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電子技術(shù)在檔案管理工作中的作用論文
電子技術(shù)近年來(lái)在檔案管理工作中的應用水平在社會(huì )的發(fā)展推動(dòng)下有了很大的提升，并且在電子技術(shù)相關(guān)研究人員的不斷努力下，電子技術(shù)在檔案管理中應用的水平逐漸趨于成熟，并且在檔案管理工作中發(fā)揮著(zhù)重要的作用。主要以電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用為研究重點(diǎn)，提出了筆者自身的幾點(diǎn)建議，希望可以有利于提高電子技術(shù)的進(jìn)一步應用。
1電子技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應用的必然性
檔案工作要適應信息時(shí)代的要求，必須有一支政治素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)水平高、工作能力強的檔案管理隊伍才能適應經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的需要，提高檔案人員的信息技術(shù)應用能力勢在必行，它是提高檔案管理工作的前提。先進(jìn)的科技手段打破了傳統的檔案管理的物理時(shí)空的限制，使人們對資源的查找有了快捷、便利和及時(shí)的方式，現代化的信息庫，也可以加強檔案管理系統之間的聯(lián)系和交流，為不同的用戶(hù)需求提供了多樣化的選擇空間，檔案工作要適應這些新的東西，要求我們檔案工作者，在整個(gè)檔案的信息管理工作方面，引進(jìn)、消化、適應信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術(shù)發(fā)展的需要，檔案管理也只有滲透新理念、運用新技術(shù)、才能開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面。
2電子技術(shù)在檔案管理中的作用
通過(guò)上述研究可知，電子技術(shù)在檔案管理中的應用是社會(huì )發(fā)展的必然，所以，要檔案管理方面的相關(guān)人員要加強對電子技術(shù)的重視和學(xué)習。并且在研究其應用作用的基礎上促進(jìn)電子技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。筆者在此對電子技術(shù)在檔案管理中的作用進(jìn)行了一定的探索，希望可以提高檔案管理工作的水平而做出一些貢獻。
2.1促進(jìn)計算機網(wǎng)絡(luò )將館藏數字化
所謂“將館藏數字化”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過(guò)文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運用存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤(pán)庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢(xún)手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現“數字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò )的新興的檔案管理技術(shù)。
2.2利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行檔案著(zhù)錄、標引等工作
技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著(zhù)錄可以通過(guò)檔案管理軟件而在計算機上進(jìn)行操作，著(zhù)錄的內容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號、分類(lèi)號、主題詞以及內容摘要等方面。檔案標引是依據檔案分類(lèi)法和主題法將檔案主題概念轉換為檔案標識的過(guò)程，這兩項內容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統的著(zhù)錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計算機上進(jìn)行著(zhù)錄和標引，使得查找檔案十分便捷。
2.3加強對電子文件進(jìn)行管理
計算機網(wǎng)絡(luò )給傳統的檔案工作帶來(lái)的最大改革應該是電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計算機技術(shù)運用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數字化的，但由于它是通過(guò)代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過(guò)設備來(lái)利用，人們在檢索和閱讀電子文件時(shí)要借助特定的硬件設備、操作系統和應用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的文件信息。所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門(mén)應針對單位移交產(chǎn)生的電子文件開(kāi)展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。
2.4利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò )開(kāi)發(fā)利用
網(wǎng)絡(luò )最根本的價(jià)值就在于其本身就能提供越來(lái)越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò )信息資源存在著(zhù)數量大、類(lèi)型多、范圍廠(chǎng)、無(wú)序化等特點(diǎn)，一般利用者很難準確地找到所需信息，更不用說(shuō)深層次開(kāi)發(fā)與利用。因此檔案部門(mén)應做好兩方面的工作：一是對相關(guān)信息進(jìn)行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導讀者快速查找到所需信息；二是根據需求，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò )采集數字信息，然后按照不同專(zhuān)題進(jìn)行分類(lèi)、整合，形成可以提供利用的二次數字信息資源。無(wú)論是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書(shū)登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱(chēng)、年度、機構、職能和保管期限表等著(zhù)錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進(jìn)行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。電子信息技術(shù)在檔案管理中作用的研究涉及的方面有很多，所以，對于其作用的研究就可以從多個(gè)角度進(jìn)行考慮。而以上僅僅只是筆者對于電子技術(shù)作用的幾個(gè)主要方面的研究，并且由于筆者對于電子信息及檔案管理方面的研究能力有限，所以上述研究也比較淺顯，僅僅憑借這些研究來(lái)提高檔案管理工作中電子技術(shù)應用的水平是遠遠不夠的。因此，對于電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用的研究還有待進(jìn)一步加強。綜上所述，對于電子信息技術(shù)在檔案管理中作用的研究無(wú)論是從理論研究方面，還是從實(shí)踐研究方面都取得了很大的成績(jì)，并且為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展做出了突出的貢獻。然而，我們在看到其成績(jì)與發(fā)展的同時(shí)，也應該意識到電子技術(shù)的不斷發(fā)展以及社會(huì )對檔案管理領(lǐng)域需求的逐步提高使得對于電子信息技術(shù)在檔案管理中作用的研究也必須要不斷的向前發(fā)展。因此，我國檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)人士應該加強對電子技術(shù)的重視和研究，從而大幅度的提高我國檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提高。
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