辦公用品管理制度[精華]
隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步,我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多,制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位,為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序,保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展,依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧,以下是小編幫大家整理的辦公用品管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
辦公用品管理制度1
為加強管理,減少費用支出,提高辦公用品的利用率。特制定以下管理辦法:
1.確定各處、機關(guān)辦事人員需配備的各種辦公用品,桌、椅、柜,落實(shí)到人頭,設使用年度卡,達到管用一條線(xiàn),做到三清(領(lǐng)導清楚,管理人員清楚,使用人員清楚)
2.愛(ài)護公物,辦公人員要做到使用好,保管好,辦公用品,在使用中,做到勤檢、勤修,如個(gè)別不能修理,急時(shí)上報到管理部門(mén)進(jìn)行維修報。
3.公共財物,任何人不得轉借,轉給他人,調出人員 必須上報校管理人員,收回或調整,不得個(gè)人帶走,校內調動(dòng),可根據實(shí)際工作需要,上報校管理人員經(jīng)領(lǐng)導同意方可帶走。
4.開(kāi)學(xué)初,一次配齊辦公用品,定為文銷(xiāo)發(fā)放日,指定專(zhuān)人領(lǐng)取,不對其他人員。文銷(xiāo)用品按指標配備,嚴格控制超支。
5.領(lǐng)取各種物品,不得隨意入庫內,遵守管理制度。
6.管理人員帳、物、票相符,日清、月結、采購貨物不壓支票,當日取出,當日返回,做到不拖,不欠。
6.對自己所配備的桌、椅、柜如有意損壞者,按原價(jià)的`百分之百賠償。
辦公用品管理制度2
第一條【制度宗旨】為了切實(shí)加強辦公用品倉庫物資管理,規范辦公用品申領(lǐng)、發(fā)放與采購等工作,提高物質(zhì)資料利用率,進(jìn)一步促進(jìn)公司健康全面發(fā)展,結合辦公用品倉庫物資管理現狀,根據國家法律、法規、規章和公司有關(guān)規定,特制定本辦法。
第二條【適用范圍】各部門(mén)、車(chē)間主管領(lǐng)導,領(lǐng)料員和采購員適用本辦法。領(lǐng)料員由各部門(mén)、車(chē)間主管領(lǐng)導指定,報行政部備案。
辦公用品倉庫管理人員依照本辦法執行。
第三條【物資申領(lǐng)】申請領(lǐng)用辦公用品,采取以舊換新和按需領(lǐng)用相結合的辦法,由辦公用品領(lǐng)用人所在部門(mén)、車(chē)間的領(lǐng)料員憑主管領(lǐng)導批準的證明文書(shū)專(zhuān)人向倉庫管理人員申領(lǐng)。領(lǐng)料員負責對本部門(mén)、車(chē)間的辦公用品領(lǐng)用人發(fā)放物資。
各部門(mén)、車(chē)間主管領(lǐng)導具有辦公用品領(lǐng)用審批權。
第四條【物資發(fā)放】倉庫管理人員對符合本辦法第三條規定的領(lǐng)料員發(fā)放有關(guān)辦公用品。領(lǐng)料員應當積極配合倉庫管理人員辦理辦公用品出庫等手續。
倉庫管理人員應當及時(shí)、正確做好辦公用品出入庫登記、調度、計劃和控制等工作。
辦公用品發(fā)放日期為星期一、星期二。如遇節假日,則應提前在最近的工作日發(fā)放。
第五條【物資采購】采購辦公用品應當嚴格按照下列程序進(jìn)行:
、盘岢錾暾。根據辦公用品使用量和庫存量實(shí)際情況,由倉庫管理人員向行政部主管領(lǐng)導提出辦公用品采購申請。
、菩姓䦟徍。行政部主管領(lǐng)導應當對倉庫管理人員提交的《辦公用品采購申請書(shū)》進(jìn)行認真審核:對符合條件的,給予批準;對不符合條件的,說(shuō)明情況并退回申請。行政審核應當從受理申請之日起2個(gè)工作日內完成,特殊情況,可以適當延長(cháng),但不得超過(guò)3個(gè)工作日。
、俏镔Y采購。倉庫管理人員將批準的《辦公用品采購申請書(shū)》及其附件《辦公用品采購清單》交付采購員,由采購員承辦辦公用品采購事宜。辦公用品入庫時(shí),采購員憑供方出具的正規發(fā)票積極及時(shí)配合倉庫管理人員辦理物資入庫等手續。采購員采購的`辦公用品名稱(chēng)、規格和數量應當與《辦公用品采購清單》相一致。
第六條【物資控制】行政部組織實(shí)施辦公用品經(jīng)費計劃方案。經(jīng)費計劃方案直接責任人員為各部門(mén)、車(chē)間主管領(lǐng)導。各部門(mén)、車(chē)間申請領(lǐng)用辦公用品,其總金額每年不得超出預定計劃數,超出計劃數的,公司不予考慮。行政部辦公用品計劃經(jīng)費每年為*元,人力資源部每年為*元,財務(wù)部每年為*元,貿易部每年為*元,采購部每年為*元,融資部每年為*元,品保部每年為*元,設計部每年為*元,機電部每年為*元,領(lǐng)帶部每年為*元。
申請領(lǐng)用辦公用品,其總金額每年未超出預定計劃數的,未超出部分的全部金額歸經(jīng)費計劃方案直接責任人員所有。
實(shí)施經(jīng)費計劃方案應當堅持有利于生產(chǎn)的原則。
第七條【處理原則】違反本辦法規定情節較輕的員工,由行政部責令改正;屢教不改的,視情節輕重,可按500元以下的標準處理;情節較重并給公司造成損失的,可按實(shí)際損失進(jìn)行賠償,賠償金從其當月工資中扣除,當月工資不足以扣除賠償金的,不足部分從下月工資扣除;情節嚴重的,移交公安機關(guān)處理。
行政部處理員工,應當制作《行政處理決定書(shū)》。對行政處理不服的,員工可以向行政部申訴或者通過(guò)法律途徑解決,申訴或者通過(guò)法律途徑解決期間,具體企業(yè)行政行為不停止執行。法律、法規和規章另有規定的除外。
任何部門(mén)和員工對于違反本辦法規定的行為有權檢舉和控告。行政部受理辦公用品倉庫物資管理違規行為的檢舉和控告。
第八條【解釋權限】本辦法由**有限公司行政部負責解釋。
第九條【施行時(shí)間】本辦法自發(fā)布之日起施行。與本辦法相抵觸的其它辦公用品倉庫物資管理規定同時(shí)廢止。
辦公用品管理制度3
一、辦公用品管理條例
。、辦公用品應登記造冊,并由秘書(shū)處統一發(fā)放和管理。
。、各部門(mén)應根據工作需要,按規定程序領(lǐng)取相關(guān)物品。
。、各部門(mén)領(lǐng)取辦公用品時(shí),應由該部門(mén)負責人打申請報告并簽字,經(jīng)秘書(shū)處同意方可領(lǐng)取,并備錄在案。若領(lǐng)取物品數量較多或大件物品,需報上級組織。
。、各部門(mén)領(lǐng)取的辦公用品由部門(mén)自身妥善保管,不得擅自借出。
。、各部門(mén)應有節制的使用辦公用品,避免鋪張浪費。各部門(mén)領(lǐng)取的'物品應按規定數量領(lǐng)取,超出、破損部分均由部門(mén)自行解決。
。、辦公用品為公有財產(chǎn),不得損壞、遺失、據為已有。
二、辦公用品借支條例
。、各部門(mén)向辦公室借出物品,需經(jīng)秘書(shū)處負責人登記在冊,并注明所借物品名稱(chēng)、數量、借出日期和歸還日期。
。、辦公用品不得擅自向外借用,特殊情況急需外借時(shí),須由使用方向秘書(shū)處打借條,經(jīng)同意后方能借出。
。、借出物品應及時(shí)歸還,經(jīng)檢查完好后,方能注銷(xiāo)借條,并由秘書(shū)處保管。
。、借出物品未及時(shí)歸還者,由借出人員負責追回,并停止借物者借取資格。
。、辦公用品支出應由秘書(shū)處負責人根據各部門(mén)工作需求,按規定程序發(fā)放。
辦公用品管理制度4
第一條:為規范公司辦公設備、辦公用品的采購、領(lǐng)用,在滿(mǎn)足員工辦公需要的前提下,達到勤儉節約的目的,特制定本制度。
第二條:辦公設備、辦公用品由綜合辦公室統一采購、保管、發(fā)放,并由庫管員辦理有關(guān)事宜,任何部門(mén)不能獨自購買(mǎi)各種辦公用品。
第三條:辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1、消耗品:文件夾、文件袋、拉桿夾、圓珠筆、水性筆、橡皮、鉛筆、膠水、訂書(shū)釘、水性筆芯、軟皮本、檔案袋;
2、管理消耗品:膠棒、白板筆、復寫(xiě)紙、熒光筆、電池、膠條、軟盤(pán)、告示貼、曲別針、打印紙、傳真紙;
3、公司管理品(辦公設備):訂書(shū)機、計算器、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、打印機、打孔機、傳真機、復印機、臺式電腦、筆記本電腦。
第四條:消耗品按各部門(mén)發(fā)放。由各部門(mén)到管理員處統一領(lǐng)取各部門(mén)本月內所需的消耗品,并由各部門(mén)秘書(shū)登記發(fā)放。
第五條:管理消耗品由管理員保管、發(fā)放。
第六條:在部門(mén)不能領(lǐng)到的消耗品,經(jīng)部門(mén)同意,員工可直接到管理員處領(lǐng)取,并詳細填寫(xiě)《公司辦公用品領(lǐng)取記錄》。
第七條:管理消耗品應限定項目經(jīng)理以上人員使用,由本人直接向管理員處領(lǐng)取,并詳細填寫(xiě)《公司辦公用品領(lǐng)取記錄》。
第八條:為控制管理消耗品使用,自第三次領(lǐng)取時(shí),必須向管理員說(shuō)明領(lǐng)取原因,由管理員按實(shí)際情況進(jìn)行發(fā)放,如為物品損壞,必須以舊換新。
第九條:特殊情況下如會(huì )議、培訓、員工出差等,領(lǐng)取人可直接到管理員處統一領(lǐng)取各種必需的辦公用品。
第十條:消耗品可依據歷史記錄(如以過(guò)去半年耗用平均數)、經(jīng)驗法則(估計消耗時(shí)間)設定領(lǐng)用管理基準(如圓珠筆每月每人發(fā)放一次),并可隨部門(mén)或人員的工作狀況調整發(fā)放時(shí)間。各部門(mén)人員每人每月不得重復領(lǐng)用同一種辦公用品。
第十一條:管理性用品應由部門(mén)經(jīng)理以上人員領(lǐng)取、管理、使用,如有故障或損壞,應以舊換新,如遺失應由個(gè)人或部門(mén)賠償。如崗位調整、人員變動(dòng)或離職時(shí),須向管理員進(jìn)行移交。
第十二條:以部門(mén)為單位管理使用量,以過(guò)去半年內平均月用量金額為管理目標,由部門(mén)經(jīng)理和管理員共同把關(guān)。
第十三條:管理員每月需統計辦公用品使用量,認真填寫(xiě)《公司公司辦公用品一覽表》,并上交綜合辦公室主任審核。并將各部門(mén)辦公用品使用情況按季度分攤到各部門(mén)。
第十四條:嚴禁任何員工將公司辦公用品取回家私用,一經(jīng)發(fā)現,視情節輕重給予相應的處罰。
第十五條:此制度未包含的其它情況,由管理員根據實(shí)際情況酌情處理。
第十六條:本制度由公司總經(jīng)理辦公會(huì )討論通過(guò),自發(fā)文之日起開(kāi)始執行。
第十七條:本制度解釋權在綜合辦公室。
公司辦公用品管理制度8
為加強辦公用品使用的管理,節約開(kāi)支、避免浪費,特制定本管理規定。
一、辦公用品分類(lèi):
1、常用品:圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品:名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書(shū)機、筆記本、會(huì )議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤(pán)、刻錄盤(pán)。
3、特批品(不列入辦公用品費用考核):印刷品(各類(lèi)宣傳單、各類(lèi)表格、文件頭等),財務(wù)帳本、憑證,蘋(píng)果機彩色墨盒及打印紙,U盤(pán)等。
二、辦公用品使用對象:各公司主管以上管理人員、職能和業(yè)務(wù)部門(mén)員工,具體由各公司核定。
三、申購和采購:辦公用品常用品由人事行政部門(mén)根據消耗狀況進(jìn)行申購備領(lǐng),控制品和特批品由使用部門(mén)(人)提出申購,控制品經(jīng)各公司總經(jīng)理批準,特批品經(jīng)董事長(cháng)批準;批準后的`《申購單》交采購中心執行購買(mǎi)。未填寫(xiě)《申購單》及未經(jīng)領(lǐng)導批準擅自購買(mǎi)的不予報銷(xiāo)。
四、管理和發(fā)放:
1、辦公用品由人事行政部門(mén)統一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續,保管人根據采購價(jià)格核定物品單價(jià),計入領(lǐng)用部門(mén)(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用狀況匯總表》。
3、各部門(mén)應指定專(zhuān)人領(lǐng)取辦公用品。
五、各部門(mén)費用核定及有關(guān)規定:
1、各公司各部門(mén)應按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標領(lǐng)用的,應經(jīng)分管領(lǐng)導同意。
2、核定的費用實(shí)行增人增費、減人減費,各部門(mén)增人或減人,其費用由人事行政部門(mén)根據人員變動(dòng)狀況進(jìn)行調整。
3、各部門(mén)因特殊狀況需增加費用的,應以書(shū)面形式報批,經(jīng)分管領(lǐng)導審核后,由總經(jīng)理特批,并報請總部增加該項費用。
4、辦公用品使用實(shí)行月統計年結算,截止時(shí)間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門(mén)出具報表,財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節約費用計入下年度使用。
5、各公司可根據總部下達的辦公用品定額自主確定各部門(mén)及各使用人的辦公用品使用標準。
六、其它規定:
1、各部門(mén)要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領(lǐng)用時(shí)應以舊換新。
2、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時(shí),應將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數歸還。有缺失的應照價(jià)賠償,否則不予辦理有關(guān)手續。
3、辦公設備的耗材及維修費用。
。1)電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材及維修費用,總部另定定額標準。屬多個(gè)公司共用的,按集團總部規定的標準進(jìn)行分攤;屬各部門(mén)或個(gè)人保管使用的,計入所在公司定額費用。
。2)耗材包括:打印、復印紙,激光打印機碳粉、硒鼓,針式打印機色帶,噴墨打印機墨盒(水),復印機碳粉,傳真紙,鼠標,鍵盤(pán)等;其申購由設備使用部門(mén)(人)負責,并經(jīng)總經(jīng)理批準,屬多個(gè)公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門(mén)負責申購。
。3)辦公設備的報修參照耗材申購程序辦理。
七、本規定自下發(fā)之日起執行。
辦公用品管理制度5
管理辦法
為加強辦公用品的管理,節省開(kāi)支,保證公司日常工作的順利進(jìn)行,特制定本辦法。
一、公司辦公使用的`、且未納入固定資產(chǎn)管理的辦公用品、設備器材及耗材,適用本管理辦法。
二、納入本辦法管理的辦公用品,統一由公司辦公室組織購買(mǎi)或委托物資采購部門(mén)購買(mǎi),辦公室領(lǐng)導簽字報銷(xiāo)。
三、公司辦公使用的、單價(jià)在500元以上的辦公用品、設備器材及耗材應建立臺帳,并明確保管人。保管人工作變動(dòng)應做好清退、移交手續,如有遺失要視情況予以賠償。
四、購買(mǎi)、領(lǐng)用辦公用品應先向公司辦公室填報需求計劃(需求計劃以不超過(guò)3個(gè)月用量為限),經(jīng)公司辦公室領(lǐng)導批準后,在辦公室秘書(shū)(辦公用品保管員)處簽字領(lǐng)用。
五、公司辦公室應急工作之所急,保證日常辦公的正常進(jìn)行。一般辦公用品采購期不得超過(guò)兩個(gè)工作日,特殊情況采購期不超過(guò)五個(gè)工作日。
六、公司文件頭、便函、管理表格等需批量印制的,由公司辦公室統一審核印制格式、內容和數量,統一簽字轉帳或審核報銷(xiāo)。
七、電腦軟件及單價(jià)在20xx元以上的非固定資產(chǎn)類(lèi)的辦公設備、器材,由公司總經(jīng)理批準購買(mǎi)和報廢,公司辦公室統一建帳管理,實(shí)現內部資源共享。
八、本辦法由公司辦公室負責解釋?zhuān)瑥南掳l(fā)之日起執行,
九、執行初期的工作銜接由公司辦公室負責。
辦公用品管理制度6
1、加強辦公經(jīng)費和辦公用品的使用管理,根據實(shí)際需求合理配置辦公用品,嚴格按照標準配備,盡量選擇節能環(huán)保、品質(zhì)優(yōu)良、價(jià)格合理的辦公設備,避免購買(mǎi)高端辦公用品。
2、文件、我們應該盡量在電子媒介上進(jìn)行材料的起草、修改和傳閱,以減少紙質(zhì)文件印發(fā)和使用傳真的頻率,從而加快推進(jìn)無(wú)紙化辦公的進(jìn)程。
3、文件和通知的發(fā)布方式有多種,可以通過(guò)電子郵箱發(fā)送或者在學(xué)校內的公告板上發(fā)布。如果必須打印紙質(zhì)文件,應該嚴格核定需要印發(fā)的份數,盡量避免過(guò)多的打印。同時(shí),我們也應該提倡雙面印刷,以減少紙張的浪費。
4、鼓勵人們采用鋼筆進(jìn)行書(shū)寫(xiě),以減少圓珠筆或一次性簽字筆的`使用量;同時(shí),我們應盡量選擇一次性簽字筆芯可更換而不需要更換外殼的產(chǎn)品。
5、盡量減少電話(huà)的通話(huà)時(shí)間,盡量長(cháng)話(huà)短說(shuō),禁止電話(huà)聊天,以節約電話(huà)費。
6、筆記本要雙面記錄,禁止單面記錄,用完后才能領(lǐng)取第二本。
辦公用品管理制度7
第一章總則
第一條為加強公司辦公用品管理,控制費用開(kāi)支,規范辦公用品的采購與使用,特制定本制度。
第二條本制度適用于對辦公日常消耗品、宣傳品、設備耗材等的管理。
第二章辦公用品采購
第三條辦公用品的采購采用集中采購、定量供應的辦法。
1、集中采購由行政管理部負責并管理。
2、集中采購的辦公用品包括復印紙、傳真紙等紙張;計算機消耗的磁盤(pán);打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒;日記本、各類(lèi)筆墨等。
3、實(shí)行定期計劃批量采購供應。即:每月15日前各部室向行政管理部提報當月所需用品計劃,由行政管理部統一采購。
4、特殊辦公用品可以經(jīng)行政管理部門(mén)同意授權各部門(mén)自行采購。
5、各部門(mén)或班組若臨時(shí)急需采購辦公用品,由部門(mén)或班組專(zhuān)人填寫(xiě)《辦公用品請購單》,并在備注欄內注明急需采購的原因,經(jīng)班組負責人審定同意后,交行政管理部批準同意后,實(shí)施采購任務(wù)。
6、必需品、采購不易或耗用量大者應約量庫存。
7、結算辦法。公司辦公室根據各單位辦公用品領(lǐng)用數量及單價(jià),編制明細表經(jīng)確認后報財務(wù)劃轉。
第三章辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用
第四條各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品須填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》,一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品,另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。
第五條接到各部門(mén)的`《辦公用品領(lǐng)用單》(兩份)之后,有關(guān)人員要進(jìn)行核對,并做好登記。然后再填寫(xiě)一份《辦公用品分發(fā)通知書(shū)》交發(fā)送室。
第六條發(fā)送室進(jìn)行核對后,把申請所要全部用品備齊,分發(fā)給各部門(mén)。
第七條用品分發(fā)后應做好登記,寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數量等。一份申請書(shū)連同《辦公用品分發(fā)通知書(shū)》轉交辦公用品管理室記賬存檔;另一份《辦公用品分發(fā)通知書(shū)》連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。
第四章辦公用品管理
第八條新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門(mén)提出辦公用品申請,向行政管理部請領(lǐng)辦公用品并列入領(lǐng)用卡,人員離職時(shí),應將剩余辦公用品一并繳交辦公室。
第九條印刷品(如信紙、信封、表格等)除各部門(mén)特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。
第十條部門(mén)使用的辦公用品由部門(mén)指定專(zhuān)人保管維護。
第十一條對決定報廢的辦公用品,要做好登記,在《報廢處理冊》上填寫(xiě)用品名稱(chēng)、價(jià)格、數量及報廢處理的其他有關(guān)事項,并報相關(guān)領(lǐng)導同意后,到相關(guān)人員處理報廢注銷(xiāo)手續。
第十二條辦公用品(價(jià)格在1000元以上的)正常使用發(fā)生的損壞時(shí),要及時(shí)向行政管理部報告,由行政管理部安排修理,如不報告或擅自將損壞的辦公用品丟棄,使用者個(gè)人按非正常使用損壞照價(jià)賠償。
第十三條公司對辦公用品的使用情況,實(shí)行年內不定期檢查、年末普查的檢查制度,檢查工作由行政管理部負責。
第五章附則
第十四條本制度由行政管理部制定、解釋?zhuān)瑘罂偨?jīng)理批準后執行,修改時(shí)亦同。
辦公用品管理制度8
為更好的控制辦公消耗成本,規范公司辦公用品的申請購買(mǎi)、發(fā)放、領(lǐng)用和管理工作,特制定本制度。
一、辦公用品申請購買(mǎi)
1、各部門(mén)于每月25日前,將本部門(mén)所需辦公用品以《辦公用品申購單》的形式上報公司綜合辦,綜合辦本著(zhù)節儉的原則進(jìn)行審核,統一申購。
2、綜合辦統一各部門(mén)辦公用品需求量,根據實(shí)際情況進(jìn)行增減,每月28日前填寫(xiě)《辦公用品申購單》上報公司領(lǐng)導批準,于次月1——5日內進(jìn)行統一采購。
3、辦公用品購進(jìn)后,由綜合辦人員按要求驗收、登記、報帳,做到帳物相符。
二、辦公用品的`領(lǐng)用
。ㄒ唬、耐用辦公用品的領(lǐng)用:
1、耐用辦公用品:電話(huà)、計算器、訂書(shū)機、文件夾、剪刀、直尺、長(cháng)尾夾、起釘器等。
2、耐用辦公用品各部門(mén)已發(fā)放的,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
。ǘ、易耗辦公用品的領(lǐng)用:
1、易耗辦公用品分為兩部分:部門(mén)所需用品和個(gè)人所需用品。
2、部門(mén)所需用品:傳真紙、復(寫(xiě))印紙、硒鼓、白板筆、文件袋、檔案袋、垃圾袋等。
3、個(gè)人所需用品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、透明膠、固體膠、釘書(shū)針、回形針、大頭針、橡皮擦、信箋紙等。
。ㄈ、領(lǐng)用方法:
1、領(lǐng)用人到綜合辦填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用記錄表》,由綜合辦發(fā)放辦公用品。
2、新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門(mén)提出向綜合辦領(lǐng)取辦公用品,人員離職時(shí),應將剩余用品一并交與綜合辦。
三、辦公用品的使用原則
1、本著(zhù)節約的原則,可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應盡量不領(lǐng)用或少領(lǐng)用。
2、部分辦公用品(記號筆、簽字筆(芯)、圓珠筆(芯))實(shí)行以舊換新原則。
3、打印文件、資料時(shí)要認真校對,減少錯誤,避免浪費紙張。
4、復印、打印內容較多的文件資料時(shí),復印紙可用雙面使用。提倡利用廢紙打印內部材料。
5、為節約紙張,提倡網(wǎng)絡(luò )和無(wú)紙化辦公。用無(wú)紙化辦公可以通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò ),將文件資料傳遞到員工電腦上,通過(guò)網(wǎng)絡(luò )查看資料。確需打印的,經(jīng)修改定稿后打印。
四、辦公用品的盤(pán)存
每季度末,綜合辦須對公司辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行一次帳物盤(pán)存,做到賬物相符。財務(wù)科負責監督。盤(pán)存應有詳細盤(pán)存表,盤(pán)盈盤(pán)虧應有記錄和分析報告。盤(pán)存人和監督人員應在盤(pán)存表上簽字,對盤(pán)存負責。
五、本制度自簽發(fā)之日起執行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準。
辦公用品管理制度9
1、資源優(yōu)化:有效管理能降低辦公成本,提高資金使用效率。
2、工作效率:充足的'辦公用品保障日常工作順利進(jìn)行。
3、師生教育:通過(guò)制度實(shí)施,培養師生的節約意識和責任感。
4、校園文化:體現學(xué)校管理水平,塑造良好的校園形象。
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一、目的
為合理控制公司辦公用品費用支出,加強管理,保證質(zhì)量,節省開(kāi)支,降低成本特制訂本制度。
二、適用范圍
本制度適用于對辦公及日常消耗品、易耗品及設備耗材等的管理。
三、制度內容
。ㄒ唬、辦公用品的.采購
。1)、日常辦公設備、文具等物品,于每月二十日由需求部門(mén)填寫(xiě)《物品申購單》經(jīng)部門(mén)經(jīng)理(或主持工作的副經(jīng)理)審核簽字,由公司行政管理部經(jīng)理審批簽字,行政管理部分管領(lǐng)導批準簽字,行政管理部專(zhuān)人統一采購。
。2)、大件辦公用品(固定資產(chǎn)類(lèi)如:辦公桌椅、辦公家具、驗鈔機等)需由公司總經(jīng)理審批,采購部統一采購。
。5)、高值消耗類(lèi)(如移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、辦公電腦等)由信息部統一采購。
。ǘ、辦公用品的分類(lèi)
。1)、固定資產(chǎn)類(lèi)辦公用品:辦公電腦、傳真機、復印機、打印機、掃描儀、投影儀等。
。2)、高值非消耗類(lèi)辦公用品:辦公家具、辦公桌椅、驗鈔機、電話(huà)機、打孔機、裝訂機、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、白板、書(shū)報架、電風(fēng)扇、電腦包等。
。3)、高值消耗類(lèi)辦公用品:墨盒、硒鼓、色帶、碳粉等。
。4)、低值消耗類(lèi)辦公用品:簽字筆(筆芯)、圓珠筆、鉛筆、白板筆、文件夾(盒/袋)、板夾、檔案盒(袋)、筆記本(大/中/。、便簽紙、方便貼、裝訂條、燕尾夾、訂書(shū)釘、回形針、復印紙、打印紙、涂改液、尺子、橡皮、印臺(油)、電池、一次性杯、垃圾袋等。
。ㄈ┺k公用品的發(fā)放、領(lǐng)用、保管
。1)、公司的任何資產(chǎn)不得挪作私用,任何人不得用公款購買(mǎi)生活用品自用辦公用品嚴禁私用或帶回家。
。2)、物品分為個(gè)人領(lǐng)用和部門(mén)領(lǐng)用兩種。
a、“個(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品由專(zhuān)管人員依據有需要人員進(jìn)行發(fā)放并做好登記,由領(lǐng)用人簽字。
b、“部門(mén)領(lǐng)用”系是指部門(mén)共同使用品。如管理消耗品(電池、印泥、計算器、文件夾等)
。3)、第二次發(fā)放須以舊換新,調動(dòng)或離職時(shí)需辦理移交手續。
。4)、新員工入職時(shí),由新人入職部門(mén)直接領(lǐng)導提出文具領(lǐng)用申請,向行政管理部專(zhuān)管人員領(lǐng)用并由領(lǐng)用人簽字。
。5)對于高檔耐用、但不常用的辦公用品各部門(mén)應盡量協(xié)調相互共用,原則上不重復購置。
。6)辦公設備出現故障,應由行政管理部負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保修、維修事宜。如有遺失或損壞按公司相關(guān)管理規定處理。
。7)各部門(mén)要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費,能重復使用盡量重復使用。(如打印紙可正反面使用)。
。ㄋ模┺k公用品費用分攤
。1)、各部門(mén)申購的辦公用品費用,計入各部門(mén)日常費用。
。2)《物品申購單》審批人(部門(mén)經(jīng)理或主持工作的副經(jīng)理)為辦公用品費用控制的責任人,應按標準嚴格控制費用,把好申購關(guān)。
。ㄎ澹┫嚓P(guān)表格
《物品申購單》(見(jiàn)附件)
四、本辦法的實(shí)施
本管理辦法解釋權歸集團總經(jīng)辦所有,下發(fā)之日起開(kāi)始執行。
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辦公用品管理制度的重要性不言而喻。它不僅有助于優(yōu)化資源分配,減少浪費,還能提升工作效率,維護辦公環(huán)境的和諧,同時(shí)體現公司的`專(zhuān)業(yè)性和責任感。通過(guò)合理管理,我們可以降低運營(yíng)成本,提升員工滿(mǎn)意度,進(jìn)一步增強公司的競爭力。
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辦公用品領(lǐng)用管理制度旨在規范公司內部的辦公物資使用,確保資源的.有效管理和合理分配,以提高工作效率并控制成本。它涵蓋了從物品采購、領(lǐng)用流程、庫存管理到報廢處理的各個(gè)環(huán)節。
內容概述:
1. 辦公用品分類(lèi)與標準:明確各類(lèi)辦公用品的定義和使用范圍,設定統一的采購標準。
2. 采購流程:規定辦公用品的申請、審批、采購及驗收程序。
3. 領(lǐng)用制度:制定領(lǐng)用登記、權限分配和領(lǐng)用頻率的規則。
4. 庫存管理:設定庫存水平,定期盤(pán)點(diǎn),防止浪費和短缺。
5. 使用與維護:指導員工正確使用和保養辦公設備,延長(cháng)使用壽命。
6. 報廢處理:規定辦公用品的報廢標準和處理方式。
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第一條為更好的控制辦公消耗成本,規范集團總部辦公用品的發(fā)放、領(lǐng)用和管理工作,特制定本規定。
第二條耐用辦公用品的領(lǐng)用:
1、耐用辦公用品包括:電話(huà)、計算器、訂書(shū)機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器。
2、耐用辦公用品已于員工入職時(shí)按標準發(fā)放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
第三條易耗辦公用品的領(lǐng)用:
1、易耗辦公用品分為兩部分:部門(mén)所需用品和個(gè)人所需用品。
2、部門(mén)所需用品包括:傳真紙、復(寫(xiě))印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤(pán)、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個(gè)人所需用品包括:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書(shū)針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門(mén)常用易耗辦公用品月用量標準見(jiàn)附表。此標準為暫定數,可依據每月平均用量進(jìn)行合理調整。
5、每月24日前,由各部門(mén)將次月《申購單》填好(常用易耗辦公用品不得超過(guò)每月用量標準),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初核,總經(jīng)理或副總經(jīng)理復核,人力資源中心總監批準后交采購部統一采購。
6、發(fā)放時(shí)間:每月15號(如遇假期,順延)。其余時(shí)間一般不予辦理辦公用品的領(lǐng)用手續。
7、領(lǐng)用方法:由各部門(mén)按發(fā)放日期統一到辦公用品倉申領(lǐng)簽字,若部門(mén)領(lǐng)用超出需求計劃的`,須經(jīng)綜合部長(cháng)批準后方可發(fā)放。
8、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實(shí)行以舊換新原則,傳真紙領(lǐng)用時(shí)須以中間紙交換。
9、電腦耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由總經(jīng)理批準,綜合部長(cháng)審核后方可領(lǐng)用,申領(lǐng)時(shí)須依舊換新。
10、本著(zhù)節約與自愿的原則,可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應盡量不領(lǐng)用或少領(lǐng)用。綜合部對于
節儉成效突出的員工,公司將予以表?yè)P。
第四條:未列入耐用及易耗辦公用品的其它物品的申領(lǐng),按公司相關(guān)制度執行。
第五條:本規定自簽發(fā)之日起執行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準。
附件:1、常用易耗辦公用品月用量標準
2、《部門(mén)辦公用品需求計劃表》
附件1:常用易耗辦公用品月用量標準
第一條本制度所稱(chēng)辦公文具分為消耗品,管理消耗品及管理品三種.
1.消耗品:鉛筆,刀片,膠水,膠帶,大頭針,圖釘,筆記本,復寫(xiě)紙,卷宗,標簽,便條紙,信紙,橡皮擦,夾子等.
2.管理消耗品:簽字筆,熒光筆,修正液,電池,直線(xiàn)紙等.
3.管理品:剪刀,美工刀,釘書(shū)機,打孔機,鋼筆,打碼機,姓名章,日期章,日期戳,計算機,印泥等.
第二條文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種.個(gè)人領(lǐng)用指個(gè)人使用保管的用品,如圓珠筆,橡皮擦,直尺等.部門(mén)領(lǐng)用指本部門(mén)共同使用的用品,如打孔機,釘書(shū)
第三條消耗品可依據歷史記錄(如以過(guò)去半年耗用平均數),經(jīng)驗法則(估計消耗時(shí)間)設定領(lǐng)用管理基準(如圓珠筆每月每人發(fā)放一支),并可隨部門(mén)或人員的工作狀況調整發(fā)放時(shí)間.
第四條消耗品應限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,但純消耗品(如打印紙)不在此限.
第五條管理品移交時(shí)如有故障或損壞,應以舊換新,如遺失應由個(gè)人或部門(mén)賠償,自購.
第六條辦公用品的申請應于每月25日由各部門(mén)提出
第七條辦公用品嚴禁帶回家私用.
第八條辦公用品一般由管理部向批發(fā)商采購,其中必需品,采購不易或耗用量大的物品,應酌量庫存,管理部無(wú)法采購的特殊辦公用品,可以經(jīng)管理部同意并授權各部門(mén)自行采購.
第九條新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門(mén)提出辦公用品申請單向綜合管理部領(lǐng)取辦公用品,人員離職時(shí),應將剩余用品一并交回綜合管理部。
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物業(yè)管理公司辦公用品管理制度
公司辦公用品領(lǐng)用管理沒(méi)有嚴格制度,會(huì )造成了許多不必要的浪費。為加強管理,特制定以下制度,望共同遵守。
1.新調入的管理人員,因工作需要可購買(mǎi)以下物品:
圓珠筆二支、直尺一把、筆記本二本、膠水一瓶,總價(jià)值合人民幣15元左右。
2.以下物品需經(jīng)領(lǐng)導簽字批準后方可購買(mǎi):計算器、文件夾或因工作需要的其他物品。
3.財務(wù)人員所需的辦公用品由財務(wù)部統一領(lǐng)取。
4.保安交班記錄本、水電主管等所需用的.工作記錄本以舊換新,舊的收回存檔。
辦公用品管理制度15
為了強化局機關(guān)辦公用品和電腦耗材的管理和運用,提高效能并減小浪費,打造節約型機關(guān),我們經(jīng)過(guò)局黨組的研究和討論,依據我們的具體情況制定了以下制度。
一、采購方面
1. 辦公用品包括空調、門(mén)窗、書(shū)柜、桌椅、運動(dòng)器材、照明設施、清潔工具、插座、紙張、筆墨等。
2. 電腦耗材包括電腦主機和配件、路由器、照相錄像設備、打印機、掃描儀、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、USB擴展器等,以及打印紙、復寫(xiě)紙、復印紙、鼠標墊、電源線(xiàn)、數據線(xiàn)、網(wǎng)線(xiàn)、色帶、墨盒、墨水、硒鼓、碳粉等。
3. 大量采購辦公用品和電腦耗材如空調、運動(dòng)器材、電腦、復印機、掃描儀、桌椅等,須先向相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導提交申請,并得到批準。
4. 我們采用集中采購、集中管理、集中分配、各股室使用的辦法。所有領(lǐng)用的辦公用品和電腦耗材均計入各股室的預算中。
5. 日常辦公用品和電腦耗材的購買(mǎi),須提前列出購買(mǎi)計劃并獲得批準后,由辦公室進(jìn)行購買(mǎi)。
6. 大型物品的采購須按照相關(guān)規定進(jìn)行,先由部門(mén)提出購買(mǎi)需求,得到領(lǐng)導批準后,再由財務(wù)室處理并與政府采購機構進(jìn)行溝通。
7. 日常辦公用品和電腦耗材的采購也可以通過(guò)定點(diǎn)和非定點(diǎn)的方式進(jìn)行。批量購買(mǎi)必須在定點(diǎn)商店進(jìn)行,如果在定點(diǎn)商店買(mǎi)不到,可以在其它地方購買(mǎi),但須事先取得財務(wù)室的許可。
8. 在舉行大型活動(dòng)(包含節日和慰問(wèn)活動(dòng)等)、會(huì )議或其他特殊情況下需要購買(mǎi)預備物資的,由辦公室或財務(wù)室來(lái)負責購買(mǎi)。
二、管理和領(lǐng)用方面
1. 辦公室應詳盡地登記購買(mǎi)的所有辦公用品和電腦耗材,并將其保存起來(lái)。
2. 物品的保管由辦公室工作人員負責,他們應該詳細記錄這些信息,而財務(wù)室則需要定期與辦公用品保管人員核實(shí)庫存賬戶(hù),確保庫存的辦公用品賬目與實(shí)物相符。
3. 領(lǐng)取辦公用品和電腦耗材時(shí),各股室應該遵循“勤儉節約,即時(shí)領(lǐng)取”的原則,指派專(zhuān)人按需領(lǐng)取,不能隨意領(lǐng)取。
4. 在領(lǐng)取之前,你需要填寫(xiě)《辦公用品和電腦耗材領(lǐng)用登記表》并獲得保管人員的`批準。
5. 辦公用品和電腦耗材保管人員應該加強對辦公用品倉庫的管理,保持倉庫的清潔,避免辦公用品和電腦耗材受到損害或者遺失。
6. 使用辦公用品和電腦耗材時(shí),各部門(mén)應該倡導勤儉節約的精神,盡可能的利用已有的資源,可以修理的東西不要直接替換,嚴格杜絕浪費,努力降低成本。
7. 辦公用品和電腦耗材每月底結算一次。
公司辦公用品采購管理制度
第一條為了加強對行政行政采購活動(dòng)的管理和監督,合理申購與領(lǐng)用,節約辦公費用,特制定本管理辦法。
第二條本管理辦法適用于公司各部門(mén)。
第二章管理細則
第三條歸口管理部門(mén):采購由公司行政人事部按審批權限實(shí)行按需采購制度,公司行政人事部負責公司管理各部門(mén)的采購,財務(wù)資產(chǎn)部分別進(jìn)行核算與實(shí)施監督。
第四條請購程序:
(一)日常辦公用品請購:由行政部在每月初根據各部門(mén)庫存狀況分別編制“請購單”,直接財務(wù)資產(chǎn)部審核批準后實(shí)施采購。
(二)特殊辦公用品請購:如需對日常辦公用品目錄之外的辦公用品進(jìn)行采購,由使用部門(mén)在每月初報送“請購單”(突發(fā)請購可特殊處理,但需提前3天申請,給予一定的采購時(shí)間)。
(三)如因開(kāi)展單個(gè)項目,如:招標會(huì )議、大型活動(dòng)、人力資源培訓等,請購數量較大時(shí),除在單項預算中對辦公用品預算作出單獨說(shuō)明外,在請購或領(lǐng)用時(shí)須單獨填制請購單或辦理領(lǐng)用手續。
(四)除日常辦公用品外的其它請購單的報送流程:各子公司報送流程:公司各部門(mén)第一負責人公司財返行政部;
(五)請購單的報送時(shí)間:各部門(mén)每月第一個(gè)工作日報送到行政部,行政部匯總后報送財務(wù)部,財務(wù)部審核后于當天報送常務(wù)副總經(jīng)理,返集團行政部(遇節假日順延),經(jīng)集團行政部負責人復核確認后于三個(gè)工作日采購到位。
(六)所有請購單需注明“品名、單價(jià)、數量、金額”等內容,不得隨意涂改。
第五條內部管理:
(一)辦公用品領(lǐng)用時(shí)間為全天。各部門(mén)、公司員工根據每月申請及實(shí)際工作需要至行政部領(lǐng)用辦公用品。
(二)所有員工對辦公用品必須愛(ài)護,厲行節約,杜絕浪費,禁止貪污,降低消耗費用。辦公室用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
(三)行政部負責辦公用品管理;做到辦公用品齊全、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開(kāi)支適當、用品保管規范。
(四)辦公室用品管理一定要做到干凈、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照辦事。
第六條收發(fā)管理:
(一)驗收:
采購人員按請購單的要求進(jìn)行采購后,應將采購物品、采購有關(guān)發(fā)票及有效票據協(xié)同請購單交予辦公用品管理人員進(jìn)行核對,并辦理入庫手續,辦公用品管理人員應核對采購物品數量、質(zhì)量(是否符合請購要求),填寫(xiě)入庫單(入庫單采取訂本式、一式三聯(lián)、且連續編號),入庫單應詳細填寫(xiě)品名、單價(jià)、數量、金額。三聯(lián)單一聯(lián)存根聯(lián)、一聯(lián)采購員、一聯(lián)記賬聯(lián))。
所有入庫單均應有驗收人、采購員兩人簽字。辦理入庫后除存根聯(lián)外其他二聯(lián)均交予采購員作為費用報銷(xiāo)原始憑證附件。所有辦公用品采購均需辦理入庫手續。
(二)領(lǐng)用:
所有辦公用品領(lǐng)用均須辦理領(lǐng)用手續;領(lǐng)用時(shí)均需在行政的領(lǐng)用登記本上簽。
行政領(lǐng)用登記本需有“領(lǐng)用日期、品名、單位、數量、單價(jià)、金額、部門(mén)負責人簽字領(lǐng)用人簽字”等內容。
領(lǐng)用人領(lǐng)用日常辦公用品,按附件2“辦公用品領(lǐng)用規定”辦理;特殊辦公用品的領(lǐng)用遵循“誰(shuí)請購、誰(shuí)領(lǐng)用”的原則。
文印室公用耗材領(lǐng)用由文員辦理領(lǐng)用手續,由行政部門(mén)負責人簽核。部門(mén)負責人對領(lǐng)用真實(shí)性、合理性負責,行政文員對領(lǐng)用真實(shí)性、合規性(是否超出領(lǐng)用標準)實(shí)施監督,對存在質(zhì)疑之領(lǐng)用可以拒絕并向上級領(lǐng)導報告。
各部門(mén)辦公用品領(lǐng)用的費用統計以領(lǐng)用登記本的內容為依據。
(三)采購借支與報銷(xiāo):
采購員借支實(shí)行備用金制,采購回后及時(shí)辦理入庫并到財務(wù)報銷(xiāo),特殊情況可酌情另行借支。
在辦理入庫手續后,采購員應將采購發(fā)票及其他有效票據連同入庫單(記賬聯(lián))、請購單交予財務(wù)費用會(huì )計審核。針對采購未完之請購單,費用會(huì )計審核時(shí)可根據入庫單情況在請購單上作已報銷(xiāo)標志,并將請購單退回采購員。
財務(wù)核算與監督:費用會(huì )計在審核采購報銷(xiāo)憑證時(shí),在編制記賬憑證時(shí),應將入庫單抽出單獨留存,所有已入庫采購物品均先計入“材料物資”科目,當月材料物資增加額應等于當月入庫單金額合計。費用會(huì )計根據文員報送的“辦公用品領(lǐng)用匯總表”,對當月入庫、領(lǐng)用進(jìn)行核對,必要時(shí)可對期末庫存進(jìn)行監盤(pán),核對無(wú)誤后,費用會(huì )計根據部門(mén)費用統計表填制當月部門(mén)辦公用品領(lǐng)用分攤憑證,如借:營(yíng)業(yè)費用—辦公費用,營(yíng)銷(xiāo)中心,貸:材料物資。由于各部門(mén)費用統計是根據各部門(mén)各品種領(lǐng)用數量x計劃價(jià)格(固定)進(jìn)行核算,而財務(wù)材料物資是以實(shí)際成本入賬,所以應定期(季度)按期末庫存x計劃價(jià)格計算結果與材料物資余額比較,將價(jià)差視同消耗轉為費用。
第七條行政臺賬管理:
(一)建立各子公司庫存明細表;
(二)入庫分開(kāi),入庫單以各子公司區別,各子公司有各自一本入庫單;
(三)報銷(xiāo)分開(kāi),除公用文印資料無(wú)法分開(kāi)外。
(四)針對員工領(lǐng)用,如對非消耗品,可重復使用物品應建立個(gè)人臺賬,員工離職時(shí)應辦理退還手續(作負數領(lǐng)用單),如同品種部門(mén)再領(lǐng)回可不重計部門(mén)費用,如該部門(mén)內部已調劑使用,部門(mén)負責人應確認已收回。
(五)辦公用品管理文員應在月終作統計核算(核算期間為當月1日-31日),于次月2日前公司完成“辦公用品領(lǐng)用匯總表”和“辦公用品庫存明細表”,“辦公用品領(lǐng)用匯總表”交公司行政部送所屬各部門(mén)負責人對相關(guān)費用簽收確認后,將簽收后的匯總表于4日前交公司財務(wù)部和公司總經(jīng)理一份備檔,“辦公用品庫存明細表”直接交公司財務(wù)部;將兩份總表報送財務(wù)部。
第三章附則
第八條本管理辦法的解釋權歸集團行政部。
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