光盤(pán)、硬盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行保存的，而且還有很大一部分是利用軟管理系統保存在數據庫當中的，其安全性和完整性受諸多因素的影響，這就需要檔案管理工作人員要熟練掌握和應用現代化的電子信息技術(shù)做好檔案資料的備份、保存和恢復工作，保障檔案資料的安全性和完整性以及檔案數據資料的可靠性，使檔案資料能夠更好地為用戶(hù)服務(wù)。
2.4利用電子信息技術(shù)做好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用
電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的另一個(gè)重要應用方面就是進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。網(wǎng)絡(luò )資源的日益豐富和多樣化擴大了檔案信息資源的搜集和服務(wù)范圍，檔案管理工作者可以利用電子信息技術(shù)對現有檔案資源進(jìn)行整理優(yōu)化，進(jìn)行集成化管理，方便用戶(hù)查找和使用檔案資源。
3結語(yǔ)
綜上所述，電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用是社會(huì )發(fā)展的必然要求，可以有效提高檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)效性。電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用比較廣泛，從檔案資料的搜集整理、查閱使用，再到檔案資料的查閱使用和開(kāi)發(fā)利用等，電子信息技術(shù)都發(fā)揮著(zhù)重要的作用，能夠有效提高檔案管理效率以及檔案資料的使用效率。
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