如何做好機關(guān)檔案的管理工作

如何做好機關(guān)檔案的管理工作

　　機關(guān)檔案是機關(guān)工作的珍貴參考材料。收集管理機關(guān)檔案，為當前和今后提供有價(jià)值的參考依據，是檔案工作人員的職責。但是，由于管理條件差、人員不穩定等原因，機關(guān)檔案管理工作受到很大制約。以下是小編整理的如何做好機關(guān)檔案的管理工作，希望對大家有所幫助。

　　一、機關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┍９軛l件落后。隨著(zhù)經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步，多數機關(guān)單位辦公場(chǎng)所緊張，沒(méi)有規范統一的專(zhuān)用檔案室;有的單位檔案室與辦公室合二為一，辦公室放幾個(gè)資料櫥，就搖身一變成了檔案室;有的檔案室與倉庫混為一談，檔案沒(méi)有多少，桌椅板凳、報紙雜志等雜物卻堆滿(mǎn)房間，汗牛充棟;有的“六防”設施不配套，檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀、查找困難和遺失等現象時(shí)有發(fā)生。

　�。ǘ�）檔案管理分散。一些機關(guān)下屬科室均設有兼職管理人員，檔案分散管理，兼職檔案管理人員一身多任，各自為政，投入檔案工作的精力有限，而且由于工作不專(zhuān)業(yè)、業(yè)務(wù)不熟悉，無(wú)法對檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，造成文件材料收集不齊全、不完整，檔案管理難以實(shí)現規范化、標準化和長(cháng)期化。

　�。ㄈ�）管理水平不高。一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的機關(guān)檔案管理制度不健全，管理混亂;少數有制度的，也缺乏針對性和可操作性;還有的沒(méi)有相關(guān)配套實(shí)施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現代化手段。隨著(zhù)計算機的普及，不少機關(guān)單位開(kāi)始運用計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)管理檔案，相當一部分檔案管理人員還實(shí)行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現代化技術(shù)設備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開(kāi)發(fā)利用和檔案技術(shù)支撐作用的充分發(fā)揮。

　　二、存在問(wèn)題的原因

　�。ㄒ唬�對檔案管理工作認識不足。社會(huì )的每一點(diǎn)進(jìn)步，對檔案工作地位的提高和自身發(fā)展都會(huì )產(chǎn)生巨大推動(dòng)作用，但檔案工作在一些領(lǐng)域尚沒(méi)有得到足夠重視。主要表現為，一些機關(guān)領(lǐng)導對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案管理不是單位的主要工作，只不過(guò)是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管性的事務(wù)工作，對創(chuàng )造經(jīng)濟社會(huì )效益、完成工作目標任務(wù)幫助不大，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。因此，執行檔案管理的相關(guān)法律法規不認真、不徹底，導致機關(guān)檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。

　�。ǘ�）檔案管理人員素質(zhì)不強。檔案業(yè)務(wù)具有很強的專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、連續性，需要相對固定的工作人員。但現實(shí)當中，檔案管理人員不穩定，專(zhuān)職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長(cháng)遠計劃和打算，安不下心來(lái)，對檔案工作的責任心不強。二是學(xué)習業(yè)務(wù)不專(zhuān)心。檔案管理人員的素質(zhì)提升和繼續教育沒(méi)有納入培訓計劃和要求，他們認為下功夫學(xué)好了業(yè)務(wù)，也該換崗了，學(xué)了也是白學(xué)。三是工作不用心。由于檔案管理人員調整頻繁，大部分兼職人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案知識培訓，對檔案的重要性和管理要求掌握不全面、不系統，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集意識淡薄，交接不認真，往往造成檔案管理水平不高，缺乏連續性、銜接性。

　　三、機關(guān)檔案管理工作的思路

　�。ㄒ唬┍仨氁�起領(lǐng)導重視。領(lǐng)導重視是搞好機關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵。要想得到領(lǐng)導的信任和支持，檔案管理人員必須提高自身素質(zhì)，搞好工作協(xié)調。一要愛(ài)崗敬業(yè)。熱愛(ài)檔案崗位，學(xué)好業(yè)務(wù)知識，提高管理水平，干好本職工作，以出色的工作業(yè)績(jì)，引起領(lǐng)導的關(guān)注和支持。二要強化宣傳。采取多種形式，搞好《檔案法》、《保密法》及有關(guān)法律法規的宣傳，使單位上下充分認識到檔案工作的重要意義。同時(shí)，積極向領(lǐng)導建議，將檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發(fā)展規劃，并根據工作需要撥付經(jīng)費。三要樹(shù)立服務(wù)意識。圍繞單位中心工作，及時(shí)、準確地為領(lǐng)導和相關(guān)科室、部門(mén)提供檔案信息服務(wù)，提升檔案管理工作影響力，推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展。

　�。ǘ�）必須健全機構機制。健全的機構和機制是搞好機關(guān)檔案管理工作的保證。機關(guān)單位在成立業(yè)務(wù)科室的同時(shí)，要相對固定兼職檔案管理人員，人員調整時(shí)必須認真做好檔案資料的交接。同時(shí)，要建立健全檔案工作管理機制，完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責任制，確保檔案業(yè)務(wù)規范執行;要理順機關(guān)科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步推動(dòng)檔案由多頭分散管理向集中統一管理轉變;要將檔案工作與業(yè)務(wù)工作置于同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作同計劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，充分調動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

　�。ㄈ�）必須提高從業(yè)人員素質(zhì)。提高檔案人員素質(zhì)是搞好機關(guān)檔案管理工作的基礎，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰斗力上動(dòng)腦筋、下功夫。一是加強機關(guān)檔案人才隊伍建設。拓寬人才培養渠道，有針對性地選擇綜合素質(zhì)好、發(fā)展潛力大、責任心強的人員進(jìn)行教育培養，引導他們從事檔案管理工作，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng )造性。同時(shí)，要抓好智力引進(jìn)工作，注重引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才或公開(kāi)招錄檔案學(xué)、漢語(yǔ)言文學(xué)、歷史學(xué)、計算機等專(zhuān)業(yè)人才從事機關(guān)檔案工作，壯大機關(guān)檔案人才隊伍。二是加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓。檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性很強，要求從業(yè)人員既要有高度的責任感，又要具有一定的專(zhuān)業(yè)水平，尤其是具有運用現代科技手段管理檔案的基本技能。要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理條例》等法律法規;要強化信息技術(shù)、縮微技術(shù)、數碼復印新技術(shù)、相關(guān)標準規范和檔案基礎業(yè)務(wù)知識培訓，優(yōu)化知識結構，實(shí)現理論和實(shí)踐有機結合;要堅持走出去，學(xué)習先進(jìn)工作經(jīng)驗，增長(cháng)見(jiàn)識，開(kāi)闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺(jué)提升專(zhuān)業(yè)水平，實(shí)現機關(guān)檔案管理的規范化、標準化、科學(xué)化。

　　檔案保管工作的內容

　　檔案保管工作是指根據檔案的狀況所采取的存放和安全防護措施。這是特指檔案科學(xué)管理的一項專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內容主要包括以下3個(gè)方面：

　　(一)檔案的庫房管理，即庫房?jì)葯n案科學(xué)管理的日常工作。

　　(二)檔案流動(dòng)中的保護，即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節中的―般的安全防護。

　　(三)檔案保護的專(zhuān)門(mén)措施，即為延長(cháng)檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專(zhuān)門(mén)的技術(shù)處理。

　　檔案保管工作的意義

　　檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義，主要表現在以下幾個(gè)方面：

　　第一，檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，是一個(gè)獨立的工作環(huán)節。它具有自己的特點(diǎn)，負有具體的工作任務(wù)。所以，許多檔案館設有保管部、處、科等內部組織機構，專(zhuān)司其職；有些檔案館、室則配有專(zhuān)職或兼職專(zhuān)門(mén)人員，負責檔案的保管工作；

　　第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節。維護檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節共同承擔和完成，而保管工作乃是實(shí)現這一任務(wù)和要求的重要環(huán)節，具有決定性的影響，因為檔案壽命的長(cháng)短與檔案保管的好壞有著(zhù)直接關(guān)系；

　　第三，檔案保管工作質(zhì)量的高低對提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個(gè)檔案工作的順利進(jìn)行提供了物質(zhì)對象和最基本的前提；反之，整個(gè)檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進(jìn)行的基礎。

　　保管檔案的基本要求

　　第一，以防為主，防治結合。保護檔案的方法很多，概括起來(lái)主要有兩個(gè)方面：一方面是“防”；二是“治”�！胺馈奔慈绾晤A防檔案文件的損毀�！爸巍奔礄n案損毀之后，要進(jìn)行相應的處治；

　　第二，相互協(xié)調，密切配合。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的有機組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節有著(zhù)密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統計和提供利用等過(guò)程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節對保管工作的促進(jìn)和制約作用，并在進(jìn)行其他各個(gè)環(huán)節工作中注意保護檔案；同時(shí)，還必須關(guān)心文書(shū)部門(mén)對文件載體和書(shū)寫(xiě)材料的選用，在可能的條件下，根據文件的重要程度和保管年限，選用不同等級、不同性能的載體和書(shū)寫(xiě)材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長(cháng)壽命。

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