淺論檔案管理與知識管理的關(guān)系

淺論檔案管理與知識管理的關(guān)系

　　摘要：我國經(jīng)濟社會(huì )的快速發(fā)展給知識和科技帶來(lái)了更高的要求，知識經(jīng)濟已經(jīng)成為了社會(huì )的重要特征和時(shí)代語(yǔ)境的重要內涵，因此在社會(huì )管理的各項事務(wù)中加強知識管理顯得尤為重要。就檔案管理工作而言，知識管理能夠為檔案管理提供創(chuàng )新發(fā)展的思路和動(dòng)力，而檔案管理的不斷創(chuàng )新發(fā)展成果反過(guò)來(lái)又能夠進(jìn)一步推動(dòng)知識管理的深入發(fā)展。因此，本文就檔案管理與知識管理的互動(dòng)發(fā)展關(guān)系進(jìn)行探討，以期為檔案管理與知識管理的和諧發(fā)展提供一定理論借鑒。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；關(guān)系；探究

　　檔案管理是一個(gè)部門(mén)或一個(gè)單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門(mén)或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動(dòng)檔案等檔案材料進(jìn)行管理，而就其外延來(lái)說(shuō)又可以分為廣義和狹義兩種區別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現實(shí)來(lái)看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會(huì )管理工作中的重要環(huán)節與思路，在知識經(jīng)濟時(shí)代背景下二者能夠而且應該產(chǎn)生互動(dòng)交流的火花，促進(jìn)知識管理與檔案管理的和諧互動(dòng)發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自１９８６年世界勞工大會(huì )正式提出這一概念后，世界范圍內發(fā)達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學(xué)者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來(lái)看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進(jìn)行有組織、有系統地管理和利用，從而推動(dòng)知識的作用發(fā)揮。

　　一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識管理的異同

　　（一）檔案管理與知識管理的差異性

　　檔案管理以保存、管理、查閱、調動(dòng)等為主要工作環(huán)節，其工作重心是利用管理規范和技術(shù)手段確保檔案的真實(shí)性。因此在檔案管理工作中，規范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當前社會(huì )發(fā)展進(jìn)程中推動(dòng)檔案管理的現代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來(lái)說(shuō)，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調規范化和制度化的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，知識管理需要更強的創(chuàng )新性和實(shí)用性，更加重視發(fā)揮知識的社會(huì )價(jià)值和應用價(jià)值，通過(guò)知識管理來(lái)創(chuàng )造更多的社會(huì )生產(chǎn)力。

　　（二）檔案管理與知識管理的相似性

　　從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個(gè)方面來(lái)看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動(dòng)關(guān)系的基礎。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著(zhù)較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來(lái)看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個(gè)主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門(mén)接收到檔案管理部門(mén)，按照檔案管理體例進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)對于不同價(jià)值和不同管理年限的檔案分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行鑒定而后存儲，在此基礎上根據相關(guān)單位和個(gè)人的需要依照一定程度對檔案進(jìn)行提取利用。知識管理的過(guò)程也是大同小異，一般來(lái)說(shuō)也是從知識的產(chǎn)生階段開(kāi)始，對于不同的知識類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，依據相關(guān)需要進(jìn)行知識利用與評價(jià)。最后，二者的管理技術(shù)也存在著(zhù)相似之處，信息化時(shí)代給檔案管理和知識管理工作都帶來(lái)了技術(shù)上的大規模革新，信息化時(shí)代要求檔案管理和信息管理都要朝著(zhù)信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進(jìn)行數據處理，建立數據庫，從而減少管理過(guò)程中的資源浪費，提高管理效率。

　　二、檔案管理與知識管理的互動(dòng)關(guān)系

　　根據檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調動(dòng)二者的互動(dòng)發(fā)展，從而促進(jìn)檔案管理和信息管理的共同進(jìn)步。

　　（一）知識管理擴大檔案管理的范疇

　　對于檔案管理來(lái)說(shuō)，傳統的管理方法和管理模式在信息化背景下出現了一定的局限性，通過(guò)信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權限差別，在現實(shí)利用方面存在一定困難。知識管理能夠將包括檔案、文件在內的檔案管理內容納入到管理范疇中，通過(guò)對管理內容的有效處理構建一個(gè)更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個(gè)不斷被開(kāi)拓的管理空間。同時(shí)，知識管理能夠有效推動(dòng)檔案管理的現實(shí)利用，提升檔案管理的實(shí)用性?xún)r(jià)值。以企業(yè)檔案為例，在傳統的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調動(dòng)等最為表層的方面，實(shí)現檔案管理與知識管理的結合，能夠促進(jìn)檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。

　　（二）檔案管理為知識管理提供制度規范

　　相比于已經(jīng)開(kāi)展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進(jìn)知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過(guò)程中，對于隱藏性的價(jià)值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個(gè)人大腦中，利用檔案管理能夠將員工大腦中的知識信息通過(guò)文字形式落實(shí)下來(lái)，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進(jìn)知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問(wèn)題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過(guò)程中，語(yǔ)言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠將語(yǔ)言交流的口語(yǔ)化變得更為簡(jiǎn)潔、高效，使得語(yǔ)言交流超越時(shí)間和空間的限制，在檔案管理過(guò)程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個(gè)更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動(dòng)關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動(dòng)屬性能夠有效推動(dòng)二者的共同發(fā)展進(jìn)步。

　　參考文獻：

　�。郏保輨∑G英．檔案管理與知識管理的關(guān)系研究［Ｊ］．辦公室業(yè)務(wù)，２０１２，０４．

　�。郏玻莺钗挠ⅲ畽n案管理與知識管理的關(guān)系探究［Ｊ］．管理科學(xué)，２０１２，１２．

　�。郏常萃跣瘢疁\議檔案管理與知識管理的關(guān)系［Ｊ］．山西體育科技，２００９，０６．３１６

【淺論檔案管理與知識管理的關(guān)系】相關(guān)文章：

醫院人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系探析論文07-03

試論知識產(chǎn)權保護和科技檔案管理中存在的問(wèn)題07-05

如何管理與員工關(guān)系07-01

社區檔案管理總結03-07

前臺知識與后臺技術(shù)之間的技術(shù)關(guān)系07-03

淺論科技革命對人力資源管理的影響07-05

淺論古詩(shī)教學(xué)07-02

屈臣氏的客戶(hù)關(guān)系管理09-22

怎樣做好員工關(guān)系管理07-13

社保檔案管理的作用及措施07-03