秘書(shū)溝通技巧

秘書(shū)溝通技巧

　　一、守本分，讓領(lǐng)導放心

　　1、不要越位

　　越位包括兩方面，一方面對領(lǐng)導，秘書(shū)不能代領(lǐng)導做決策，凡事要在自己的權力范圍內進(jìn)行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。

　　2、不要多言

　　即便你通過(guò)對領(lǐng)導長(cháng)期的觀(guān)察，知道他下一步可能采取的行動(dòng)，也不要在他宣布最終決定前擅自行動(dòng)。對于公司機密更要做到一問(wèn)三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。

　　3、不要多問(wèn)

　　這里特別是有關(guān)領(lǐng)導的私人生活，只吩咐你去做，沒(méi)有過(guò)多說(shuō)明的，就不要好奇去問(wèn)。很多領(lǐng)導把家庭生活當作隱私，領(lǐng)導的隱私你探聽(tīng)不得。

　　二、有眼色，讓領(lǐng)導省心

　　1、眼里有事

　　眼里有事是指秘書(shū)不需要領(lǐng)導吩咐就能發(fā)現那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導幾天后要參加某個(gè)會(huì )議，那將與會(huì )議有關(guān)的資料提前準備好就是“我要做”的事。

　　2、學(xué)會(huì )擋駕

　　推銷(xiāo)電話(huà)是秘書(shū)需要準確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導的丈母娘打來(lái)電話(huà)呢？電話(huà)里她怎么也不肯說(shuō)自己是誰(shuí)怎么辦？這需要秘書(shū)日常留心領(lǐng)導的社會(huì )關(guān)系，盡量能從語(yǔ)氣、聲音、電話(huà)號碼等方面來(lái)分辨來(lái)者何人。

　　三、能忠心，讓領(lǐng)導貼心

　　1、功高不震主

　　新領(lǐng)導遇到老秘書(shū)時(shí)，救場(chǎng)幫了領(lǐng)導時(shí)，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書(shū)，你幫助領(lǐng)導再多都是分內事。為領(lǐng)導處理瑣碎、排憂(yōu)解難正是秘書(shū)職責所在。

　　2、細心不計較

　　秘書(shū)瑣事多，細心很重要。但時(shí)間長(cháng)了可能覺(jué)得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書(shū)要調整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導對秘書(shū)工作的標準要求看齊。

　　3、及時(shí)背黑鍋

　　股東會(huì )上領(lǐng)導忘帶文件、同事面前領(lǐng)導責怪錯人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導形象的事情，你及時(shí)出現當眾向領(lǐng)導認錯背黑鍋，領(lǐng)導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。

　　秘書(shū)溝通技巧：五個(gè)把握

　　一、把握好角色，不越權越位

　　做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。做協(xié)調工作時(shí)，秘書(shū)工作者作為主持者，并不是一切都可自行做主。秘書(shū)工作者是代表領(lǐng)導做協(xié)調工作的，不能把主持者誤認為決策者，如這樣認為，必將產(chǎn)生角色錯位問(wèn)題。在與協(xié)調對象溝通、傳達領(lǐng)導指示和意見(jiàn)時(shí)，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導意見(jiàn)一致的內容。

　　二、把握好方法，不以權壓人

　　在協(xié)調過(guò)程中利用領(lǐng)導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調者意見(jiàn)難以統一的時(shí)候，傳達權威領(lǐng)導人的意見(jiàn)，常常能使問(wèn)題迎刃而解。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用。協(xié)調的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽(tīng)各方意見(jiàn)。不能因為你是協(xié)調的主持者，就以領(lǐng)導自居，自以為是，聽(tīng)到不同聲音就進(jìn)行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調工作制造障礙。

　　三、把握好分寸，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化

　　在協(xié)調工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把復雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神秘化。

　　在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調的事，無(wú)時(shí)不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時(shí)注意發(fā)現需要調節的問(wèn)題，說(shuō)幾句調節的話(huà)，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽(tīng)取意見(jiàn)，公開(kāi)處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責、權、利不平衡的事，處理時(shí)應是能私下解決的就不公開(kāi)解決，能會(huì )下協(xié)調的就不開(kāi)協(xié)調會(huì )，即便需要開(kāi)會(huì )協(xié)調的，也應在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來(lái)召開(kāi)。

　　四、把握好火候，既不失時(shí)機也不急于求成

　　要搞好協(xié)調，時(shí)機十分重要。抓住有利時(shí)機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門(mén)急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開(kāi)時(shí)，我們需及時(shí)出面理順關(guān)系。當時(shí)機不成熟，若此時(shí)十分勉強地去統一認識，統一行動(dòng)，反而會(huì )擴大矛盾，容易形成誤解或成見(jiàn)。掌握溝通的時(shí)機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書(shū)工作者思想水平和工作能力的重要標志。

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