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酒店總機電話(huà)禮儀
酒店總機電話(huà)禮儀1
一、酒店總機接聽(tīng)電話(huà)的禮儀
1、“三響之內”接洽。所有來(lái)電話(huà)，務(wù)必在三響之內接洽，以充分體現酒店的工作效率。如果故意延誤，提起聽(tīng)筒以后還照常和周?chē)娜碎e扯，把發(fā)話(huà)人擱在一邊，這是不允許的。
2、先問(wèn)好，再報單位，再用問(wèn)候語(yǔ)。這樣可以避免搞不清身份和撥錯電話(huà)的麻煩，例如：“您好，××酒店”，一般要求用普通話(huà)，或者用中文和英文。例如，Goodmorning，××Hotel。接電話(huà)問(wèn)好、報單位后講問(wèn)候語(yǔ)，例如，“請問(wèn)我能幫您什么忙嗎？”切忌自己什么都不說(shuō)，只是一味地詢(xún)問(wèn)對方：“您叫什么名字？您是哪個(gè)單位的？”這種做法極不禮貌。另外注意的是，問(wèn)好、報單位、問(wèn)候語(yǔ)這三者開(kāi)頭語(yǔ)的順序不能顛倒弄錯。這樣顯得彬彬有禮，給人一種親切感。
3、避免用過(guò)于隨便的語(yǔ)言。熱情、修辭恰當的語(yǔ)句是電話(huà)回答成功的一半，因而不要用非正規的非專(zhuān)業(yè)化以及不禮貌的詞語(yǔ)。
4、電話(huà)接線(xiàn)要迅速準確。下榻在酒店的客人所接到的大多數電話(huà)都是長(cháng)途電話(huà)，都很重要，因而電話(huà)接線(xiàn)要迅速準確。另外，不許誤傳客人的信件或電話(huà)留言，一定要做到認真、耐心、細心。通話(huà)時(shí)，聽(tīng)筒一頭應放在耳朵上，話(huà)筒一頭置于唇下約5厘米處，中途若需與他人交談，應用另一只手捂住聽(tīng)筒，或按下等待鍵。
5、注意聆聽(tīng)。在客人講完之前不要打斷也不可妄下結論，對聽(tīng)不清楚的地方，要復述客人的話(huà)，以免搞錯。聽(tīng)電話(huà)時(shí)要注意禮貌，仔細聆聽(tīng)對方的講話(huà)，要把對方的重要話(huà)進(jìn)行重復和附合，應不時(shí)地用“對”、“是”、“好的”等來(lái)給對方積極的反饋。如果對方發(fā)出邀請或會(huì )議通知，應致謝。如對方反映問(wèn)題或是客人投訴，接待要耐心，回復對方的話(huà)要十分注意語(yǔ)氣和措詞，要顯得熱情、誠懇、友善、親切，并使對方能體會(huì )到你對他的關(guān)注。
6、做好記錄。若是重要的事，應做記錄。記錄時(shí)要重復對方的話(huà)，以檢驗是否無(wú)誤。然后應等對方自己來(lái)結束談話(huà)，如果電話(huà)上定不下來(lái)，可告知對方待請示領(lǐng)導后，再通電話(huà)決定。
7、通話(huà)完畢通話(huà)結束時(shí)，應說(shuō)“謝謝您！”。通電話(huà)以對方掛斷電話(huà)方為通話(huà)完畢，任何時(shí)候不得用力擲聽(tīng)筒。
二、酒店總機打電話(huà)的禮儀
1、說(shuō)話(huà)要直截了當。員工在打電話(huà)時(shí)，要直對著(zhù)話(huà)筒說(shuō)話(huà)，嘴唇與話(huà)筒相距125px為宜，使用正常的語(yǔ)調，說(shuō)話(huà)直截了當，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山。
2、做好準備工作。電話(huà)簿、常用電話(huà)號碼、日歷、記錄本以及筆全部應放在便于拿到的位置。撥電話(huà)之前，員工應做好各項準備，如各種表格、數據、圖表和有關(guān)內容。
3、禮貌接聽(tīng)電話(huà)。打電話(huà)的人只能根據自己聽(tīng)到的聲音判斷對方對自己的態(tài)度，熱情友好和及時(shí)地招呼對方是最基本要求。員工應該明確自己的崗位，如果所找的人不在，接電話(huà)的員工應提供幫助，解釋要找的人不在，并說(shuō)明大約何時(shí)回來(lái)，或把電話(huà)轉給某一個(gè)可以代替的人，或留下電話(huà)記錄。一個(gè)完整的電話(huà)記錄應包括下列內容：
�。�1）受話(huà)人姓名。
�。�2）發(fā)話(huà)人姓名及公司。
�。�3）發(fā)話(huà)人電話(huà)號碼及分機號碼。
�。�4）發(fā)話(huà)人所在的城市。
�。�5）電話(huà)留言。
�。�6）要求的和允許的活動(dòng)。
�。�7）通話(huà)的日期和時(shí)間。
�。�8）記錄人姓名。
4、禮貌中斷電話(huà)。如果員工在通話(huà)過(guò)程中務(wù)必離開(kāi)一下，他應該請發(fā)話(huà)人等待一下或請對方再掛電話(huà)來(lái)。如果對方愿意等待，應告知對方他的電話(huà)沒(méi)有掛斷，并輕輕放下話(huà)筒。
5、禮貌轉接電話(huà)。員工只有在確信電話(huà)所轉對象能向發(fā)話(huà)者提供幫助時(shí)，才能將電話(huà)轉過(guò)去，應告訴發(fā)話(huà)人要將電話(huà)轉接并解釋為什么要轉接的理由。
6、禮貌地結束電話(huà)。員工在結束電話(huà)時(shí)，應使用恰當的結束語(yǔ)，以對發(fā)話(huà)人表示感謝，或對自己未能提供幫助表示歉意，應讓發(fā)話(huà)者先掛電話(huà)，以免對方有什么誤解。
三、酒店總機電話(huà)遵守保密制度
話(huà)務(wù)員從事的是一項機要工作，酒店內部的信息和賓客的私人情況是不能外泄的，這既是組織紀律，也是禮節禮貌上的基本要求。答復客人查找事項，要在不違反保密規定的前提下。在大多數情況下，電話(huà)總機服務(wù)員不準向問(wèn)話(huà)對方提供客人的姓名、他的房間號碼以及其他任何有關(guān)客人的情況，保證客人的隱私、生活安靜和居住環(huán)境不受侵犯。為了維護酒店的聲譽(yù)，話(huà)務(wù)員不得向外界披露酒店和賓客的情況，以便確保住店客人不受打擾或發(fā)生意外。
四、酒店總機電話(huà)聲音的要求
酒店電話(huà)員的聲調、語(yǔ)言、熱情、快捷以及他個(gè)人的`知識等是促進(jìn)未來(lái)客人是否決定在該酒店下榻的重要因素。
1、聲音親切、明快。接電話(huà)時(shí)應提倡運用富有人情味的聲音，運用帶笑聲音與對方通話(huà)。親切、明快的聲音使對方感到舒服，感到滿(mǎn)意。有人稱(chēng)電話(huà)小姐是“微笑大使”，她們通過(guò)自己的聲音在公眾和酒店之間架起友好的橋梁�？梢�(jiàn)，通話(huà)時(shí)充分調動(dòng)一切語(yǔ)言修辭手段是樹(shù)立酒店良好形象、與公眾建立良好關(guān)系的有效手段。
2、說(shuō)話(huà)文明、服務(wù)熱情
�、沤哟⻊�(wù)使用禮貌語(yǔ)言，持之以恒，習以為常。一接來(lái)電，敬言當先，如說(shuō)“您好！”“請講”等。
�、普Z(yǔ)氣要謙遜，態(tài)度要誠懇。不與通話(huà)人頂撞，發(fā)生爭執。
�、钦Z(yǔ)氣要親切、委婉。具有幫助別人排憂(yōu)解難和樂(lè )意助人為樂(lè )的精神，說(shuō)話(huà)時(shí)語(yǔ)調親切、委婉，使通話(huà)人感覺(jué)到你的關(guān)心和協(xié)助。
�、纫羯岷�、悅耳，使通話(huà)人好象聽(tīng)到家中親人的呼喚，得到“賓至如歸”之感。
�、砂l(fā)音要準確、清晰。不論用哪一種語(yǔ)言或方言說(shuō)話(huà)都要做到發(fā)音準確、清晰。只有這樣才能保證對方聽(tīng)清楚。
�、收Z(yǔ)言要簡(jiǎn)練，用詞要得當。說(shuō)話(huà)簡(jiǎn)明扼要，不羅嗦，用詞得當，不誤解，切忌脫口而出粗俗的語(yǔ)言。
�、苏Z(yǔ)速快慢要適中，根據不同的通話(huà)對象，要恰到好處地掌握講話(huà)速度，對有急事的通話(huà)人，不能給人一種慢條斯理故意拖延時(shí)間的感覺(jué)，對老年人或語(yǔ)言不易溝通的通話(huà)人要適當放慢語(yǔ)速，以期達到明白無(wú)誤的目的。
2、耐心誠懇維護信譽(yù)
�、沤忉屢托�。當通話(huà)人有疑問(wèn)求助時(shí)，話(huà)務(wù)員有責任耐心地盡力向對方作解釋?zhuān)胁豢芍弥焕�，悄悄把電�?huà)掛上。如通話(huà)人要接的分機占線(xiàn)，應說(shuō)“對不起，╳╳╳地方的線(xiàn)路正忙，請過(guò)一會(huì )兒打來(lái)，好嗎？”等。
�、平邮芡对V要虛心。通話(huà)人對酒店服務(wù)質(zhì)量有意見(jiàn)來(lái)電投訴時(shí)，要以虛心的態(tài)度仔細聆聽(tīng)，答應通話(huà)人定將此事及轉告有關(guān)部門(mén)，切不可拒絕或中斷通話(huà)。
�、墙行逊⻊�(wù)要準時(shí)，住店賓客如來(lái)電要求在某時(shí)提供叫醒服務(wù)，話(huà)務(wù)員要當即做好準備、完整的記錄，如不是輪到自己值班，應在下班時(shí)對來(lái)接班的話(huà)務(wù)員作好交代，屆時(shí)按要求準時(shí)叫醒賓客，切不能大意誤事，影響賓客工作或行程的安排。
�、葘τ凇按土粞�，代客撥號，電話(huà)查詢(xún)”等業(yè)務(wù)應做到，不怕麻煩。絕不可對賓客說(shuō)“我沒(méi)空”、“我不知道”之類(lèi)的話(huà)。即使通過(guò)一再努力仍未達到賓客的要求，也應主動(dòng)向賓客作出解釋并致歉意。
酒店總機電話(huà)禮儀2
電話(huà)交談沒(méi)辦法已表情活動(dòng)作傳達意思。因此，如果英對不適當，很容易招致對方的誤解�；镜膽獙υ瓌t如下，須謹記在心。
1)電話(huà)鈴響三聲，必須接聽(tīng)電話(huà)。
2)清晰及快速的報出酒店及部門(mén)名稱(chēng)。
3)報出自己的名字，提出是否需要幫助。
4)用自然的聲音接聽(tīng)電話(huà)，語(yǔ)音不要過(guò)于響亮或叫喊。
5)用溫和禮貌的態(tài)度去接聽(tīng)電話(huà)。
6)仔細聆聽(tīng)對方的'話(huà)語(yǔ)，感受他當時(shí)的心情。
7)讓對方了解，你很想要幫助他。
8)不要由于查找資料或其他事情使對方一直等候。
9)當知道對方姓氏后，請連姓氏稱(chēng)呼。(例如：Mr. Wang / Ms. Zhao)
10)用禮貌用語(yǔ)。
11)準備好筆和紙，用來(lái)記錄。
12)向對方重復完整簡(jiǎn)要的口信，確認是否準確。
13)澄清一切有可能出錯的地方。
14)表示感謝對方的來(lái)電。
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