做好辦公室文秘工作的方法

做好辦公室文秘工作的方法

　　企業(yè)辦公室文秘工作者，作為以輔助決策、協(xié)調服務(wù)、辦文辦會(huì )辦事等為主要職能活動(dòng)的領(lǐng)導者的參謀助手，現代社會(huì )對該崗位從業(yè)者的素質(zhì)要求愈來(lái)愈高。以下是小編整理的做好辦公室文秘工作的方法，希望大家認真閱讀!

　　一、端正心態(tài)，以干事創(chuàng )業(yè)的激情面對文秘工作

　　有人說(shuō)：“十年政工一場(chǎng)空”，比照這一說(shuō)法，也許從事企業(yè)辦公室文秘工作的人員也會(huì )有此感慨，究其原因，筆者認為不外乎兩個(gè)方面：

　　其一，辦公室文秘工作者所從事的辦文辦會(huì )等工作比較務(wù)虛，決定了秘書(shū)工作的成果很難用具體的經(jīng)濟數據來(lái)表述。

　　其二，作為各級領(lǐng)導的參謀和助手，文秘工作者始終處于輔助角色和從屬地位，工資收入也相對不高，而文秘工作者整天埋頭工作，苦思冥想，案牘勞形，咬文嚼字，寢食難安， “一支筆桿，兩眉不展，三更不眠，四季不閑”這句話(huà)形象地描述了其崗位特點(diǎn)，文秘工作者有時(shí)還會(huì )被人戲謔地稱(chēng)作“書(shū)呆子”，這與當今物欲橫流的社會(huì )時(shí)代形成強烈反差，導致秘書(shū)人員難免會(huì )產(chǎn)生一些自卑心理。

　　在此情況下，還有誰(shuí)愿意去從事文秘工作，耐得住寂寞，扛得住誘惑，“板凳要坐十年冷”?

　　照此說(shuō)法，難道說(shuō)文秘工作就不重要了嗎?文秘工作者就沒(méi)有價(jià)值了嗎?毋庸置疑，答案絕非如此。

　　在傳統的官本位思想意識里，人們會(huì )說(shuō)“領(lǐng)導是尊”、“領(lǐng)導難當”，其實(shí)了解文秘崗位特點(diǎn)的人會(huì )說(shuō)：“文秘人員也值得尊重”、“文秘人員也不好當”。因為，文秘工作崗位的特點(diǎn)，決定了文秘工作者在職能活動(dòng)中要充分發(fā)揮參謀咨詢(xún)、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調等重要作用，它要求必須站在領(lǐng)導者的角度觀(guān)察、分析和處理問(wèn)題，必須具有全局觀(guān)念，同時(shí)要求必須具有較高的政策理論水平和辦文辦事能力，熟悉文書(shū)、會(huì )務(wù)、檔案、保密、信訪(fǎng)、通信、禮儀等方面的知識，會(huì )操作現代化辦公設施等等。大家知道，判斷一個(gè)人是否具有價(jià)值，關(guān)鍵在于他在一個(gè)組織中是否輕易被別人所替代，文秘工作這種較高的專(zhuān)業(yè)性素質(zhì)要求，決定了文秘崗位不是隨便一個(gè)人就能夠輕易勝任和替代的，因此也決定了文秘工作者的價(jià)值所在。

　　所以，辦公室秘書(shū)人員要克服自卑心理，正確看待自己;要尋找和發(fā)揮自己的特長(cháng)，讓自己更加從容自信;要端正心態(tài)，正確看待崗位工作;要不計個(gè)人得失，有著(zhù)吃苦耐勞，甚至委曲求全的精神，以干事創(chuàng )業(yè)的激情從事秘書(shū)工作。

　　二、培養興趣，以扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底從事秘書(shū)工作

　　興趣，是一個(gè)人專(zhuān)注于某項事物的表現。愛(ài)好，是興趣的持久發(fā)展。中國的一位學(xué)者曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，凡是有生活的地方就有快樂(lè )和寶藏。文秘工作雖然很枯燥、很辛苦，但是只要懷著(zhù)濃厚的興趣愛(ài)好去學(xué)習、去工作，必定可以感受到事業(yè)的可貴可愛(ài)，并化為精神的愉悅和奮斗的動(dòng)力源泉。

　　(一)培養學(xué)習興趣，練就扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底

　　“能說(shuō)會(huì )道”是文秘工作者的基本功，所以要以強烈的求知欲去學(xué)習，不斷提高口頭表達能力和書(shū)面表達能力。只有在自己對文秘工作感興趣的時(shí)候，才會(huì )坐得下來(lái)、靜得下心、鉆得進(jìn)去地去學(xué)習有關(guān)知識，培養深厚的文化底蘊及過(guò)硬的功夫，以勝任崗位工作的要求。

　　當然，興趣愛(ài)好有人是先天賦予的，有人是靠后天培養的，文秘工作者可以通過(guò)結識一些有語(yǔ)言文字表達能力特長(cháng)的朋友、加入興趣小組或作家協(xié)會(huì )、多讀書(shū)看報、多給報紙雜志投稿、多參加各類(lèi)征文比賽活動(dòng)等方式，向朋友學(xué)習、向社會(huì )學(xué)習、向書(shū)本學(xué)習，通過(guò)獲得作品發(fā)表或獲獎的機會(huì )，包括取得語(yǔ)言文字表達能力的不斷提升等來(lái)得到正面激勵、贏(yíng)得社會(huì )尊重，反過(guò)來(lái)再不斷培養學(xué)習的興趣愛(ài)好，激發(fā)求知欲，形成良性循環(huán)的局面。

　　(二)培養工作興趣，把枯燥的工作變成自己的興趣愛(ài)好

　　心理學(xué)家亞伯拉罕.馬斯洛曾經(jīng)寫(xiě)道：“人類(lèi)最美麗的命運，最美好的運氣，就是在做自己喜愛(ài)的事情的同時(shí)獲得報酬�！彼�以，當你喜歡上文秘工作的時(shí)候，就會(huì )心無(wú)旁騖，聚精會(huì )神，把注意力的焦點(diǎn)集中在學(xué)習、寫(xiě)作上，就會(huì )以苦為榮，以苦為樂(lè )，投入工作，忘我工作，這樣就會(huì )欣喜地聞聽(tīng)到自己的事業(yè)一天天邁向成功的鏗鏘足音。所以，與文秘工作交朋友，可以使你面對繁重的工作永遠不知疲倦;與文秘工作交朋友，可以使你面對困難和挑戰永遠不會(huì )畏懼。

　　那么，如何才能培養對文秘工作的興趣?筆者之見(jiàn)，就是在勤學(xué)苦練、夯實(shí)基本功的基礎上，認真對待辦文辦會(huì )辦事，深思熟慮，多出精品，減少失誤，提升價(jià)值。試想，當自己起草的方案達到預期成效的時(shí)候，當自己的工作受到領(lǐng)導表?yè)P的時(shí)候，當自己的價(jià)值得以發(fā)揮的的時(shí)候，你會(huì )越來(lái)越愛(ài)上文秘這一行，而且不惜為之奮斗一生。

　　三、嚴謹務(wù)實(shí)，以科學(xué)有序的方法做好文秘工作

　　要想干好文秘工作，除了上文述及的工作態(tài)度、基本能力修養之外，還要掌握以下幾點(diǎn)工作方式方法和工作技巧。

　　(一)獨立思考，擯棄盲從心理

　　一方面，文秘工作者要通過(guò)領(lǐng)導的日常言談舉止來(lái)洞察了解領(lǐng)導意圖、工作方式方法，力求在思想上和行動(dòng)上與領(lǐng)導保持步調一致、達到“同頻共振”。另一方面，文秘工作者還要獨立思考，克服“領(lǐng)導咋說(shuō)就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng )造性，工作要力求想在領(lǐng)導前邊，要善于提出個(gè)人的新見(jiàn)解、新建議，設身處地為領(lǐng)導出謀劃策。要做到這一點(diǎn)，就要求文秘人員要多到群眾中去，多聽(tīng)取群眾對一些事情的議論和看法，多深入基層進(jìn)行調查研究，多掌握第一手資料，力求所作決策切中實(shí)際，不脫離群眾。

　　(二)統籌安排，嚴謹細致

　　面對千頭萬(wàn)緒的工作，文秘工作者切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責�！昂糜浶圆蝗鐮�筆頭”，以筆者的經(jīng)驗，建議文秘工作者應把需要辦理的事情及時(shí)登記在工作日志上，做好計劃，區別輕重緩急，理清思路，這樣才會(huì )做到不漏辦、不誤辦、不錯辦，做到事事有回音，件件有著(zhù)落。

　　(三)嫉慢如仇，提高效率

　　文秘工作紛繁復雜，所以文秘人員最忌存在懶散、拖沓的壞毛病，必須樹(shù)立“嫉慢如仇、雷厲風(fēng)行”的工作作風(fēng)，高效率處理工作事物，高效率完成寫(xiě)作任務(wù)。同時(shí)，文秘工作者面對著(zhù)巨大的工作壓力，如果能夠做到“日事日畢，日清日高”，這也是緩解壓力的最好辦法。起草文件提前交卷，參加會(huì )議提前到場(chǎng)，各項事務(wù)及時(shí)辦理，這是對于一名合格的文秘工作者的基本要求。

　　(四)強化執行，有令必行

　　作為領(lǐng)導的參謀和助手，文秘人員必須強化執行意識。在領(lǐng)導決策之前，文秘人員可以提出自己的不同意見(jiàn)，但是一旦領(lǐng)導已經(jīng)決策拍板的事情，一定要千方百計、不折不扣、保質(zhì)保量地去完成，切不可以各種理由去推諉、拖延，要真正做為領(lǐng)導身邊最為堅定的執行者。

　　總之，面對企業(yè)辦公室文秘這樣一個(gè)富于挑戰性、艱難性和復雜性的工作崗位，從業(yè)人員只要努力做到上述三個(gè)主要方面的素質(zhì)要求，勤學(xué)苦練，甘于寂寞，心無(wú)旁騖，樂(lè )于奉獻，事業(yè)發(fā)展的空間必然會(huì )無(wú)限廣闊，事業(yè)發(fā)展的畫(huà)卷必然會(huì )異常精彩。

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