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分析ERP系統在企業(yè)的財務(wù)管理中的運用
[摘 要]： ERP系統實(shí)現了財務(wù)管理和生產(chǎn)管理等功能的集成，將數據的采集延伸到生產(chǎn)、采購、銷(xiāo)售和庫存等環(huán)節，使企業(yè)管理的方式產(chǎn)生了重大的飛躍。本文從ERP系統的重要作用出發(fā)，結合本公司實(shí)際情況闡述了其在企業(yè)的會(huì )計核算、預算管理、成本管理等其他方面的應用，并對ERP在企業(yè)財務(wù)管理中的運用和對會(huì )計人員角色的影響進(jìn)行了分析。
[關(guān)鍵詞]： ERP系統； 財務(wù)管理； 運用
中圖分類(lèi)號：F275 文獻標識碼： A
長(cháng)期以來(lái)，銷(xiāo)售型企業(yè)財務(wù)在管理控制和決策支持方面功能薄弱，會(huì )計作業(yè)主要體現于事后收集和反映會(huì )計數據，當企業(yè)危機發(fā)生時(shí)，危機便首先表現為財務(wù)危機，或缺少資金，或缺乏持續經(jīng)營(yíng)所需的資本。ERP開(kāi)始應用于財務(wù)管理，不僅反映并改善了上述缺陷，同時(shí)依托這一平臺，集成各種經(jīng)營(yíng)資源和信息，如客戶(hù)、供應商、銷(xiāo)售公司、代理商等，為企業(yè)科學(xué)決策提供了更好的依據和服務(wù)。
ERP財務(wù)管理實(shí)施目標，自上世紀90年代起，會(huì )計系統全面推進(jìn)會(huì )計電算化，幾乎所有的財務(wù)人員都得到了相應的技能培訓。計算機在會(huì )計核算上的應用，使財務(wù)人員從繁瑣機械的手工記賬中解放出來(lái)，有了更多的精力去做財務(wù)管理工作�，F在ERP的出現，又顛覆了以往計算機僅僅在會(huì )計核算上的應用，并突破了以往財務(wù)工作的獨立性。ERP是一個(gè)集中化管理模式系統，在這個(gè)系統中，財務(wù)人員參與進(jìn)去的除了財務(wù)會(huì )計模塊，還有后勤模塊（用于物資采購的發(fā)票校驗）、項目系統模塊（用于集成的項目核算）、人力資源模塊（用于上報考核工資）等等。因此，ERP在財務(wù)管理上實(shí)施的目標，絕對不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的會(huì )計核算，而是在ERP平臺下實(shí)施財務(wù)管理應用。
ERP是enterprise resource planning的英文縮寫(xiě)，中文意思是企業(yè)資源計劃，是目前企業(yè)管理界較為流行的一個(gè)名詞，但并不是一個(gè)全新的概念，對于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，經(jīng)營(yíng)管理本身就是對企業(yè)可支配的各種資源的整合利用，創(chuàng )造價(jià)值的過(guò)程。但這時(shí)候的企業(yè)資源計劃關(guān)注的往往是單個(gè)企業(yè)內部資源的配置，管理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統處理流程進(jìn)行。隨著(zhù)企業(yè)規模的不斷擴大，企業(yè)資源及信息已難以通過(guò)手工操作實(shí)現快速集中和優(yōu)化，而市場(chǎng)競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術(shù)實(shí)現企業(yè)資源計劃成為企業(yè)管理的一個(gè)共同的需要。把客戶(hù)需求和企業(yè)內部的制造活動(dòng)、供應商的制造資源整合在一起，形成企業(yè)一個(gè)完整的供應鏈并對供應鏈上所有環(huán)節如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)、運輸、服務(wù)與維護、財務(wù)管理、人事管理、項目管理等進(jìn)行有效管理，對提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理整體績(jì)效具有非常重要的作用。
湖北省電力公司通過(guò)全面建設實(shí)施ERP系統，實(shí)現了財務(wù)、物資、項目、設備資產(chǎn)、人資等五大業(yè)務(wù)管理的系統集中、數據集中、編碼統一、流程統一、信息共享、業(yè)務(wù)集成，給湖北省電力公司及所屬地市級供電單位的經(jīng)營(yíng)管理績(jì)效的提升帶來(lái)了革命性的推動(dòng)。
一、利用ERP系統提高企業(yè)的財務(wù)管理水平
ERP系統在運行中需要大量的財務(wù)信息，所以在運行ERP之前，必須做好有關(guān)方面的基礎數據工作，促使財務(wù)人員制定相關(guān)的制度，提供所有的會(huì )計與財務(wù)資料，為日后財務(wù)管理流程化提供條件。大量的數據計算、分類(lèi)、歸集、存儲、分析等工作，都可以由計算機自動(dòng)完成，提高了會(huì )計工作效率，使會(huì )計信息的提供更加及時(shí)，滿(mǎn)足了現代企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟預測、決策的需要。運用了ERP系統搜集各項交易數據后，即依企業(yè)在ERP系統所設定的參數與所選擇的企業(yè)業(yè)務(wù)程序，來(lái)進(jìn)行運算、處理與分析，進(jìn)而自動(dòng)產(chǎn)生供管理決策參考的相關(guān)信息，管理會(huì )計人員不需再搜集、處理與分析數據。
有鑒于此，企業(yè)內部會(huì )計人員所扮演的角色，應由原來(lái)的交易記錄者、報表編制者，轉變?yōu)槠髽I(yè)決策者的咨詢(xún)伙伴，以協(xié)助企業(yè)決策者取得與運用ERP系統所產(chǎn)生的信息。內部稽核人員方面也有所改變，傳統的稽核業(yè)務(wù)較著(zhù)重于正式的會(huì )計控制功能。然而，在新信息技術(shù)之下，企業(yè)內部控制從以財務(wù)會(huì )計為主的內部控制擴大為企業(yè)整體營(yíng)運的內部控制。因此，內部稽核人員的新使命將以有效提升企業(yè)價(jià)值為未來(lái)角色發(fā)展的重要方向
二、利用ERP提升企業(yè)資金管理水平
通過(guò)ERP系統中的財務(wù)分析系統、決策支持系統，企業(yè)可進(jìn)行資金流動(dòng)性分析，了解資金的投向是否向效益高的產(chǎn)品和經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域流動(dòng)，結構是否合理。如：資金周轉率的高低可以看出資金的轉化是否順暢，周轉是否較快，通過(guò)預算的報警系統了解有沒(méi)有超過(guò)規定的資金定額，通過(guò)固定資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)占總資產(chǎn)的比例了解資金占用比例是否合理；企業(yè)通過(guò)自有資金、長(cháng)期負債和短期負債所占的比重是否恰當，已籌資金是否確保了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和企業(yè)未來(lái)一定時(shí)期內發(fā)展的需要，資金籌措支付的成本是否合理等因素分析，確定資金的籌集與使用。
根據美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會(huì )統計，使用一個(gè)ERP系統，可以為企業(yè)帶來(lái)庫存下降30%～50%；延期交貨減少80%；采購提前期縮短50%；停工待料減少60%；制造成本降低12%；管理水平提高，管理人員減少10%，生產(chǎn)能力提高10%～15%等直接經(jīng)濟效益。這一點(diǎn)對于我公司有著(zhù)重要的意義，由于交貨期的延遲，庫房偏小，各類(lèi)絕緣子型號類(lèi)似，從外觀(guān)上難以區分，庫存有很大的壓力，各類(lèi)絕緣子型號類(lèi)似在ERP系統的幫助下實(shí)行了貨位標示管理，把各種類(lèi)型絕緣子按照訂單及規格型號分別標識在相應貨位上，這樣從ERP系統里就能清楚地看到庫存結存的未發(fā)貨的訂單以及各規格型號的絕緣子，避免了以前未應運ERP時(shí)到處找貨的情況，極大的改善了庫存情況，使倉庫的使用率得到很大的提高。
三、利用ERP提升企業(yè)成本管理水平
現代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調地計劃、監控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統，從而協(xié)助企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場(chǎng)來(lái)進(jìn)行運作。在典型的ERR系統中，所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源并且使用一個(gè)標準化的報告系統，用戶(hù)界面的同一結構使這個(gè)系統具有容易操作的特點(diǎn)，成本與收入的監控可貫穿所有職能部門(mén)。差異或有問(wèn)題的項目一旦出現就能被分離出來(lái)，并可采取措施去糾正。具體說(shuō)來(lái)，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面：成本中心會(huì )計、定單和項目會(huì )計、獲利能力分析等系統。 以定單和項目會(huì )計為例，我公司是一個(gè)典型的訂單型的生產(chǎn)企業(yè)，使用ERP系統收集成本，并用計劃與實(shí)際結果之間的對比來(lái)協(xié)助對每一個(gè)訂單的監控。系統提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化我公司對每一項業(yè)務(wù)活動(dòng)的計劃與執行。
再以獲利能力分析為例，哪一類(lèi)絕緣子會(huì )產(chǎn)生最好的效益？一個(gè)特定的絕緣子定單利潤是怎樣構成的？這些都是獲利能力分析必須涉及的問(wèn)題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時(shí)，銷(xiāo)售、市場(chǎng)、產(chǎn)品管理、等模塊也將根據從獲利能力分析所提供的第一手來(lái)自市場(chǎng)的信息來(lái)進(jìn)行進(jìn)一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現存市場(chǎng)中的位置，并對新市場(chǎng)的潛力進(jìn)行評估。
在我公司上ERP系統之前，雖然對每個(gè)訂單也進(jìn)行了項目評審，但評審的主要目的是生產(chǎn)上能否按訂單及時(shí)交貨，對于利潤率僅作為一個(gè)輔助項目來(lái)參考。這樣的后果就是生產(chǎn)是完成了，但對企業(yè)利潤的創(chuàng )造只能秋后算賬，等到財務(wù)報表出來(lái)后才能知曉。我公司ERP系統里有一個(gè)訂單成本核算模塊，由技術(shù)部將技術(shù)通知單下發(fā)，ERP系統即可按流程工藝計算此訂單的盈利情況。這樣公司在生產(chǎn)決策上就可兼顧生產(chǎn)效率以及盈利情況均衡安排生產(chǎn)。
四、利用ERP提升企業(yè)財務(wù)決策與計劃能力
我公司ERP系統實(shí)行的是三級計劃管理，即決策層、計劃層和執行層，是一種計劃主導型管理模式，計劃層次從宏觀(guān)到微觀(guān)、從戰略到技術(shù)逐層優(yōu)化，但始終保證與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略目標一致；ERP的財務(wù)子系統中包含了成本會(huì )計和財務(wù)管理功能，可以由生產(chǎn)活動(dòng)直接產(chǎn)生財務(wù)數據，把實(shí)物形態(tài)的物料流動(dòng)直接轉換為價(jià)值形態(tài)的資金流動(dòng)，財務(wù)部門(mén)及時(shí)得到資金信息用于成本控制，通過(guò)資金流動(dòng)狀況反映經(jīng)營(yíng)情況，隨時(shí)分析企業(yè)的經(jīng)濟效益，參與決策，指導與控制經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)，形成物流與資金流的統一。
ERP應用涵蓋了銷(xiāo)售、采購、財務(wù)、質(zhì)量、人力資源和設備的管理，采用現代技術(shù)，將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節的信息資源進(jìn)行整合，達到信息資源共享的目的，減少內部消耗，提升企業(yè)效率，其實(shí)質(zhì)為業(yè)務(wù)流程重組。重要特征為體現在財務(wù)賬面上的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息不僅是資金的收付，而且涵蓋了從供應商供貨到產(chǎn)品銷(xiāo)售給用戶(hù)的全部信息。
五、ERP在具體的財務(wù)管理應用中還要關(guān)注的問(wèn)題
�。ㄒ唬┤藱C應用欠缺靈活性由于ERP系統本身所具有的高度集成性，所以在人機應用方面表現出較多的不靈活性。比如，在各個(gè)窗口打開(kāi)過(guò)程中，必須按照順序一個(gè)一個(gè)打開(kāi)，只要無(wú)意間關(guān)閉了哪一個(gè)系統，其后面的操作都無(wú)法實(shí)現，而不像我們平時(shí)使用的WORD、EXCEL等操作系統，關(guān)閉前面的操作不會(huì )影響后面的操作。
�。ǘ┫到y維護成本較高。由于ERP系統一般情況下都是由上而下進(jìn)行維護，而基層的維護人員又無(wú)法真正了解ERP的運作過(guò)程以及內含的關(guān)鍵控制點(diǎn)，加上系統又是請xx方面的公司開(kāi)發(fā)研制的，我公司一般員工在操作中一旦出現問(wèn)題，往往需要層層匯報，時(shí)間長(cháng)、費用大，影響了企業(yè)的效率。
�。ㄈ┎檎也铄e比較耗時(shí)雖然ERP具有高度集成等特點(diǎn)，對應關(guān)系也比較明晰，但是在會(huì )計核算當中，萬(wàn)一哪個(gè)環(huán)節出了差錯，財務(wù)人員復核時(shí)如沒(méi)有及時(shí)發(fā)現，事后需要查找要復雜得多，所消耗的時(shí)間也要長(cháng)得多。
六、ERP財務(wù)管理應用的風(fēng)險及防范
ERP的上線(xiàn)工作經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間充足的準備，但任何新事物的應用都有一個(gè)逐步適應與完善的過(guò)程。我們應當對可能存在的各種風(fēng)險有全面的了解，并且增強風(fēng)險意識，建立起一套行之有效的風(fēng)險防范與管理機制。財務(wù)部門(mén)是企業(yè)所有業(yè)務(wù)的最終反映與歸集部門(mén)，需要處理最大量的數據信息。因此做好風(fēng)險防范工作，是提高ERP實(shí)施成功率的重要保障。
傳統觀(guān)念與ERP的矛盾。熟悉電算化的人很容易認為ERP就是一套軟件系統，并沒(méi)有意識到這是企業(yè)整個(gè)管理方式的改變。如果我們僅僅簡(jiǎn)單地模擬現行企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)，使之一成不變地在新系統中進(jìn)行計算機化，就會(huì )使ERP喪失其最重要的管理功能，最終將導致ERP應用的失敗。
各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的密切配合度。ERP最大的特點(diǎn)是業(yè)務(wù)的集成，財務(wù)不能再像從前那樣單從自己的財務(wù)計算機系統中工作，而是與物資、項目、設備、人力資源等各部門(mén)密切配合才能在ERP這個(gè)系統中顯示出自己的業(yè)務(wù)。若有一個(gè)環(huán)節出現問(wèn)題，就會(huì )直接影響財務(wù)人員的記賬工作。同樣，財務(wù)部門(mén)的工作也影響著(zhù)其他部門(mén)。因此各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的密切配合度，也將直接影響ERP實(shí)施的成功率。
ERP接替老系統時(shí)段的風(fēng)險。一般來(lái)講，以前只有財務(wù)部門(mén)實(shí)行較為完善的電算化。新系統最初上線(xiàn)時(shí)，還沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分的事實(shí)檢驗。雖然經(jīng)歷過(guò)單元測試、集成測試、模擬運行幾個(gè)過(guò)程，但仍不足以囊括所有的財務(wù)業(yè)務(wù)。新舊業(yè)務(wù)的流程有所不同、具體的操作方式有所不同，因此，未經(jīng)歷充分的實(shí)際業(yè)務(wù)檢驗，最好雙系統并用，一方面給大家充分的時(shí)間熟練地掌握新系統，另一方面可以對新舊系統賬套上的業(yè)務(wù)核算進(jìn)行全面核對。
信息系統安全運行的風(fēng)險。ERP系統正式運行后，系統若存在病毒感染、非法篡改、刪除等將造成業(yè)務(wù)中斷，給企業(yè)帶來(lái)不可彌補的損失。因此，我們應當控制好用戶(hù)權限以及建立完善的數據定期備份機制。
七、結束語(yǔ)
總之，ERP作為一種新的企業(yè)資源式，具有很強的應用潛力，我公司也在去年才進(jìn)行ERP的研制，今年才剛剛試運行。系統的完善還需要不斷積累經(jīng)驗；同時(shí)還需要將成功企業(yè)的成功系統匯總，把ERP實(shí)施工程中存在的不足予以予以克服和改進(jìn)，以使ERP系統在企業(yè)財務(wù)管理中有更加美好的前景，全面提高企業(yè)的管理水平，努力實(shí)現企業(yè)價(jià)值最大化的目標。
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