檔案管理員論文

檔案管理員論文

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　　篇一：淺談檔案管理人員的素質(zhì)與檔案管理

　　【摘 要】檔案管理質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專(zhuān)業(yè)知識、文化科學(xué)知識以及較高政治素質(zhì)的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規范化、標準化，必須建立健全切合組織實(shí)際的檔案管理制度，運用先進(jìn)手段和現代化管理技術(shù)，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理。本文從檔案管理人員的素質(zhì)要求出發(fā)，探討加強檔案管理工作的一些措施與方法，促進(jìn)組織和社會(huì )的和諧發(fā)展。

　　【關(guān)鍵詞】檔案管理;人員素質(zhì);措施與方法

　　一、檔案與檔案管理

　　《中華人民共和國檔案法》將檔案定義為：是指過(guò)去和現在的國家機構、社會(huì )組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡(jiǎn)單表述為：檔案是再現歷史真實(shí)面貌的原始文獻。

　　檔案種類(lèi)繁多，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì )計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強的還可建立專(zhuān)門(mén)檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

　　檔案管理，也稱(chēng)檔案工作，是檔案館(室)直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)就是檔案管理。

　　檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內容。檔案局管理主要包括兩個(gè)方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱(chēng)檔案實(shí)體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理，也稱(chēng)檔案信息組織。

　　做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類(lèi)整理好，不出差錯，更重要的是必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新檔案管理觀(guān)念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

　　二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

　　檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的'總稱(chēng)。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低�！吨腥A人民共和國檔案法》明確規定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專(zhuān)業(yè)知識�！边@是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

　　1.良好的政治素質(zhì)

　　檔案管理人員應該具備各類(lèi)專(zhuān)業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅持社會(huì )主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質(zhì)。無(wú)論何時(shí)何地，都應堅持正確的政治方向，立場(chǎng)堅定，嚴守機密。

　　2.精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案管理人員應具備專(zhuān)業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現在以下幾個(gè)方面：

　　(1)掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統計到提供利用、進(jìn)行編研等各項業(yè)務(wù)環(huán)節都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學(xué)習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

　　(2)熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關(guān)檔案管理的各項法律法規和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規章制度和業(yè)務(wù)規定，按照這些規章制度和業(yè)務(wù)規定進(jìn)行檔案管理。

　　(3)全面、扎實(shí)的實(shí)踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專(zhuān)業(yè)知識、法律法規和各項規章制度的要求都靈活地應用于日常的檔案管理工作實(shí)際中，從而高效率地完成好本職工作。

　　(4)檔案管理人員還需要及時(shí)掌握和熟練應用現代化的辦公手段。隨著(zhù)檔案管理的現代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現代化設備的使用。

　　3.愛(ài)崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德

　　檔案管理人員應具有良好的職業(yè)道德，無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅持據實(shí)立檔，據實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現為：一要熱愛(ài)檔案事業(yè);二要有珍檔敬業(yè)、無(wú)私奉獻的精神;三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

　　4.與時(shí)俱進(jìn)，百導教育，勇于創(chuàng )新

　　隨著(zhù)社會(huì )生產(chǎn)力和經(jīng)濟的整體發(fā)展，尤其是科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務(wù)上必須順應社會(huì )的發(fā)展趨勢，與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)檔案管理人員要更新觀(guān)念，打破常規，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

　　此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專(zhuān)業(yè)管理知識。

　　三、加強檔案管理的措施與方法

　　加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展服務(wù)，本人認為應從以下幾個(gè)方面入手：

　　1.建立以人為本的檔案管理制度

　　檔案種類(lèi)繁多，形式各異。要實(shí)現規范、標準的管理，就必須以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立符合組織實(shí)際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個(gè)人需求與自我實(shí)現和組織協(xié)調發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng )造一種學(xué)習型的組織氛圍，促進(jìn)組織成員個(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展相結合，從而形成組織成員個(gè)人的自我實(shí)現和組織檔案管理工作的創(chuàng )新發(fā)展。

　　2.嚴格規范文件的制發(fā)

　　檔案來(lái)源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過(guò)程中必須要解決好規范化、標準化問(wèn)題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實(shí)體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項工作：

　　(1)文件格式要規范、文種要合理，便于分類(lèi)歸檔;

　　(2)文件要素要齊全、內容要完整;

　　(3)文件字跡要清晰、牢固，便于保存;

　　(4)文件用紙要統一、標準，便于整理。

　　3.科學(xué)管理電子檔案

　　在現今的網(wǎng)絡(luò )工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強電子文件的管理。   (1)提高電子文件載體的穩定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。

　　(2)建立電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計算機與信息管理部門(mén)三結合的電子文件管理體制，正確進(jìn)行電子文件的分類(lèi)與歸檔。

　　(3)做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì )效用。

　　(4)解決好電子文件的保存與利用。

　　4.提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量

　　在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案仍以其特有的優(yōu)勢得到廣泛應用。紙質(zhì)檔案在唯一真實(shí)的原始性、無(wú)法替代的憑證性、內容材料的隱私性、持久穩定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無(wú)法替代的，因此任何組織都必須提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量。

　　在推進(jìn)檔案工作規范化、標準化的過(guò)程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問(wèn)題：一是注意解決好檔案立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標準化管理中的分類(lèi)和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規范化管理。

　　5.創(chuàng )新檔案管理工作

　　用科學(xué)發(fā)展的眼光，創(chuàng )新組織檔案管理工作。

　　(1)思想觀(guān)念的創(chuàng )新。要有積極的信息化轉化意識，強化檔案使用效率意識。

　　(2)管理方式的創(chuàng )新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。

　　(3)檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提高。

　　6.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

　　(1)立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現檔案管理制度化。

　　(2)實(shí)現檔案管理同現代技術(shù)的有機結合。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

　　(3)檔案管理的根本目的在于檔案利用。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì )的全面進(jìn)步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

　　參考文獻：

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　　篇二：談檔案員如何管理檔案

　　摘要：檔案管理工作一方面為機關(guān)高層管理人員及時(shí)了解本機關(guān)整體工作狀況，適時(shí)調整政策、策略提供準確依據;另一方面有利于社會(huì )各方準確認定機關(guān)單位工作成效。文章從檔案管理者應具備的素質(zhì)、檔案員管理檔案的措施和應具備的職業(yè)道德幾方面進(jìn)行了論述。

　　關(guān)鍵詞：檔案員;管理;檔案;措施;職業(yè)道德

　　Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.

　　Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics

　　中圖分類(lèi)號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

　　檔案管理工作是機關(guān)單位管理工作的一部分，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。 科學(xué)規范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位工作成效與管理水平的重要尺度。 檔案管理工作做好了，一方面為機關(guān)高層管理人員及時(shí)了解本機關(guān)整體工作狀況，適時(shí)調整政策、策略提供準確依據;另一方面有利于社會(huì )各方準確認定機關(guān)單位工作成效。 因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的全面發(fā)展、不斷提升本單位的社會(huì )地位具有重要意義。

　　一、現代檔案管理者應具備的基本素質(zhì)

　　1、堅定的政治素質(zhì)。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛(ài)祖國，熱愛(ài)社會(huì )主義，堅持四項基本原則，立場(chǎng)堅定，旗幟鮮明，有強烈的事業(yè)心和責任感。

　　2、優(yōu)良的思想品質(zhì)。要干一行愛(ài)一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴守秘密，無(wú)私無(wú)畏地維護黨和國家的歷史真實(shí)面貌。

　　3、扎實(shí)的工作作風(fēng)。工作中要做到積極主動(dòng)，熱情周到，把能為利用者解決問(wèn)題、排擾解難，看成是工作中的最大樂(lè )趣。

　　4、廣博的科學(xué)知識。作為一個(gè)稱(chēng)職的檔案人員，既要學(xué)習本專(zhuān)業(yè)知識，又要學(xué)習有關(guān)的科學(xué)文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。

　　5、過(guò)硬的技術(shù)本領(lǐng)。面對知識經(jīng)濟的挑戰，檔案人員必須很好地學(xué)習掌握檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，成為業(yè)務(wù)精通的行家里手。

　　6、良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心�！鞍残摹本褪前残臋n案工作，干一行，愛(ài)一行，專(zhuān)一行�！盁嵝摹本褪菨M(mǎn)腔熱忱，誠心誠意地為他人服務(wù)，為社會(huì )服務(wù)�！澳托摹本褪菙[正位置，耐住寂寞�！靶判摹本褪菢�(shù)立在檔案這塊天地里干一番事業(yè)的信心和決心。

　　二、檔案員管理檔案的措施

　　1、建立健全檔案管理機制。通過(guò)修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領(lǐng)導管理，設立專(zhuān)門(mén)領(lǐng)導小組�？茖W(xué)合理、簡(jiǎn)明實(shí)用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務(wù)對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進(jìn)。聘請檔案管理專(zhuān)家指導監督檔案管理工作。實(shí)行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

　　2、遵守章程，規范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進(jìn)行重新規范整理，實(shí)現標準化管理。檔案工作的操作過(guò)程中要堅持集中收集、分類(lèi)整理、歸檔完備、科學(xué)鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過(guò)程中及時(shí)追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進(jìn)行編目和檢索，可以為檔案的.查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開(kāi)發(fā)和統計工作，為領(lǐng)導決策和資料查找提供方便。

　　3、檔案管理交接規范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時(shí)要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類(lèi)歸檔零散材料，對交接工作進(jìn)行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。

　　4、檔案管理程序規范化。一是加強領(lǐng)導干部的檔案管理意識，配備高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人員。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專(zhuān)業(yè)知識過(guò)硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進(jìn)計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。三是分門(mén)別類(lèi)對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門(mén)工作目標考核和檔案管理業(yè)務(wù)工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時(shí)又能檢驗檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。五是尋找外援，加強檔案的業(yè)務(wù)指導工作�？梢圆捎脮�(huì )議指導和現場(chǎng)操作指導的方式讓檔案專(zhuān)家指導工作，這樣更容易對存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

　　5、加強檔案信息化建設，提高檔案管理質(zhì)量。微機應用，網(wǎng)絡(luò )管理，是知識經(jīng)濟時(shí)代的檔案管理標志。檔案作為豐富的信息資源要加快微機管理與利用。

　　(1)減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強度，提高工作時(shí)效。檔案管理工作實(shí)現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現隨機管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁�，而且可隨時(shí)補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的和檢索利用的方便。

　　(2)微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。微機網(wǎng)絡(luò )管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就完成了。

　　(3)微機管理保持了文件的歷史原貌。微機網(wǎng)絡(luò )管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在這方面的問(wèn)題了。只須把諸如報表、圖紙等文件折疊成統一尺寸歸檔即可。

　　(4)利用檔案資料方便，檢索簡(jiǎn)便，準確率高。微機的應用，網(wǎng)絡(luò )的開(kāi)通，為擺脫以往的經(jīng)驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉變，將手工立卷變?yōu)槲�機自動(dòng)管理，就成為可能。只有這樣，才會(huì )極大地提高檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現檔案管理服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

　　(5)微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達到了文檔保密的要求。

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