文秘如何做好辦公室工作
導語(yǔ)：辦公室作為單位的綜合辦事機構，處于承上啟下、溝通內外、協(xié)調左右的重要位置，除履行“輔助政務(wù)，處理事務(wù)，搞好服務(wù)”的職能外，還肩負著(zhù)“內求團結，外塑形象”的公關(guān)重任。下面是辦公室文員的主要工作內容，歡迎參考！
辦公室是領(lǐng)導決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導和基層部門(mén)的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調各科室工作的紐帶，是單位對外宣傳的窗口，也是培養鍛煉自身能力的一個(gè)重要部門(mén)。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，就成為辦公室工作人員應該經(jīng)常思考，必須明晰的問(wèn)題，它關(guān)乎辦公室工作質(zhì)量能否提高，工作效能能否充分發(fā)揮。編輯整理總結了如下幾點(diǎn)。
一、認識一個(gè)規律，也就是辦公室工作的規律。
辦公室對上是辦事員，對下是聯(lián)絡(luò )員。他的職責要求必須是緊跟領(lǐng)導的工作思路，從屬于領(lǐng)導，服務(wù)于工作。在一定程度上說(shuō)，被動(dòng)性、服務(wù)性是它的本質(zhì)。業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點(diǎn)。沒(méi)有規律，就是它的規律。要做到有序性和隨意性，主動(dòng)性與被動(dòng)性有機統一。事事從大處著(zhù)眼，從小事著(zhù)手，在隨意中把握有序，在被動(dòng)中把握主動(dòng)，在普遍中開(kāi)創(chuàng )新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。
二、保持兩種狀態(tài)。
一種是保持清醒的狀態(tài)。辦公室工作總做是千頭萬(wàn)緒，紛紜復雜，兩眼一睜忙到熄燈。不付出超量的勞動(dòng)，肯定是做不好工作的。但是僅靠勤勤懇懇，任勞任怨也是不夠的。必須忙里偷閑，跳出事務(wù)性的圈子，靜下心來(lái)，站在全局的高度，站在領(lǐng)導的角度，想領(lǐng)導之所想，想領(lǐng)導之應想，想領(lǐng)導之未想。要每臨大事有靜氣，時(shí)刻保持清醒頭腦。比如說(shuō)對領(lǐng)導的決策落實(shí)時(shí)，就要條理清晰的抓好“三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)”：一要抓牢“著(zhù)力點(diǎn)”，就是抓住工作的重點(diǎn)，分清工作的主次和輕重緩急。二要抓準“梗阻點(diǎn)”，就是抓落實(shí)際工作過(guò)程中難以落實(shí)的環(huán)節和問(wèn)題。要有捅“馬蜂窩”的精神，“敢”字當頭，敢查、敢辦。敢于抓住不落實(shí)的事，追究不落實(shí)的人，一抓到底，務(wù)求落實(shí)。三要抓實(shí)“空白點(diǎn)”，就是抓領(lǐng)導未強調、未要求而又必不可少、不可忽視的工作點(diǎn)，推動(dòng)各項工作圓滿(mǎn)、順利、全面地落實(shí)。
第二種是保持恐懼的狀態(tài)。如履薄冰，如臨深淵，時(shí)時(shí)刻刻謹慎恐懼的工作。辦公室工作無(wú)小事，每一件工作都容不得半點(diǎn)虛假，旦出現疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給整個(gè)單位的各項工作帶來(lái)不利影響。因此，辦公室人員要切實(shí)樹(shù)立“責任重于泰山”的意識，做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴要求、從優(yōu)服務(wù)，高標準、高質(zhì)量，確保萬(wàn)無(wú)一失。
三、擺正三個(gè)關(guān)系。
辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次，進(jìn)與退，前與后之間把握好分寸。這不僅是職責的要求，也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數。
首先要擺正工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動(dòng)性之間的關(guān)系。要參與不干預，到位不越位，尊重不盲從。不當吹鼓手、馬屁精。要能干事而不誤事，要能成事而不添亂。
其次要擺正領(lǐng)導工作目標的統一性和職權任務(wù)的差異性的關(guān)系。要明白辦公室是單位的綜合部門(mén)，但不是權力部門(mén)。辦公室人員盡管經(jīng)常與領(lǐng)導在一起研究問(wèn)題，盡管經(jīng)常傳達領(lǐng)導的指示，但是并不意味著(zhù)可以發(fā)號施令，以領(lǐng)導自居。
再次是要擺正辦公室人員同領(lǐng)導在政治地位上的平等性與分工的不同之處的關(guān)系。因此要認識到，接受領(lǐng)導、服從領(lǐng)導、服務(wù)領(lǐng)導不僅是辦公室人員的職責所在，更是組織內部的運行的基本要求。
四、要接受四種考驗。
一是受得了委屈。二是耐得住寂寞。三是經(jīng)得起誘惑。四是守得住秘密。
受得了委屈是指辦公室人員性質(zhì)和任務(wù)決定著(zhù)你站在風(fēng)口浪尖上，置身于矛盾的焦點(diǎn)之中，在某些時(shí)候不被理解或受到一些埋怨是正常的。所以辦公室人員必須有良好的的心理素質(zhì)和心理承受能力，受得起各種委屈。
耐得住寂寞。辦公室工作人員要保持一種平靜的心態(tài)、平衡的心態(tài)、平淡的心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻而不索取，耐得住生活清苦，耐得住工作艱苦，甘當“不為名利的小草、樂(lè )于奉獻的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”。
經(jīng)得起誘惑。辦公室人員往往因為作為領(lǐng)導決策的提前得知者而要面對種種誘惑，這時(shí)候就是對道德的考驗，對信念的考驗，對人品的考驗。守口如瓶，知而不能說(shuō)。是一名辦公室工作人員必備的素質(zhì)。
守得住秘密。辦公室有許多機要、文件，必須有保密紀律。俗話(huà)說(shuō):“無(wú)知者膽大，膽大者妄為，妄為者肇事”。要保障秘密信息安全，辦公室人員必須具備清醒的保密意識，掌握涉密管理知識。只有具備較強的保密意識，才有規范的保密行為，才有較好的保密效果。如果喪失保密意識，就會(huì )放棄警惕，疏于管理，違規操作，就容易產(chǎn)生泄密隱患，最終釀成不可收拾的后果。
五、具備五種素養。
一是上得了廳堂。辦公室人員要有文化，有修養，有理想，有抱負，有能力。在工作上能夠成為領(lǐng)導的智囊，左膀右臂。言談舉止上表現得穩重大方;為人處事上機智，謹慎，寬容。學(xué)問(wèn)是基礎，修養是關(guān)鍵。有德有才是精品，有德無(wú)才是次品，有才無(wú)德是危險品。辦公室是窗口，人員的一舉一動(dòng)都在別人的關(guān)注之中。人員可以是別人學(xué)習的楷模。又容易成為別人議論的焦點(diǎn)，所以在言談舉止上要把握好分寸，把握好尺度。
二是要下得了廚房。就是要不怕臟、不怕累、不怕繁，為領(lǐng)導做好服務(wù)，為機關(guān)做好服務(wù)，為基層做好服務(wù)，為群眾做好服務(wù)，就是要樹(shù)立服務(wù)意識。
三是要有不卑不亢的品德。不卑就是對上要不卑躬屈膝，不溜須拍馬，唯唯諾諾，要敢于對領(lǐng)導進(jìn)言，提出自己的看法與主張。不亢就是不能居才自傲，狂妄自大。對來(lái)辦事的群眾不盛氣凌人，不可一世。要耐心做好工作，樹(shù)立起人民公仆的形象。
四是要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)。辦公室工作人員必須要有很強的時(shí)間觀(guān)念，對領(lǐng)導的指示命令必須立即傳達，對下級的請示報告要盡快呈請領(lǐng)導，領(lǐng)導交辦的事情說(shuō)辦就辦，不等不靠，今天的事情必須今天完。不能拖拉誤事。
五是注重禮儀。禮儀包括接人待物的合理方法和做事的程序禮節與禮貌。在禮儀實(shí)踐中表現的好與壞，是一個(gè)人品行和素質(zhì)的寫(xiě)照。而在辦公室工作，則代表著(zhù)整個(gè)單位集體的素質(zhì)。很多人對一個(gè)部門(mén)的認識往往就是通過(guò)辦公室工作人員的言談舉止而定性的。另外，辦公室人員要與許多層面的人進(jìn)行接觸與溝通，禮節和禮貌會(huì )越好，和人們相處的會(huì )更融洽和諧，個(gè)人形象也會(huì )更好，做事的成功率會(huì )大大堅強，甚至是事半功倍。反之，禮節和禮貌表現得不好，就很難和人和諧相處，做事的成功率會(huì )很低，對工作的順利開(kāi)展也會(huì )造成巨大的影響。
六、練好六種功夫。也就是六種基本工作技能。
一是會(huì )出好點(diǎn)子。能出點(diǎn)子，會(huì )出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子。一名優(yōu)秀的辦公室人員要想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導之所急。要當高參，不當亂參。這就要求，在平時(shí)就要勤學(xué)善思，注重研究焦點(diǎn)問(wèn)題，解決工作中的難點(diǎn)問(wèn)題，這樣在需要的時(shí)刻才能夠為領(lǐng)導多出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子;多獻計策，獻好計策。
二是會(huì )玩筆桿子。有較強的文字能力。辦公室的文字綜合水平是全部門(mén)思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現，對于整個(gè)部門(mén)執行政策、制定決策、落實(shí)工作具有舉足輕重的作用。相應地，這對辦公室人員的文字綜合能力，提出了非常高的要求。最基本的要求是要做到能預見(jiàn)、善歸納;能分析、善綜合;能比較、善鑒別;能抽象、善概括，因此，必須在提高文字綜合能力上下大功夫，下狠功夫。
三是會(huì )用嘴皮子。反映問(wèn)題傳達指示不走樣，組織溝通順暢，坐著(zhù)能寫(xiě)，站著(zhù)能說(shuō)，下去能唱。有人說(shuō):“講話(huà)能達意而具有美感，這就成了藝術(shù)”。對于一些事情的處理，語(yǔ)言表達講究不講究技巧,效果是大不相同的。為領(lǐng)導不惹麻煩，讓同志聽(tīng)進(jìn)意見(jiàn)，使群眾了解政策，都需要準確而恰當的語(yǔ)言表達。同樣這也是創(chuàng )建和諧機關(guān)的必備因素。
四是會(huì )轉腦瓜子。作為辦公室的一員，一定要機靈。要時(shí)刻關(guān)注周?chē)那闆r。要見(jiàn)微知著(zhù)，能管中窺豹。并且具備當上級要求與自身實(shí)際不一致的時(shí)候，能找到結合點(diǎn);領(lǐng)導之間意見(jiàn)不一致的時(shí)候能找到相同點(diǎn);部門(mén)之間不一致時(shí)能找到溝通點(diǎn)的能力。
五是會(huì )補塌臺子。會(huì )補領(lǐng)導做不好的事、補領(lǐng)導做不了的事、補領(lǐng)導不宜做的事、補領(lǐng)導不愿做的事，用創(chuàng )造性的工作把自己融于領(lǐng)導意志和整個(gè)事業(yè)之中。
六是會(huì )闖新路子。要吃透過(guò)去時(shí)、把握現在時(shí)、著(zhù)眼將來(lái)時(shí)，用發(fā)展的眼光要求自己，用創(chuàng )新的思路激勵自己，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng )新。針對工作中的一些新問(wèn)題、新情況，能夠想出新的思路。
七、要有七種意識。
一是要有辦公室里無(wú)小事意識。
二是要有絕對服從的工作態(tài)度。
三是要有愛(ài)崗為家的敬業(yè)精神。
四是要有雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)。
五是要有眼觀(guān)六路，耳聽(tīng)八方的能力。
六是要有爭創(chuàng )一流的工作目標。
七是要有樹(shù)立領(lǐng)導形象的思想境界。
八、克服八種不足。
一是克服與其他科室配合少的不足。
二是克服意見(jiàn)多，方法少，措施少的不足。
三是克服計較多，寬容少不足。
四是克服是索取多，奉獻少的不足。
五是克服浮躁多，實(shí)干少的不足。
六克服是請示多，意見(jiàn)少的不足。
七是克服說(shuō)得多，做得少的不足。
八是克服忙于事務(wù)多，學(xué)習少的不足。
所以要成為一名優(yōu)秀的辦公室干部，必須是一個(gè)負責內務(wù)的管理員，是一個(gè)上情下達、下情上報的信息員，是一個(gè)面對群眾上訪(fǎng)、部門(mén)來(lái)訪(fǎng)、領(lǐng)導下訪(fǎng)的接待員，是一個(gè)會(huì )出主意、出好主意的參謀員;是一個(gè)報道單位和隊伍形象的通訊員。要做好會(huì )撰文、會(huì )批文的文書(shū)角色;要做好聯(lián)系內外，溝通上下，協(xié)調左右的中介角色;要做好領(lǐng)導、群眾，單位的代言角色;要做好好對外聯(lián)絡(luò )的外交角色。
要使辦公室工作做得扎扎實(shí)實(shí)富有成效，還必須在工作中加強學(xué)習、不斷開(kāi)拓創(chuàng )新、總結和提高。春風(fēng)大雅能容物，秋水文章不染塵。既然從事于這份工作，并且熱愛(ài)這份工作，就一定要保持一種寧靜淡泊的心境，勇敢面對繁雜工作的挑戰，快樂(lè )的生活，愉悅的工作，努力開(kāi)創(chuàng )辦公室工作的新局面。
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