- 相關(guān)推薦
電子文件對檔案工作的影響及對策的檔案管理論文精選
電子文件對檔案工作的影響及對策
一、電子文件定義及其特點(diǎn)綜述
所謂電子文件是指人們在社會(huì )活動(dòng)中形成的，以計算機盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1. 電子文件不再是直觀(guān)的紙質(zhì)文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;
2. 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;
3 .電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響;
4.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1.傳統的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(cháng)期實(shí)踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計算機磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對計算機有很強的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2.由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因為實(shí)體分類(lèi)的結果只能體現一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計算機系統進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統對電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。
3.由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應根據其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1.對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等，都表現出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書(shū)、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時(shí)方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子文件能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內涵的客觀(guān)需要。
2.對檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著(zhù)大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統的觀(guān)點(diǎn)認為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來(lái)源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)栏駥诂F存的機關(guān)、組織、機構這一現象而產(chǎn)生，人們可以根據需要隨時(shí)對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應隨著(zhù)客觀(guān)實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。
3.對檔案學(xué)理論研究?jì)热莸挠绊?/p>
檔案學(xué)理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì )效用。
2.解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(cháng)期保存，因為它的信息讀出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì )直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長(cháng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長(cháng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復制，以防止信息損失。
3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線(xiàn)狀態(tài)的，隨著(zhù)人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個(gè)平面。這種平面結構只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著(zhù)電子文件的介入，檔案種類(lèi)在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
4檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要�？梢钥隙�，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。
【電子文件對檔案工作的影響及對策的檔案管理論文】相關(guān)文章：
影響醫德檔案管理因素分析論文06-28
檔案管理相關(guān)論文06-27
有關(guān)檔案管理的論文06-27
企業(yè)科技檔案管理的論文07-05
檔案管理員論文06-27
淺析社保檔案管理現狀與對策范文07-04
企業(yè)檔案管理論文06-26
學(xué)校檔案管理論文06-27
醫院檔案管理論文06-27