檔案管理的論文范文
眾所周知，檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國檔案界的傳統認識是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。近年來(lái)，檔案界又有人提出了幾種全新的觀(guān)點(diǎn)。筆者擬綜合這方面的 研究 情況作一簡(jiǎn)要述評。
一、原始記錄性?吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是 歷史 的原始記錄，或說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過(guò)程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”?①。應該說(shuō)，這一認識是正確的。
然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說(shuō)就是原稿。如果這樣的話(huà)，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實(shí)上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書(shū)手稿，即文物和圖書(shū)手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性�！雹诠P者認為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關(guān)來(lái)說(shuō)，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關(guān)處理事務(wù)的依據，兩者是一個(gè)完整的有機整體。
因此，打印件也屬于原始記錄則是無(wú)疑的。其二，不可否認，圖書(shū)手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書(shū)手稿也是印刷圖書(shū)的依據，但圖書(shū)產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過(guò)程中遺留下來(lái)的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行 社會(huì ) 實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者說(shuō)它是 自然 形成的，而不是純粹人為的結果�！雹郛斎�，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待�！雹堋稒n案法》第十二條規定，“博物館、圖書(shū)館、紀念館等單位保存的文物圖書(shū)資料同時(shí)是檔案的，可以按照 法律 和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。
可見(jiàn)，同樣是原始記錄，并不 影響 我們對檔案與圖書(shū)、文物進(jìn)行區分與管理。?也許有人會(huì )說(shuō)，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的 內容 相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性�！雹菟�，文件與檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實(shí)，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變 而恰恰是這種變化使得同一事物的 發(fā)展 呈現出階段性。所以說(shuō)，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說(shuō)的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱(chēng)，也就說(shuō)明了這一點(diǎn)。
二、客觀(guān)記錄的歸檔保存性?查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀(guān)記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關(guān)鍵。沒(méi)有這一程序，也就沒(méi)有檔案�！雹哌@一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來(lái)的檔案一般是經(jīng)過(guò)歸檔這一程序的。但 問(wèn)題 在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。
文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔，相對于檔案保管機構來(lái)說(shuō)就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會(huì )征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀(guān)記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀(guān)記錄就不是檔案。這無(wú)異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無(wú)論是否集中保存，檔案就是檔案。
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