企業(yè)科技檔案管理的論文

企業(yè)科技檔案管理的論文

　　一、企業(yè)科技檔案管理工作存在的問(wèn)題及現狀分析

　　1.前端控制不到位

　　企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導致資料不全，且很多科技人員并沒(méi)有檔案意識，從而導致很多科技工作者在科研過(guò)程中，未對過(guò)程資料進(jìn)行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價(jià)值，認為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過(guò)程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時(shí)也做不到每個(gè)項目都能做到前端控制。

　　2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位

　　科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒(méi)有真正實(shí)行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達應該同步、文件材料形成與檢查進(jìn)度應該同步、驗收鑒定技術(shù)與驗收鑒定成果應該同步、檔案管理部門(mén)出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應該同步。由于“四同步”沒(méi)有真正的實(shí)現，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導致了科技檔案管理工作中的主動(dòng)性不足。

　　3.未對科技檔案實(shí)施信息化管理

　　計算機信息化管理的主要內容是將科技檔案信息用數字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò )為紐帶進(jìn)行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢，比如收藏數字化、傳遞網(wǎng)絡(luò )化以及資源共享化等。隨著(zhù)計算機技術(shù)的不斷發(fā)展。我國對科技檔案進(jìn)行計算機管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應用直接說(shuō)明對科技檔案管理的數字化趨勢已經(jīng)無(wú)法改變。不過(guò)，在現實(shí)中，部分企業(yè)對科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問(wèn)題，比如建設數據庫或者網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的觀(guān)念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標準等。

　　4.科技檔案的利用率較低

　　對于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過(guò)記錄企業(yè)的建設及生產(chǎn)情況，如實(shí)反映了單位的具體活動(dòng)。因此，科學(xué)合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng )造出無(wú)形生產(chǎn)力。對此，科技檔案需要進(jìn)一步強化其資源的利用與開(kāi)發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現階段，對科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問(wèn)題，如思想落后、服務(wù)過(guò)于被動(dòng)、未對靜態(tài)檔案進(jìn)行深入挖掘等，很難在根本上滿(mǎn)足企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的需求。

　　二、加強企業(yè)科技檔案管理工作

　　1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

　　科技檔案是科研課題研究的全過(guò)程的反映，因此要實(shí)現科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個(gè)完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規律進(jìn)行掌握，實(shí)現對科技檔案的全程管理原則。

　　2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識

　　科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門(mén)要不定期為科技人員進(jìn)行科技檔案工作培訓，通過(guò)培訓強調科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，宣傳科技檔案管理最新規章制度，將科技檔案的管理走上規范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。

　　3.徹底落實(shí)科技檔案的數字化管理

　　要想使科技檔案的管理模式由最為傳統的方式逐漸轉化為現代管理，最為有效的方法則是實(shí)施數字化管理，而且數字化管理也可以使檔案管理部門(mén)脫離傳統的庫房式管理方式。數字化管理通過(guò)采用高科技的數字化存儲及時(shí)，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機管理實(shí)現高水平，就需要進(jìn)一步增強科技檔案管理的硬件及軟件設備，結合現有的多媒體技術(shù)，對科技檔案進(jìn)行綜合管理，從而提高工作效率。要實(shí)現檔案格式標準化，就要保證其標準程度和國家標準相一致，備份數據庫、采用正版軟件以及限制用戶(hù)權限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機知識，可以準確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進(jìn)適合形式發(fā)展的檔案專(zhuān)業(yè)人才，才能確�？萍紮n案數字化管理工作更加完善。

　　4.完善企業(yè)檔案編研工作

　　對科技檔案進(jìn)行管理，就要適應市場(chǎng)經(jīng)濟對其的實(shí)際要求，檔案管理人員需要結合工作內容編制相應的檢索工具。近年來(lái)，社會(huì )經(jīng)濟的快速發(fā)展，使檔案種類(lèi)及內容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿(mǎn)足檔案利用的實(shí)際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶(hù)在檔案利用的過(guò)程中實(shí)現其作用，并將各種意見(jiàn)及要求如實(shí)反映給檔案部門(mén)，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

　　5.提高科技檔案的利用率

　　對科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，務(wù)必要考慮其開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題。對于企業(yè)而言，檔案如何開(kāi)發(fā)利用，具有一定的意義及價(jià)值。當前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統手工階段，并沒(méi)有充分結合日益先進(jìn)的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過(guò)程中耗時(shí)耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進(jìn)了計算機管理設備，但適用范圍狹窄，檔案數字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實(shí)際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來(lái)，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業(yè)科技檔案管理中，包含諸多學(xué)術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識產(chǎn)權，由此說(shuō)明，企業(yè)科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業(yè)科技檔案進(jìn)行利用的過(guò)程中，要注意保護他人的知識產(chǎn)權與勞動(dòng)成果，防止侵權現象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

　　三、結論

　　企業(yè)應注意日常工作中各種科技文件材料的形成、積累，把握好科技檔案管理原則，并按照規范化標準化的要求進(jìn)行科學(xué)管理，充分利用科技信息手段，提高工作效率，不斷提高企業(yè)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，提高科技檔案現代化管理力度，從而使科技檔案為科研工作發(fā)揮其應有的作用，獲得更多的科研成果。