辦公室管理制度[熱門(mén)]
在不斷進(jìn)步的時(shí)代，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準則和依據。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編幫大家整理的辦公室管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
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一、文書(shū)管理制度
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第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內容等信息；措辭規范，表達無(wú)歧義。
第二條制度規范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設計
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
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第一條管理要點(diǎn)
3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內容可根據文書(shū)具體內容進(jìn)行調整。
第二條制度規范
1、根據公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫(xiě)內部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習。
2、按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。
3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書(shū)，需附上學(xué)習進(jìn)度表；閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。
5、根據文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級審批同意，方可銷(xiāo)毀。
6、辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關(guān)規定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》（需要時(shí)）→張貼→存檔→更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀
�。ㄈn案管理制度
第一條管理要點(diǎn)
第二條制度規范
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
3、堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據文件、文書(shū)目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經(jīng)費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無(wú)私自挪用現象。
3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的采購，應進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。
第二條制度規范
1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門(mén)將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門(mén)的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門(mén)主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準。
3、根據物品所屬類(lèi)別，對辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱(chēng)、數量、規格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。
4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補填。
5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。
第三條管理流程設計
編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放
編制需求計劃統計申購情況月末清算匯總出庫登記
三、圖書(shū)管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續，規范圖書(shū)管理工作。
2、圖書(shū)管理人員嚴格按照制度中規定準時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。
第二條制度規范
1、各部門(mén)可根據實(shí)際工作需要，申購圖書(shū)。
2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購圖書(shū)，辦公室每季度負責采購圖書(shū)1—2次。
4、按照規定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦理續借手續經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規定進(jìn)行懲處。
5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂寫(xiě)，如嚴重損害或丟失圖書(shū)，需做出相應的賠償，丟失圖書(shū)者全額賠償。
6、圖書(shū)管理員定期對圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原因，報部門(mén)主管，按指示行事。
第三條管理流程設計
1、申購流程：填寫(xiě)申購單→審批→采購→圖書(shū)入庫登記2、借還流程：查閱圖書(shū)目錄卡→填寫(xiě)借閱單→圖書(shū)卡簽字→圖書(shū)借閱→續借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單
四、會(huì )議管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了提高會(huì )議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規范會(huì )議管理。
2、根據公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì )議召開(kāi)的必要性。
3、清楚會(huì )議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。
4、會(huì )議負責人有效的控制會(huì )議，明確會(huì )議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì )議主持人控制會(huì )議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì )議實(shí)效。
5、按照制度規定，嚴格會(huì )議管理，參會(huì )人員準時(shí)參加會(huì )議，并遵守會(huì )議紀律。
6、會(huì )議組織者審時(shí)度勢，明確會(huì )議要點(diǎn)，做好一切準備工作。
第二條制度規范
2、會(huì )議主持人負責會(huì )議的召開(kāi)并負責現場(chǎng)秩序的維護，行政專(zhuān)員負責做好相應的會(huì )議記錄。
3、行政專(zhuān)員根據參會(huì )人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時(shí)整理好會(huì )議記要或者會(huì )議決議，打印并張貼。
5、會(huì )議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書(shū)管理制度規定執行。
第三條管理流程設計
五、清潔衛生管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進(jìn)行。
2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并達到相應潔凈標準。
3、辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時(shí)對衛生進(jìn)行保持與維護。
第二條制度規范
1、清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會(huì )議室、地板及其他納入在內的區域。
2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、清潔衛生實(shí)行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監督者及時(shí)做好相應的督察。
4、由辦公室管理員不定時(shí)對清潔衛生進(jìn)行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、值日生在規定時(shí)間內做好所有清潔項目，填寫(xiě)《清潔衛生值日表》，監督員認真核實(shí)，并填寫(xiě)《清潔衛生監督表》。
6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫(xiě)監督表→辦公室人員執行維護→發(fā)現問(wèn)題→執行處理
六、日常事務(wù)管理
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第一條來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。
第三條接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。
第四條流程設計：接待來(lái)訪(fǎng)人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪(fǎng)者→引領(lǐng)會(huì )見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
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第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關(guān)手續。
第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
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第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據實(shí)際嚴格制度。
第二條后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時(shí)提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條根據外出工作人員情況，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。
第五條辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統計，每?jì)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。
第六條流程設計：監督→如實(shí)審核→匯總登記→報表
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第一條負責公司內部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條根據需要，及時(shí)收集、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條關(guān)注國家法規，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報以供學(xué)習。
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第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。
第二條負責公司文書(shū)的打印復印。
第三條負責樹(shù)木花卉的養護工作。
第四條協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級交代的其他任務(wù)。
附則
第一條本制度由行政室制定，解釋權歸辦公室。第二條本辦法由總經(jīng)理核準后實(shí)施，修改時(shí)亦同。
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