信息技術(shù)如何加強醫院電子檔案管理論文

信息技術(shù)如何加強醫院電子檔案管理論文

　　摘要：隨著(zhù)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應用，其對于提升工作質(zhì)量以及效率具有十分重要的作用。近年來(lái)，隨著(zhù)人們對醫療需求的不斷增加，醫院的電子檔案數量不斷增多，這也增加了電子檔案管理工作的難度。目前，在醫院的檔案中，電子檔案是重要的組成部分，如何提升對醫院電子檔案的管理質(zhì)量及管理效率成為了目前需重要點(diǎn)關(guān)注的一項問(wèn)題。本文就對應用信息技術(shù)在加強醫院電子檔案管理工作中的有關(guān)方面問(wèn)題展開(kāi)探討。

　　關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；醫院電子檔案管理；應用策略

　　引言

　　在信息化技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的背景之下，信息技術(shù)為我們的工作、生活帶來(lái)了極大的便利，可以說(shuō)，信息技術(shù)已經(jīng)深入到了方方面面，在提升工作質(zhì)量及效率，使社會(huì )更加快速發(fā)展方面具有不可替代的作用。目前，醫院檔案中包含大量的電子檔案，加強對醫院電子檔案的管理具有重要意義。在醫院電子檔案管理中應用信息技術(shù)將會(huì )極大減輕檔案管理工作人員的工作負擔，同時(shí)也使工作質(zhì)量得到有效提升[1,2]。而在應用信息技術(shù)提升工作效率的同時(shí)，可形成多種格式、多種類(lèi)型的電子文件，其中有利用價(jià)值的電子文件被歸檔為電子檔案。信息技術(shù)應用于醫院電子檔案管理中的效果直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量、效率，同時(shí)也關(guān)系到提升醫院現代化管理水平的進(jìn)程[3]。為此，本文對在醫院電子檔案管理中應用信息技術(shù)的價(jià)值、問(wèn)題以及應用策略進(jìn)行探討，闡述如下：

　　1信息技術(shù)在醫院電子檔案管理工作中的重要價(jià)值

　　1.1促進(jìn)醫院電子檔案管理工作水平的提升

　　對于具有參考價(jià)值以及可作為憑證、依據的醫院電子文件，信息技術(shù)的應用可以實(shí)現其形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計、編研等一系列管理工作，對于保證工作的連續性、準確性、完整性具有重要作用[4]。而在電子信息技術(shù)之下，文字、數據、圖形、音頻、視頻等各種形式的電子檔案都能根據相應的管理方法去進(jìn)行管理，從而促使醫院電子檔案整體管理工作水平的提升。

　　1.2提升醫院電子檔案管理工作的靈活性以及時(shí)效性

　　信息技術(shù)能夠使電子檔案的修正、更改工作變得更加靈活，并可通過(guò)U盤(pán)等形式實(shí)現轉借、移交等，不但提升了電子檔案管理工作的靈活性，同時(shí)對于實(shí)現資源共享也具有重要意義[5,6]。而檔案管理人員也可以根據需要對電子檔案進(jìn)行整合，提升工作的時(shí)效性。

　　1.3促進(jìn)醫院信息化建設的完善

　　信息化技術(shù)目前在醫院工作中得到普及，隨著(zhù)醫療需求的增多，需要管理的電子檔案也大量增加。這就需要不斷加強醫院檔案管理信息化平臺的建設和完善，這樣不但能夠使電子檔案管理工作質(zhì)量和工作效率得到大幅提升，同時(shí)對于促進(jìn)整個(gè)醫院管理工作效率的提升都具有重要意義。

　　2存在問(wèn)題

　　2.1批量處理可能造成電子文檔丟失、遺漏

　　醫院電子檔案數量龐大，在進(jìn)行檔案處理的時(shí)候多是采用批量處理的形式，如果工作人員在工作中有所疏忽，難免會(huì )發(fā)生電子檔案丟失、被遺漏等不良問(wèn)題。

　　2.2外界非正常因素的影響造成電子文檔的損壞、丟失

　　醫院電子文檔結構形式多樣，需要通過(guò)信息技術(shù)將其按照不同的形式、格式、類(lèi)型等進(jìn)行轉化歸檔，而在此過(guò)程中，可能受到外界非正常因素的影響導致文檔被損壞或是丟失的情況發(fā)生[7,8]。

　　2.3信息安全問(wèn)題

　　計算機所具有的開(kāi)放性既是優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也是缺點(diǎn)，若計算機受到病毒侵害，醫院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，會(huì )對醫院電子檔案的安全造成極大威脅。

　　2.4檔案管理人員信息管理技能不強

　　檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平直接決定了工作質(zhì)量，然而從目前醫院電子檔案管理現狀來(lái)看，很多醫院檔案管理人員不具備相應的信息技術(shù)知識，這也直接限制了醫院電子檔案信息化管理的工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

　　3討論

　　要想使信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用得到最大限度的發(fā)揮，主要需要重視以下幾方面：

　　3.1重視建立和完善電子檔案管理體系

　　3.1.1從現代化管理理論和管理實(shí)踐中借鑒經(jīng)驗和方法，制定一套科學(xué)、合理、可行的醫院電子檔案信息化管理理論，并在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行總結、改進(jìn)、完善，從而形成適合于本醫院實(shí)情的電子檔案管理體系。3.1.2明確各工作環(huán)節、工作人員的責任、權限、義務(wù)，責任到人，并加強監督，促使相關(guān)工作人員不斷規范自己的行為，嚴格按照工作制度、流程進(jìn)行電子檔案管理工作。3.1.3建立行之有效的獎懲制度，對各項工作制定合理的量化指標，通過(guò)對工作人員的工作量、工作表現、工作成果等進(jìn)行量化評定，從而根據工作表現進(jìn)行相應的獎懲，使工作人員的工作主動(dòng)性和積極性得到提升。

　　3.2重視電子檔案信息數據庫的建設

　　電子檔案信息數據庫的建設是提升電子檔案管理效率，使電子檔案管理工作不斷完善的重要舉措，主要應從以下幾方面做起：3.2.1重視對電子文件的收集以及登記：對于醫院電子文件，相關(guān)工作：人員應當定期或不定期進(jìn)行收集整理，同時(shí)將每一份收集到的電子文件登記在《電子文件登記表》中，該表與電子文件一同管理保存。為防止電子文件的丟失或損壞，還應當定期或不定期做好備份工作。3.2.2重視對電子文件的歸檔工作：對于具有保存價(jià)值、參考價(jià)值、憑證、依據等重要作用的電子文件，應當及時(shí)進(jìn)行歸檔，形成電子檔案。為了最大限度保障電子檔案的安全，應當合理控制電子文檔防磁柜的溫濕度，同時(shí)歸檔應當一式三份，一套進(jìn)行封存保管，一套供查閱使用，另外一套應當異地保存，如此才能更好地避免因存儲過(guò)程中造成電子文件損壞而造成損失。若電子文件具有永久保存價(jià)值，應當留存相應的紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，對于加密文件，則需要在解密之后再進(jìn)行拷貝，以保證信息安全。3.2.3重視醫院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò )化建設：在醫院檔案管理網(wǎng)絡(luò )系統中不斷豐富信息，滿(mǎn)足使用者的信息需求，同時(shí)加強網(wǎng)絡(luò )安全建設，將網(wǎng)絡(luò )管理系統設置成自動(dòng)備份模式，從而更好地保障電子檔案的信息安全。

　　3.3重視檔案管理隊伍專(zhuān)業(yè)化建設

　　首先，科室應當加強對檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓，包括電子檔案管理相關(guān)知識、信息技術(shù)相關(guān)知識、網(wǎng)絡(luò )安全知識等，并不斷提升工作人員的計算機操作水平，從而使檔案管理人員能夠跟上時(shí)代形勢，更好地勝任工作。另外，可營(yíng)造良性競爭氛圍，采用能者上、庸者下的人員管理策略，并通過(guò)相應的獎懲制度，督促工作人員通過(guò)主動(dòng)學(xué)習，不斷充實(shí)自己，完善知識結構，不斷提升自身的職業(yè)素養和專(zhuān)業(yè)水平，以滿(mǎn)足醫院電子檔案管理的發(fā)展需要。

　　參考文獻

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　　[4]浦曉雯,夏開(kāi)建,張軍朝.基于大數據驅動(dòng)的醫院檔案管理數據分析方法與應用決策[J].山西檔案,2016(05):78-80.

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