企業(yè)合同管理的步驟

企業(yè)合同管理的步驟

每個(gè)企業(yè)都會(huì )有很多合同，大的有投融資合同、收購并購合同、框架合作合同等，以下是PINCAI小編收集的企業(yè)合同管理的步驟，僅供大家閱讀參考!

合同管理制度的完善能夠促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟效益、防止訴訟發(fā)生，發(fā)揮著(zhù)不可替代的作用。

然而，很多企業(yè)對合同的管理往往不夠重視。我們經(jīng)常會(huì )看到企業(yè)領(lǐng)導者們往往只關(guān)注合同管理的其中一部分，比如有些只重視簽合同的過(guò)程，履行時(shí)卻忘記依據合同條款進(jìn)行就扔在一邊;有些重視合同簽署前的談判，至于合同文本上是否表達了談好的要點(diǎn)卻被忽略;還有一些企業(yè)認為合同履行完了就沒(méi)有用了，不進(jìn)行歸檔管理;甚至有的企業(yè)不簽署合同，認為都是熟人，有口頭約定就好了。正是因為這些企業(yè)沒(méi)有對合同管理加以足夠的重視，或者雖然重視了但沒(méi)有細致到每一個(gè)環(huán)節，導致合同不但沒(méi)有給企業(yè)創(chuàng )造利潤，反而增加了企業(yè)的糾紛，甚至產(chǎn)生訴訟。

所以，筆者建議企業(yè)要全方面的對合同進(jìn)行管理，發(fā)揮合同給企業(yè)帶來(lái)利潤、促進(jìn)企業(yè)合規、反映企業(yè)動(dòng)向的各種作用。今天本文就分四步談一下企業(yè)合同管理。

一、合同簽署前

1、確定簽署合同的目的

簽署每一個(gè)合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個(gè)目的是什么，圍繞這個(gè)目的才能集合企業(yè)各個(gè)部門(mén)的力量來(lái)對這份合同做準備工作。

2、審查合同對方主體資信

現代社會(huì )是陌生人的社會(huì )，企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進(jìn)行調查。

(1)請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等企業(yè)證照。

(2)必要的話(huà)，要求對方到工商局、稅務(wù)局、銀行等開(kāi)具其企業(yè)的最新檔案信息。

(3)核查對方是否具有將要合作業(yè)務(wù)的資質(zhì)或許可。例如要委托對方進(jìn)行建設施工，則要核查是否具有相關(guān)施工資質(zhì);要加盟對方的連鎖項目，則要核查是否具有特許經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。

(4)調查對方是否涉及訴訟或者投訴、行政處罰等。

(5)在簽署重大合同時(shí)，企業(yè)應聘請獨立財務(wù)、法律服務(wù)團隊進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的盡職調查，如果調查結果不理想則應取消合同的簽署計劃。企業(yè)切勿不可因前期資信調查費時(shí)費力或聘請專(zhuān)業(yè)服務(wù)團隊費用高而不進(jìn)行該項工作。如果調查結果發(fā)現交易對象確有資信瑕疵，做了資質(zhì)調查對企業(yè)而言只是耗費了相應成本，沒(méi)做調查簽署了合同損失可就遠遠不止如此了。

二、合同簽署時(shí)

1、相關(guān)負責人分工

(1)確定談判負責人。進(jìn)入合同簽署的階段就需要確認與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，但涉及較大合同，則需由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、相關(guān)技術(shù)人員等會(huì )同參加談判。

(2)確定文本內容審核負責人。文本內容的全面審核工作一般會(huì )交給法務(wù)部門(mén)，筆者認為這是一個(gè)不太合適的方式。法務(wù)故名思議是側重審核法律條款的，而且法務(wù)人員往往沒(méi)有參與合同簽署的全過(guò)程，審查內容時(shí)難免會(huì )有遺漏或者偏頗。合同是整個(gè)項目談判的呈現載體，也是日后履行中的依據，所以應由全程跟進(jìn)項目的業(yè)務(wù)人員與法務(wù)人員共同負責合同內容的全面審查。

(3)須指定一人跟進(jìn)合同簽署、執行的全部流程。本文將合同的簽署分為

四步，這四步中的前三步是前后連貫、相互銜接的，如果中間被隔斷將造成合同文本內容與談判內容不符，或合同履行與合同文本約定內容不符的情況。故，應指定一人全程負責合同的整個(gè)簽署、執行過(guò)程。

2、合同文本的審查

每一類(lèi)型的合同有著(zhù)不同的審核要點(diǎn)，例如買(mǎi)賣(mài)合同重點(diǎn)審查對標的物的

質(zhì)量約定、價(jià)款約定、數量約定等;運輸合同重點(diǎn)審查運輸方式的約定、運費核算的約定、運輸風(fēng)險的約定等。本文從一般合同的通用條款審查要點(diǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的梳理：

(1)雙方主體信息。合同首部應列明簽署合同主體的準確名稱(chēng)、地址、負責人等。

(2)合同簽署的背景及目的描述清楚明確。在合同條款前，一般會(huì )有“鑒于”部分，該部分主要描述了合同簽署的背景及目的，在日后發(fā)生糾紛時(shí)可以用來(lái)明確是否違背了合同的根本目的，或用來(lái)主張對方不具有鑒于部分描述的相關(guān)能力。

(3)審核合同雙方的權利義務(wù)。權利義務(wù)條款是合同的核心條款，對權利義務(wù)的描述應詳細、準確、體現合同談判結果并具有可執行性。企業(yè)的合同絕大多數是雙務(wù)合同，有權利必有義務(wù)，權利與義務(wù)應為對等或基本對等。在設定權利義務(wù)條款時(shí)不可太過(guò)傾向于自己一方，這樣的文本發(fā)給對方審核會(huì )讓對方認為我們在談判結果之上做文字游戲，沒(méi)有合作誠意，因而影響合同簽署的進(jìn)度。

(4)合同通知條款的約定。因被通知方經(jīng)常會(huì )以沒(méi)有收到通知為理由不認可通知內容，故我們須在合同中約定多種通知方式，并要求雙方保證通知渠道暢通，如因一方單方變更收取通知的地址，則自行承擔未收取通知的責任�，F在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)應用發(fā)達，人們**慣以各種方式進(jìn)行工作聯(lián)系，所以除了傳統的郵寄通知、郵件通知等方式外，還應增加微信、qq等通知指定賬號的約定。注意應對各種通知方式劃分界限，如解約通知必須書(shū)面送達、變更發(fā)貨時(shí)間必須郵件通知、即時(shí)消息僅可作日常聯(lián)絡(luò )等，以免因通知渠道增多造成合同變更形式不正式而產(chǎn)生糾紛。

(5)違約條款。違約條款應具有可執行性，我們不鼓勵做過(guò)度嚴苛的違約約定，這樣往往在簽署過(guò)程中影響簽約進(jìn)度，在出現糾紛后也很難得到法院的支持。違約責任應與合同的權利義務(wù)條款相對應，避免出現高度概括性的違約責任條款，因為這在實(shí)踐中很難實(shí)際操作。

(6)法律適用及管轄條款。我們在談判地位允許的前提下，盡量爭取有利于自己的法律適用及管轄地點(diǎn)。如果實(shí)在難以約定在自身所在地點(diǎn)管轄，則退而求其次與對方協(xié)商約定為“被告所在地”或“原告所在地”這樣的方式。另外如想約定仲裁，則切記保證仲裁條款有效，不可出現“仲裁或訴訟”或對仲裁機構約定不明的情況。

(7)簽署與生效條款。明確合同簽署的與生效的條件，例如要求必須加蓋公章并且由法定代表人簽字。

3、合同簽署的形式完善

(1)雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。

(2)騎縫簽署。合同一般都會(huì )在兩頁(yè)以上，要確保除落款頁(yè)外，每一頁(yè)都要有清晰的騎縫簽署或每一頁(yè)都有簡(jiǎn)簽。對于合同內容有手寫(xiě)修改的地方，需要保證每份合同所修改的內容一致，并且由雙方在修改處進(jìn)行簽署確認。

(3)自然人主體的注意內容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證件復印件留作合同附件。

(4)當面簽署或安排簽署見(jiàn)證人。筆者建議最好雙方在場(chǎng)條件下通時(shí)簽署合同，避免其中一方簽署完成寄送給對方，而對方卻不簽署回寄也不說(shuō)明情況，這時(shí)已經(jīng)簽署的一方將會(huì )比較被動(dòng)。另外，由于自然人簽字無(wú)法辨別真偽，故建議當面簽署或安排見(jiàn)證人，以能夠當面核實(shí)自然人身份防止發(fā)生代簽的情況。

三、合同履行時(shí)

合同簽署完成后應交由專(zhuān)人保管，并嚴格按照合同約定開(kāi)始履行。合同的

履行需要注意以下問(wèn)題：

1、簽署合同后，應及時(shí)將原件交給存檔部門(mén)存檔，并由合同執行的負責人留存合同副本，以便隨時(shí)查閱合同并按照合同約定內容履行合同。

2、合同執行負責人督促企業(yè)各部門(mén)推進(jìn)合同履行進(jìn)度，例如作為建設施工合同的發(fā)包方，既要及時(shí)提供設計圖紙、控制施工節點(diǎn)又要按時(shí)付款、及時(shí)驗收。在保證自身如約履行的情況下，也要按照合同約定的節點(diǎn)確認對方是否及時(shí)履約，如對方?jīng)]有按照合同約定履行義務(wù)，則要及時(shí)行使合同履行的三種抗辯權(同時(shí)履行抗辯權、先履行抗辯權及不安履行抗辯權)，以保證自身不會(huì )因單方繼續履行而產(chǎn)生更多的損失。

3、合同履行過(guò)程中若出現履行障礙應及時(shí)通知對方，并協(xié)商處理方式。很多時(shí)候合同履行出現障礙及時(shí)通知了對方可避免造成嚴重損失甚至不產(chǎn)生損失，而不及時(shí)通知對方則會(huì )造成根本違約。如買(mǎi)賣(mài)合同的賣(mài)方，因自身貨源不足無(wú)法供貨，及時(shí)通知對方后，對方可尋找其他賣(mài)家，但若臨近交貨期，則對方?jīng)]有時(shí)間再更換賣(mài)家，最終影響買(mǎi)家使用造成嚴重違約后果。

4、合同履行過(guò)程中注意使用約定的聯(lián)系方式，對于對方的通知、變更也要核實(shí)是否是約定人員、約定地址發(fā)出。

5、合同履行過(guò)程中若出現對方違約，應及時(shí)采取救濟手段，進(jìn)行催促或提起法律救濟程序，以免超過(guò)時(shí)效。

四、合同履行后

合同履行后，應對合同進(jìn)行妥善的歸檔、保管并對合同進(jìn)行登記、分析。

1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門(mén)或行政部門(mén)。為保穩妥，建議企業(yè)每個(gè)合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個(gè)地方獨立留存。

2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)與歸檔部門(mén)一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目?jì)热�、本企業(yè)合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務(wù)履行期限、付款節點(diǎn)、收款節點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購買(mǎi)的還應進(jìn)行資產(chǎn)登記。

3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統一。日后非必須使用原件時(shí)，查詢(xún)電子版本即可。

4、建立客戶(hù)檔案信息。通過(guò)簽署合同得知的客戶(hù)信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢(xún)。匯總的信息應包括客戶(hù)主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過(guò)程中的重點(diǎn)注意事項等，為日后客戶(hù)回訪(fǎng)及老客戶(hù)維護提供信息支持。

5、建立客戶(hù)評價(jià)系統。每簽署一份并執行完畢的合同，請客戶(hù)對本企業(yè)進(jìn)行評價(jià)，以收集自身企業(yè)在合作過(guò)程中的不足，并進(jìn)行對應的完善改進(jìn)工作。

6、定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類(lèi)、分析。如在藝人經(jīng)紀公司中，可以按照藝人進(jìn)行分類(lèi)，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀事務(wù)發(fā)展情況，給每一個(gè)藝人團隊的發(fā)展提供數據支持;可以按照業(yè)務(wù)類(lèi)型分類(lèi)，這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀業(yè)務(wù)來(lái)源分類(lèi)，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來(lái)源是哪里，能夠促進(jìn)銷(xiāo)售體系的完善。根據每個(gè)企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進(jìn)行匯總、分析，通過(guò)合同來(lái)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)而調整公司經(jīng)營(yíng)策略。

本文將合同簽署、履行分為四步驟，簡(jiǎn)單對合同管理進(jìn)行梳理。這四個(gè)步驟既有前后順序也有交叉，在實(shí)際管理中應對具體問(wèn)題制定對應的管理方式。合同類(lèi)型紛繁復雜，每個(gè)企業(yè)的情況也各有特點(diǎn)，本文僅是粗略的通用方式，企業(yè)要提高對合同管理的重視，結合自身情況來(lái)制定全過(guò)程、全崗位的的詳細管理模式，使合同發(fā)揮風(fēng)險防控、盈利、反映企業(yè)發(fā)展等各種職能。

【企業(yè)合同管理的步驟】相關(guān)文章：

企業(yè)招聘選拔的步驟07-13

證券組合管理步驟07-02

適合中小型民營(yíng)企業(yè)人力資源的管理的方法與步驟07-13

企業(yè)管理財務(wù)的三大步驟07-03

企業(yè)管理服務(wù)合同02-09

企業(yè)合同管理誤區探析07-04

企業(yè)管理合同03-29

企業(yè)管理服務(wù)合同02-12

企業(yè)管理顧問(wèn)的合同02-02

企業(yè)管理咨詢(xún)合同09-02