企業(yè)辦公室如何做好接待工作

企業(yè)辦公室如何做好接待工作

　　一、做好接待工作的意義

　　做好接待工作是企業(yè)長(cháng)遠發(fā)展的需要。接待工作的優(yōu)劣，直接關(guān)系到客人對企業(yè)良好形象的客觀(guān)評價(jià)，關(guān)系到企業(yè)各項業(yè)務(wù)的發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)中長(cháng)遠目標的實(shí)現。因此，接待工作至關(guān)重要，需要我們及時(shí)更新觀(guān)念，認真搞好服務(wù)，高質(zhì)高量地做好各項接待工作。接待工作作為企業(yè)聯(lián)系內外的橋梁和紐帶，是展示實(shí)力，樹(shù)立形象的體現，可以為企業(yè)積累豐富的關(guān)系資源，擴大合作交流，從而推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，必須把接待工作看做企業(yè)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業(yè)知名度和美譽(yù)度，從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來(lái)訪(fǎng)者有賓至如歸的感覺(jué)，并以主動(dòng)大方，有禮有節，不卑不亢的職業(yè)精神給來(lái)訪(fǎng)者以美好的印象，讓來(lái)訪(fǎng)者由此觀(guān)察到企業(yè)認真嚴謹的工作作風(fēng)和蓬勃向上的精神面貌，無(wú)形中提高了企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。作為一名辦公室工作人員，對于每一項接待工作都要高度重視并樹(shù)立強烈的機遇意識、責任意識，要把其作為一項政治任務(wù)來(lái)完成。要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)高量地完成每一項接待任務(wù)。

　　二、如何做好企業(yè)接待工作

　　(1)做好接待的準備工作。一是接待手冊的編制。首先應了解來(lái)賓的人數、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)，確定接待規格，并根據所對應的職務(wù)確定陪同接待的領(lǐng)導。然后編制接待手冊，應包括住宿、就餐、陪同人員、車(chē)輛、日程安排等，并經(jīng)領(lǐng)導審核后發(fā)放到每位來(lái)賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數。二是物質(zhì)準備工作。貴賓室、榮譽(yù)展室、會(huì )議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒(méi)有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準備齊全。各種辦公用品(筆記本、筆等)要提前準備好，以備不時(shí)之需。三是業(yè)務(wù)知識和能力的準備。要對企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點(diǎn)、規格，各部門(mén)設置及領(lǐng)導分工情況做大致的了解。同時(shí)，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當地賓館、名勝古跡、游覽路線(xiàn)等，保證客人所想、所需，使其滿(mǎn)載而歸。

　　(2)形成良好的接待程序。在企業(yè)的各類(lèi)接待工作中，通過(guò)不斷的摸索和實(shí)踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過(guò)程接待服務(wù)思路。首先，由相關(guān)領(lǐng)導到高速路口或飛機場(chǎng)迎接客人，與客人進(jìn)行初步的結識，并簡(jiǎn)單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達企業(yè)公司后，由來(lái)賓方最高領(lǐng)導所對應的企業(yè)領(lǐng)導進(jìn)行接待，致歡迎詞，陪同參觀(guān)企業(yè)榮譽(yù)展室，安排歡迎宴會(huì )，陪同參觀(guān)企業(yè)施工現場(chǎng)等，確保來(lái)賓來(lái)訪(fǎng)期間的生活充實(shí)、愉快，最后由接站時(shí)的領(lǐng)導負責將客人送至高速路口或飛機場(chǎng)，充分展現企業(yè)的良好形象。

　　(3)注重細節，全過(guò)程負責。企業(yè)辦公室樹(shù)立了“接待無(wú)小事，細節定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個(gè)細節，了解每一位來(lái)賓的日常生活習慣，做周密的安排。面對接待工作復雜、繁瑣的各項事務(wù)，“想來(lái)賓所想，備來(lái)賓所需”，不斷提高隨機應變的能力，周密細致地安排好每一項接待內容，并對接待全過(guò)程負責。同時(shí)，我們還注重對接待之后的思考，尋找問(wèn)題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進(jìn)。

　　三、對企業(yè)辦公室接待工作的幾點(diǎn)思考

　　(1)提高對接待工作的再認識。有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認為接待工作就是平時(shí)的“迎來(lái)送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實(shí)不然。新形勢下，接待工作的內涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務(wù)對象、工作范圍、接待隊伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問(wèn)題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經(jīng)濟、文化等諸多領(lǐng)域，拓展到社會(huì )各個(gè)階層，需要許多相關(guān)部門(mén)共同參與來(lái)完成的一項工作。因此，需要我們對接待工作的內涵進(jìn)行再認識，要從全局的角度思考問(wèn)題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務(wù)者，確保各類(lèi)接待工作的順利開(kāi)展。

　　(2)提高對接待工作重要性的再認識。接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對外窗口，是企業(yè)長(cháng)遠發(fā)展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時(shí)期，我們要提高對接待工作重要性的再認識，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng )造性的開(kāi)展工作，讓接待出效益;要通過(guò)認真組織，精心安排，努力提高接待質(zhì)量，充分發(fā)揮在對外交往聯(lián)絡(luò )中的窗口、橋梁、紐帶作用。

　　(3)展望未來(lái)，認真細致的做好接待工作。展望未來(lái)，做好接待工作任重道遠，需要我們不斷的更新和完善，進(jìn)一步的提高接待準備、接待程序水平，加強自身的修養，無(wú)論是從接待前的準備、接待中的服務(wù)還是接待后的總結，都應認真細致的做好每個(gè)環(huán)節，力爭更好的彰顯企業(yè)形象，展現企業(yè)實(shí)力，提高企業(yè)知名度，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。