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在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統的辦公方式已經(jīng)越來(lái)越不能滿(mǎn)足現在軍工單位業(yè)務(wù)的需求了，傳統的工作方式已經(jīng)暴露出它的局限性，顯得捉襟見(jiàn)肘。這種傳統的辦公方式在保密上確實(shí)有著(zhù)很大的優(yōu)勢，但是存在著(zhù)浪費人力、時(shí)間、效率低下的缺點(diǎn)，影響了企業(yè)的工作效率。在國家大力推進(jìn)信息化建設的進(jìn)程中，很多企業(yè)單位已經(jīng)意識到信息化建設的重要性，開(kāi)始加大信息化建設的投入和力度。
一、OA系統功能架構和特點(diǎn)
目前，無(wú)論是大公司還是中小企業(yè)都在積極地呼吁并推行OA系統。而OA系統到底是什么，卻沒(méi)有一個(gè)標準的定義，眾說(shuō)紛紜，五花八門(mén)。其實(shí)OA系統也是無(wú)法定義的，因為每個(gè)單位都有著(zhù)自己獨特的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和情況，辦公的側重點(diǎn)自然也有所不同，所以OA的定義自然也不統一。就OA系統要實(shí)現的功能來(lái)說(shuō)，主要有以下：公文處理和傳遞，如公文擬稿、核稿、簽發(fā)、分發(fā)、簽收、批辦、傳閱直至最后的歸檔；信息發(fā)布和評論，如通告、會(huì )議通知的發(fā)布和就相關(guān)主題信息發(fā)表相關(guān)評論；電子郵件；會(huì )議管理；領(lǐng)導日程管理；信息資源檢索以及相應的應用系統等。從某種意義上，OA系統的特點(diǎn)就是最大限度的擺脫紙質(zhì)載體和傳統工作模式，在網(wǎng)上實(shí)行無(wú)紙化的電子化操作。
二、OA系統建設的意義
OA系統是一個(gè)融合了先進(jìn)管理理念和工作方式的全新系統，有很多優(yōu)勢之處，它的運行必定對企業(yè)單位的科研生產(chǎn)和科研管理起到相當大的促進(jìn)作用。
1、節省時(shí)間，提高效率，加快辦公效率
以往傳統模式下的文件傳遞和分發(fā)，完全依靠人力，工作人員經(jīng)常拿著(zhù)一個(gè)文件夾樓上樓下的走，請領(lǐng)導批辦，然后再按照領(lǐng)導的意見(jiàn)進(jìn)行承辦和傳閱。甚至一個(gè)通知要發(fā)給各單位，也要把整個(gè)樓層跑個(gè)遍，才能傳達到位，整個(gè)傳遞的環(huán)節不但大大消耗了人力，還極大地浪費了時(shí)間。有些文件是急件，要突出它的時(shí)效性，但是整個(gè)環(huán)節太冗余，時(shí)效性往往不是很突出。如果把這些工作都移到OA系統上的話(huà)，會(huì )大大地減少人力和時(shí)間的投入，而且會(huì )顯著(zhù)地提高效率。
2、減少單位計算機管理工作的負擔
采用OA系統后，可以減少移動(dòng)存儲介質(zhì)的使用或完全不使用的話(huà)，就大大降低了安全風(fēng)險，所以在OA系統中傳遞信息，例如使用局域網(wǎng)電子郵箱，就可以避免使用涉密移動(dòng)存儲介質(zhì)，而且還能杜絕介質(zhì)在不同機器上插拔所帶來(lái)的病毒和木馬威脅。在OA系統中，統一配置查殺病毒軟件，又減少了傳統環(huán)境下從互聯(lián)網(wǎng)下載病毒庫移植到涉密機上的風(fēng)險。此外，對整個(gè)系統，無(wú)論是安全策略，還是審計監控，都實(shí)行統一化管理，不僅為計算機管理工作人員減輕了負擔，也減少了泄密隱患。
3、權限管理，加強交流
企業(yè)單位工作人員的職位不同，看到的信息也應該是不同的，因此OA系統所有信息應進(jìn)行等級保護，權限管理，相應權限的人看到相應信息，避免低密級的人知悉高密級信息�？梢哉f(shuō)，雖是同一個(gè)平臺，不同的人看到的內容卻有所不同，這也正符合企業(yè)單位的特點(diǎn)，將一些企業(yè)管理的重要信息知悉范圍控制到最小化。此外，針對相應主題的信息，有權限的人可以針對該信息發(fā)表自己的言論和看法，這又加強了信息的交流和互動(dòng)，使領(lǐng)導層能夠知道廣大群眾的想法和態(tài)度，有利于工作的促進(jìn)和開(kāi)展。所以，權限管理并不是割斷了大家的聯(lián)系，反而使大家能在相應的范圍內更好的交流。
4、簡(jiǎn)化領(lǐng)導工作
目前存在一個(gè)現象，領(lǐng)導經(jīng)常要在文件上進(jìn)行批閱，所以桌上往往堆積著(zhù)一打厚厚要處理的文件、通知和技術(shù)資料，有時(shí)堆積如山。領(lǐng)導經(jīng)常收到基層送來(lái)的文件，不但數量多，種類(lèi)也繁雜，有時(shí)在外出差，桌上的文件經(jīng)常放置幾天沒(méi)有處理，這樣增加很大的安全隱患。等領(lǐng)導回來(lái)，面對如此多要處理的文件，增加了工作的復雜度，有些需要處理的文件或會(huì )議通知已經(jīng)過(guò)了待辦時(shí)間。為了改變這種零亂的工作方式，可以實(shí)行電子化辦公，每次進(jìn)行身份認證，進(jìn)入自己待辦工作界面，逐一處理就可以，如果要出差，可以將一些工作在系統中指定相應的代理人即可。這樣既簡(jiǎn)化了工作又沒(méi)有遺漏工作。
三、系統在建設中存在的問(wèn)題
1、系統要符合本單位的實(shí)際情況
目前很多企業(yè)單位已經(jīng)有自己的信息部門(mén)，并具備一定的開(kāi)發(fā)能力，但是OA系統是一個(gè)大型的多人協(xié)調操作，有一定規范流程，并涉及多學(xué)科的系統。在開(kāi)發(fā)這個(gè)系統時(shí)，必然要投入很大的人力、財力和時(shí)間。如果由本單位工作人員開(kāi)發(fā)，往往會(huì )使自己設計的系統陷入自身的設計局限性，可以說(shuō)存在一定的開(kāi)發(fā)周期和風(fēng)險。所以大多數都選擇購買(mǎi)市場(chǎng)上的成熟產(chǎn)品，并二次開(kāi)發(fā)。在購買(mǎi)OA系統的過(guò)程中，不要盲目的追求價(jià)錢(qián)高，也不要認準哪家便宜；更不要看到其他單位引進(jìn)了某公司的OA系統，就爭相效仿。因為價(jià)錢(qián)高，功能多，但未必適合自己，有些功能也是浪費；別的單位引進(jìn)的OA系統是與別人業(yè)務(wù)相符，并不一定適合自己。在采購過(guò)程中，一定要從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，結合本單位特點(diǎn)，綜合考慮，合理規劃，在根據自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)合理二次開(kāi)發(fā)。
2、建設中需要協(xié)調配合，統籌安排
在系統的開(kāi)發(fā)初期，需要協(xié)調好技術(shù)開(kāi)發(fā)人員和相應的業(yè)務(wù)人員（系統使用者），開(kāi)發(fā)者一般只懂技術(shù)，但不懂業(yè)務(wù)；而將來(lái)的系統使用者精通業(yè)務(wù)卻不懂技術(shù)。一個(gè)好的系統，并不是開(kāi)發(fā)人員憑空捏造，胡亂猜想的，是需要一點(diǎn)一點(diǎn)調研的，他們也不可能在很短的時(shí)間內精通整個(gè)業(yè)務(wù)流程，這是不現實(shí)的。所以，有必要建立一種良好的溝通機制，將業(yè)務(wù)人員所表達的意思能夠被開(kāi)發(fā)人員所理解，并表述清楚每個(gè)細節，而開(kāi)發(fā)人員也要不斷地進(jìn)行信息反饋，使雙方都知道對方的意圖和自己想要知道的信息。
3、OA系統建設是一項長(cháng)期的工作
任何應用系統在推廣使用時(shí)，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯誤的認識，認為這個(gè)OA系統還沒(méi)有做到最完善的地步，還不具備使用的條件。一定要等到一個(gè)完美的系統擺在面前才會(huì )使用，如果這樣的話(huà)，永遠發(fā)現不了該系統的不足，始終感覺(jué)該系統很陌生。其實(shí)人與系統是需要互相適應的，人需要不斷地摸索使用，從而適應這種工作方式和使用方法，在使用中發(fā)現該系統的不足，然后根據用戶(hù)的合理性要求，技術(shù)人員不斷地改進(jìn)和完善，最終實(shí)現系統和人的統一。OA系統在最初時(shí)，可能不具備完全運行的條件，也許只實(shí)現了部分功能，但是大家一定要看清系統的潛在的價(jià)值，這需要用戶(hù)和技術(shù)人員共同的努力。
結束語(yǔ)：辦公自動(dòng)化系統建設雖然在系統建設中也存在這樣那樣的問(wèn)題和困難，但是它的優(yōu)越性已經(jīng)充分的體現出來(lái)，而且必定成為以后的辦公趨勢和方向，必將對公司的發(fā)展和管理提供強有力的支持和保障，并產(chǎn)生深遠的影響。
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