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行政前臺工作內容分類(lèi)
行政前臺工作內容分類(lèi)
1.接待來(lái)訪(fǎng)者：接待不明目的的來(lái)訪(fǎng)者，先問(wèn)清對方來(lái)訪(fǎng)原因，根據原因來(lái)看來(lái)者是否是無(wú)關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進(jìn)行接待。
2.接待咨詢(xún)者，若有咨詢(xún)者來(lái)訪(fǎng)，應及時(shí)請實(shí)驗室或辦公室相關(guān)工作人員來(lái)協(xié)助接待。
3.接聽(tīng)轉接電話(huà)：前臺是總機電話(huà)，一般電話(huà)撥入后都需轉接其他分機，根據通訊錄的分機號碼，準確的進(jìn)行電話(huà)轉接;接聽(tīng)咨詢(xún)電話(huà)，若在前臺接到咨詢(xún)電話(huà)，如對方不明確自己的咨詢(xún)顧問(wèn)是誰(shuí)，直接將電話(huà)轉接至相關(guān)部門(mén)助理處。
4.接待推銷(xiāo)人員：上班時(shí)間若有其他公司的推銷(xiāo)人員上門(mén)推銷(xiāo)，應婉轉拒絕，告知上班時(shí)間在公司推銷(xiāo)，會(huì )影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門(mén)員工直接與其對接。
5.面試人員：請面試人員在前臺處填寫(xiě)面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會(huì )議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導進(jìn)行面試。
6.接待頻繁往來(lái)的相關(guān)人員：
a)快遞，公司內部不論發(fā)件或者寄件，均以電話(huà)通知相關(guān)員工至前臺處進(jìn)行處理，不能讓快遞員直接進(jìn)入公司實(shí)驗室內部。
b)物業(yè)公司，公司內部的水電維修、物業(yè)規定的各項活動(dòng)的聯(lián)系工作;
c)送水公司，關(guān)注公司各處飲水機水量情況，及時(shí)聯(lián)系送水，每次接待時(shí)只需要在送水公司的卡片上寫(xiě)清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個(gè)即可。每月月底結賬，填寫(xiě)請款單提交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時(shí)關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維修。
二、辦公用品管理
1.盤(pán)庫：每月23-25日對庫存的辦公用品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，制作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領(lǐng)用完，即時(shí)上報，進(jìn)行補充;
2.購買(mǎi)：每月25-28日通知公司各部門(mén)提交下月所需的辦公用品清單，統計出“購買(mǎi)清單”后報辦公室主任審批。批準后，聯(lián)系辦公用品供應商送貨;
3.領(lǐng)用：?jiǎn)T工領(lǐng)用所需辦公用品時(shí)，讓其填寫(xiě)“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放;
4.結算：每月底聯(lián)系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發(fā)票，確認無(wú)誤后，填寫(xiě)支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應商前往領(lǐng)款。
三、日常事務(wù)
1.保證行政電子設備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復印機等，若機器出現故障，及時(shí)聯(lián)系供應商解決問(wèn)題;
2.每月15日左右統計公司提供話(huà)費補助的員工名單，并將名單與話(huà)費總數報于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動(dòng)和聯(lián)通營(yíng)業(yè)大廳購買(mǎi)充值卡，并開(kāi)具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認;
3.每月定期統計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進(jìn)或離職員工，都應在2-3個(gè)工作日內制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中;
4.名片的申請與制作：當公司部門(mén)有印制名片需求時(shí)，需要其填寫(xiě)“名片申請單”，并提供名片相關(guān)信息。確認名片信息后，將信息發(fā)送給供應商，通知其排版印刷，電子版確認無(wú)誤后印刷，后交于名片申請人;
5.每周一定時(shí)查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中;
6.公司備用門(mén)卡的管理，前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時(shí)使用;
7.公司有人員招聘時(shí)，協(xié)助人事部門(mén)電話(huà)通知應聘人員各項事宜;
8.收發(fā)傳真，協(xié)助各部門(mén)員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真;
9.協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調公司內部活動(dòng)，如員工生日會(huì )、公司集體活動(dòng)、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調事宜。
10.新員工入職時(shí)，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個(gè)人身份證明(身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶(hù)口本、照片)的復印件，提交辦公室主任整理歸檔。
11.積極配合公司的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，做好后勤保障工作。
四、接待工作
1. 接待前準備工作
a)來(lái)客人數確認：會(huì )議前向相關(guān)負責人確認來(lái)客人數，為布置會(huì )議室及訂餐做準備;
b)會(huì )議室桌椅布置：在開(kāi)會(huì )前將會(huì )議室的桌面收拾整潔，會(huì )議椅歸位;
c)茶水及點(diǎn)心：會(huì )議前準備好茶、熱水及杯子，等來(lái)客就位后逐個(gè)送茶;接待貴客時(shí)，應提前準備必要的水果及點(diǎn)心供開(kāi)會(huì )人員食用;
d)相機：準備公司相機，為來(lái)客拍照留念所用。
e)訂餐：向會(huì )議負責人確認是否需要訂餐，如需訂餐應確認就餐人數后，電話(huà)聯(lián)系餐廳預訂包房;
f) 預訂酒店：如需為來(lái)客預訂酒店，確認主客姓名后，電話(huà)聯(lián)系錦江富園大酒店預訂房間，預訂成功后向辦公室主任匯報確認。
2. 會(huì )議中服務(wù)工作
a)為開(kāi)會(huì )人員添加茶水;
b)按照領(lǐng)導要求提供會(huì )議支持;
c)安排專(zhuān)人負責會(huì )議中的攝像工作;
3. 會(huì )議后完善工作
a)組織來(lái)客及公司領(lǐng)導合影留念，并將照片發(fā)至來(lái)訪(fǎng)者郵箱內或作為賀卡發(fā)送。
b)如遇重要客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，應及時(shí)將會(huì )議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內。
c)會(huì )議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點(diǎn)心整理歸入茶點(diǎn)處，以備公司員工食用;
d)會(huì )議后器材的歸庫：會(huì )議后器材應及時(shí)歸庫，將相機及其他器材放回原處;
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如何做好一個(gè)公司的前臺!
公司的前臺無(wú)疑是公司的門(mén)面，如何接待好來(lái)訪(fǎng)者，才能在對方心里留下很好的印象呢?
一般來(lái)講，前臺崗位都是坐著(zhù)，但是當有來(lái)訪(fǎng)者時(shí)應該立即起身，微笑致意迎接并且問(wèn)候“您好，請問(wèn)您找哪位?”。確定對方找誰(shuí)之后，還要詢(xún)問(wèn)是否有預約，在確認預約之后，要立即為來(lái)訪(fǎng)者聯(lián)系。
另外，一些公司是要求填寫(xiě)來(lái)訪(fǎng)登記表的，如需填寫(xiě)，應雙手將登記表文字正面朝向對方遞給來(lái)訪(fǎng)者填寫(xiě)，在對方填寫(xiě)完畢之后要說(shuō)“謝謝”。之后便可以引領(lǐng)來(lái)訪(fǎng)者到會(huì )客室或者休息區等候，引領(lǐng)時(shí)要注意稍微領(lǐng)先于客人兩三步，引導至會(huì )客室后示意對方在面門(mén)的位置就坐，還要主動(dòng)為其拉椅子。待對方就坐后，請對方稍等為其倒水。如果對方在等待了約十分鐘后，要找的人還在忙，此時(shí)應過(guò)來(lái)關(guān)照一下來(lái)訪(fǎng)者并說(shuō)明情況。最好是拿來(lái)閱讀物或為訪(fǎng)客續水，萬(wàn)不可扔在那里不管不顧。
如果接待者讓來(lái)訪(fǎng)者直接到辦公室去，恰好此時(shí)前臺又只有一個(gè)人。那么應用規范手勢指示，并明確如何到達。若是由前臺引領(lǐng)至辦公室，應先敲門(mén)進(jìn)入，即使門(mén)是開(kāi)著(zhù)的。
假設來(lái)訪(fǎng)者知道找誰(shuí)，但是沒(méi)有預約，前臺要打電話(huà)詢(xún)問(wèn)。那么出去對于來(lái)訪(fǎng)者的禮貌和便于婉拒，即便是當事人直接接聽(tīng)電話(huà)，都可以當做是其他人接聽(tīng)。
當來(lái)訪(fǎng)者離開(kāi)時(shí)，也應起身禮貌向對方致意，并問(wèn)候“慢走，再見(jiàn)”。
同時(shí)，值得注意的是，作為前臺接待人員形象至關(guān)重要，所以應化淡妝上崗，并保持衣著(zhù)的干凈、整潔。
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