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企業(yè)合同管理誤區探析
現代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)多半是通過(guò)合同形式（包括商談、簽訂和履行三階段）來(lái)完成交易的，因此合同管理是企業(yè)內部管理的核心內容，法律風(fēng)險防范是其主要價(jià)值目標。合同法律風(fēng)險則是以權益實(shí)現或責任追究為核心的法律權利義務(wù)體系，包括權利與義務(wù)的合理分擔、歸責要素和責任承擔等三個(gè)技術(shù)層面，大體屬于可預測和可控的范疇。在現代企業(yè)管理體系中，合同管理貫穿于企業(yè)的計劃、采購、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財務(wù)等所有管理部門(mén)，通過(guò)強化企業(yè)合同管理水平可以促使企業(yè)各部門(mén)的管理水平以及整體管理運行素質(zhì)獲得全面的提升。目前中國企業(yè)由于合同管理模式選取不當，普遍存在銷(xiāo)售與財務(wù)、采購與品保、物流與業(yè)務(wù)等部門(mén)在管理目標上相互矛盾，相互沖突，各自的合同管理職能受到嚴重限制，企業(yè)合同管理職能長(cháng)期得不到有效發(fā)揮。目前全程合同管理理念已經(jīng)逐步走向成熟和規范，筆者依據這一現代管理理念，結合十多年來(lái)為企業(yè)提供專(zhuān)業(yè)法律服務(wù)過(guò)程中的切身體會(huì )和理論思考，對目前企業(yè)在合同管理中存在的誤區進(jìn)行評析。
一、將合同管理定位于合同書(shū)的管理
不少企業(yè)認為合同管理就是對合同（紙質(zhì)文書(shū)，即合同書(shū)）的管理，中心工作是按公司內部簽約授權等級對商談中的合同進(jìn)行審查、會(huì )簽和蓋章，然后對已簽合同進(jìn)行備份、分類(lèi)歸檔和保管。這種合同管理模式將合同管理的本質(zhì)視為合同訂立過(guò)程的流程管理，不能真正有效防范企業(yè)的法律風(fēng)險和實(shí)現企業(yè)合同管理的目標，屬于計劃經(jīng)濟下借鑒行政管理模式的傳統思路。從靜態(tài)管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動(dòng)態(tài)過(guò)程則表現為業(yè)務(wù)部門(mén)擬定合同樣稿，法律部門(mén)（包括法務(wù)部門(mén)和顧問(wèn)律師，下同）對合同的法律問(wèn)題進(jìn)行把關(guān)審核，最后由企業(yè)領(lǐng)導簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細節，包括當事人背景資料、前期談判的焦點(diǎn)、合同履行的技術(shù)細節等問(wèn)題。
同時(shí)將合同管理工作全盤(pán)交公司法律部門(mén)處理，而法律部門(mén)僅負責其中合同法律條款的審核。事實(shí)上企業(yè)的法律風(fēng)險存在于經(jīng)營(yíng)交易的全過(guò)程之中，包括從合同商談（包括新客戶(hù)開(kāi)發(fā)）、合同簽訂和合同履行（包括交付貨物或提供服務(wù)，支付貨款）等各階段都會(huì )存在相應的法律風(fēng)險。目前中國企業(yè)面臨最大的合同法律風(fēng)險有兩個(gè)，一是按時(shí)保質(zhì)保量交付問(wèn)題，二是應收賬款回收問(wèn)題。以應收賬款為例，“表面上是財務(wù)問(wèn)題，實(shí)際上是一個(gè)合同管理問(wèn)題。如果僅僅用追討欠款的事后處理方法來(lái)解決應收賬款問(wèn)題，企業(yè)只能是頭痛醫頭、腳痛醫腳、前清后欠，永遠無(wú)法真正走出拖欠的困境�！蔽覀冎挥袑⒎娠L(fēng)險防范機制前移，強化事前的法律風(fēng)險評估機制，建立事中的法律風(fēng)險控制機制，對客戶(hù)采用信用等級評定機制和分類(lèi)管理的合同管理模式，構建全程管理模式，才能有效解決企業(yè)間拖欠貨款問(wèn)題。
二、將合同管理視為專(zhuān)屬公司法律部門(mén)的工作
很多企業(yè)認為合同管理是專(zhuān)屬于公司法律部門(mén)的工作，其他部門(mén)只是配合法律部門(mén)的工作，甚至不少中小企業(yè)根本就沒(méi)有法律部門(mén)，也沒(méi)有專(zhuān)人負責合同管理工作。我們認為這種合同管理模式是錯誤的，因為法律部門(mén)只是參與合同管理的一個(gè)職能部門(mén)，公司的很多部門(mén)皆與合同管理密切相關(guān)。以合同審查環(huán)節為例，現行的合同審查機制基本上是業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本交法律部門(mén)進(jìn)行形式審查，由于法律部門(mén)不了解合同背景資料，無(wú)法掌握合同締約過(guò)程的細節，無(wú)法對合同的合法性、合理性和可行性進(jìn)行有效的審核，進(jìn)而無(wú)法對潛在的法律風(fēng)險進(jìn)行有效的識別。為保證合同目的的順利實(shí)現，“合同審查應當不僅僅就擬定的紙上條文進(jìn)行風(fēng)險審查，更需要對合同的整個(gè)商談、磋商過(guò)程有所了解，追溯合同反映出的每個(gè)問(wèn)題的淵源，并了解交易背景和自己一方的立場(chǎng)及所關(guān)注的主要內容”，并會(huì )同財務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)對合同的效益性進(jìn)行會(huì )審。而在合同履行階段，傳統模式是法律部門(mén)是不主動(dòng)參與的，而事實(shí)上企業(yè)各管理部門(mén)是需要分工合作的，法律部門(mén)則應成為合同履行的協(xié)調者和監督者。
例如財務(wù)部門(mén)的主要職責是開(kāi)票、對賬、結賬和財務(wù)數據分析等；業(yè)務(wù)部門(mén)（包括采購和銷(xiāo)售）的主要職責是進(jìn)行客戶(hù)開(kāi)發(fā)、資信調查、合同商談和簽訂合同，聯(lián)系品保（包括采購和生產(chǎn)部門(mén)）部門(mén)安排生產(chǎn)，聯(lián)系倉儲部門(mén)交貨，協(xié)助財務(wù)進(jìn)行貨款回收等；品保部門(mén)的主要職責是負責打樣，安排生產(chǎn)進(jìn)度，監督產(chǎn)品品質(zhì)，參與產(chǎn)品安裝、調試和技術(shù)培訓等；物流部門(mén)（包括報關(guān)、倉儲和運輸部門(mén)）的主要職責是安排發(fā)貨（包括退換貨），核對交接貨清單，辦理物流保險等。在合同履行過(guò)程中，通過(guò)與其他各部門(mén)進(jìn)行定期會(huì )商、不定期的走訪(fǎng)交流、合同月報制度和重點(diǎn)領(lǐng)域采取的專(zhuān)項風(fēng)險防范機制，企業(yè)法律部門(mén)可以掌控合同履行過(guò)程的動(dòng)態(tài)情形，并對可能引發(fā)重大法律風(fēng)險的環(huán)節和項目進(jìn)行重點(diǎn)監控，可以有效控制合同履行過(guò)程中的法律風(fēng)險。所以我們說(shuō)合同管理應是企業(yè)各部門(mén)共同參與管理，而非僅僅是法律部門(mén)的工作。
三、重視合同簽訂環(huán)節，忽視合同履行環(huán)節
現在很多企業(yè)對合同的簽訂環(huán)節很重視，建立了合同審批辦法和流程，但沒(méi)有重視合同在履行（包括合同的變更、轉讓和解除等）環(huán)節的法律風(fēng)險控制。我們認為合同簽訂的目的是實(shí)現合同價(jià)值，但合同簽訂后不會(huì )自動(dòng)全面履行�，F在不少企業(yè)沒(méi)有建立合同履行法律風(fēng)險控制機制，也沒(méi)有必要的證據意識，導致對方違約時(shí)不知道即將面臨的法律風(fēng)險，更不知道應如何妥善應對。譬如合同法規定發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題應及時(shí)通知對方，但質(zhì)量異議通知函的內容該怎么寫(xiě)，不少企業(yè)的業(yè)務(wù)員并沒(méi)有清晰的概念。筆者代理的一件質(zhì)量索賠案，因對方交付的貨物有質(zhì)量問(wèn)題，業(yè)務(wù)人員曾用電話(huà)方式告知對方，后來(lái)又采取傳真方式通知對方，但對方?jīng)]有書(shū)面回復。
在法庭上對方聲稱(chēng)沒(méi)收到質(zhì)量異議通知。因為雙方的合同約定：“若有質(zhì)量異議，須在收到貨物后十天內提出，否則視為驗收合格�！弊詈笠蛟撈髽I(yè)沒(méi)有證據證明提出了質(zhì)量異議，結果直接導致案件敗訴。其實(shí)我們只要建立相對完善的合同履行環(huán)節的風(fēng)險防范體系，即能有效化解法律風(fēng)險。以質(zhì)量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時(shí)保全相關(guān)證據，才能有效地向違約方索賠損失。即企業(yè)在產(chǎn)品檢驗后發(fā)現存在質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，應在傳真質(zhì)量異議通知書(shū)時(shí)提示對方回傳期限，如果對方?jīng)]有回傳就應立即書(shū)面郵寄，或直接書(shū)面郵寄，并保留郵寄憑證和郵寄材料，這樣才不致出現因通知程序缺失導致敗訴的情形產(chǎn)生。因此只有加強合同在履行環(huán)節的控制機制，才能真正做到對企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險事前有識別，事中有控制，事后有救濟，全程有預警。
四、重視事后訴訟救濟，忽視建立訴訟前的法律風(fēng)險預警機制
許多企業(yè)認為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設計，關(guān)注點(diǎn)在完善法律糾紛的訴訟解決機制，并不關(guān)注事前的法律風(fēng)險識別和評估，往往是處于糾紛之中卻發(fā)現自己身陷法律風(fēng)險之中，造成要么案件勝訴了卻發(fā)現被告無(wú)償債能力，要么案件敗訴。其實(shí)預防訴訟的成本遠比訴訟本身小，且效果明顯。內中的道理與扁鵲三兄弟的故事同出一轍。史載：“魏文王之問(wèn)扁鵲耶？曰：子昆弟三人其孰最善為醫？扁鵲曰：長(cháng)兄最善，中兄次之，扁鵲最為下。魏文侯曰：可得聞邪？扁鵲曰：長(cháng)兄于病視神，未有形而除之，故名不出于家；中兄治病，其在毫毛，故名不出于閭；若扁鵲者，镵血脈，投毒藥，副肌膚，閑而名出聞?dòng)谥T侯�！睉饑鴷r(shí)扁鵲行醫在三兄弟中最出名的緣故是因為大家都習慣上認為醫生是看病而不是預防的，平時(shí)不注重定期體檢，對潛在的病灶采取預防和保健措施，而是等到疾病爆發(fā)了才想到聘請醫生。病看好了是良醫，看不好就是庸醫。
對律師來(lái)說(shuō)也是一樣，大家都習慣上認為律師是打官司的，而不是預防訴訟的。實(shí)際上我們知道決定案件勝負的關(guān)鍵因素是企業(yè)采取的法律風(fēng)險防范機制是否有效，其次才是律師法律業(yè)務(wù)能力的高低。目前中國絕大多數企業(yè)的合同管理模式也處于類(lèi)似的思維定勢，我們認為完善的法律風(fēng)險預警機制應由以下四個(gè)方面構成：證據預警、時(shí)效預警、質(zhì)量預警和償債預警。證據預警是指避免因證據缺失導致證據鏈條斷開(kāi)，造成無(wú)法充分舉證或舉證不能的情形出現而采取的措施。時(shí)效預警主要是指距最后一次付款接近兩年、此后無(wú)書(shū)面催收記錄也未達成書(shū)面還款協(xié)議時(shí)，法律部門(mén)應通過(guò)書(shū)面催收等手段中止或彌補時(shí)效的措施。質(zhì)量預警是指在合同約定或法定檢驗期間內，或在質(zhì)量保證期間內，對貨物質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的檢驗，如發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題應及時(shí)通知對方，并保留相關(guān)書(shū)面證據的措施。償債預警是指負債方逾期償還貨款，或遇負債方有改制、合并、分立、破產(chǎn)、隱匿財產(chǎn)等情形，可能影響到貨款正常清償時(shí)，法律部門(mén)應及時(shí)向企業(yè)相關(guān)部門(mén)匯報情況，及時(shí)采取法律措施以保障企業(yè)債權的安全性。企業(yè)應建立動(dòng)態(tài)的合同管理監督機制，對可能產(chǎn)生的對將來(lái)訴訟局面不利的法律風(fēng)險及時(shí)采取預警措施，避免或減少不必要的經(jīng)營(yíng)損失。
綜上，我們認為不僅要關(guān)注合同簽訂的風(fēng)險識別和完善訴訟救濟機制，更要關(guān)注合同履行的風(fēng)險控制和訴訟前的預警機制。首先要建立和完善企業(yè)合同管理的專(zhuān)職法律機構，包括建立企業(yè)法務(wù)部門(mén)和聘請專(zhuān)業(yè)的律師團隊，從機構上保障合同管理能得到常態(tài)化的執行和監督。其次是從制度入手制定切實(shí)可行的合同管理制度和操作流程，使合同管理工作有章可循，包括資信調查、合同會(huì )簽、合同履行、糾紛處理等環(huán)節，并通過(guò)建立合同示范文本庫、律師專(zhuān)項法律服務(wù)、年度法律檢查等方式來(lái)不斷完善企業(yè)的法律規章制度和操作流程。
最后是對合同管理參與人員進(jìn)行定期管理和法律培訓，通過(guò)提高人員法律素質(zhì)來(lái)促成各部門(mén)間的協(xié)調合作，提高合同管理水平和效率。只有企業(yè)做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、救濟和預警都處于有效的運行狀態(tài)，做到機構、制度和人員三落實(shí)，形成完善的全程合同管理體系，才能真正實(shí)現防范法律風(fēng)險的合同管理目的。
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