公司合同歸檔管理流程

公司合同歸檔管理流程

　　作為一家公司，不管是上市企業(yè)還是小公司，都需要一個(gè)正規的公司管理制度，更需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)對于合同的管理制度，首先我們得了解合同管理是什么，當我們了解了合同管理之后，才能對合同歸檔管理流程作進(jìn)一步的了解。今天就跟隨小編來(lái)看一下公司合同歸檔的管理流程。

　　合同歸檔管理流程有哪些

　　1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門(mén)或行政部門(mén)。為保穩妥，建議企業(yè)每個(gè)合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個(gè)地方獨立留存。

　　2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)與歸檔部門(mén)一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目?jì)热�、本企業(yè)合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務(wù)履行期限、付款節點(diǎn)、收款節點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購買(mǎi)的還應進(jìn)行資產(chǎn)登記。

　　3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統一。日后非必須使用原件時(shí)，查詢(xún)電子版本即可。

　　4、建立客戶(hù)檔案信息。通過(guò)簽署合同得知的客戶(hù)信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢(xún)。匯總的信息應包括客戶(hù)主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過(guò)程中的重點(diǎn)注意事項等，為日后客戶(hù)回訪(fǎng)及老客戶(hù)維護提供信息支持。

　　5、建立客戶(hù)評價(jià)系統。每簽署一份并執行完畢的合同，請客戶(hù)對本企業(yè)進(jìn)行評價(jià)，以收集自身企業(yè)在合作過(guò)程中的不足，并進(jìn)行對應的完善改進(jìn)工作。

　　6、定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類(lèi)、分析。如在藝人經(jīng)紀公司中，可以按照藝人進(jìn)行分類(lèi)，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀事務(wù)發(fā)展情況，給每一個(gè)藝人團隊的發(fā)展提供數據支持;可以按照業(yè)務(wù)類(lèi)型分類(lèi)，這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀業(yè)務(wù)來(lái)源分類(lèi)，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來(lái)源是哪里，能夠促進(jìn)銷(xiāo)售體系的完善。根據每個(gè)企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進(jìn)行匯總、分析，通過(guò)合同來(lái)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)而調整公司經(jīng)營(yíng)策略。

　　合同歸檔管理的目的

　　合同歸檔管理是企業(yè)管理的一項重要內容，也是企業(yè)為維護自身的合法權益而采取的必要手段。搞好合同歸檔管理，對于公司經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極地意義，為加強合同歸檔管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益。

　　合同檔案如何整理歸檔？

　　一、紙質(zhì)合同歸檔：

　　1、一份合同完全結束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過(guò)程中產(chǎn)生的文件。

　　2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。

　　二、電子檔案歸檔

　　目前企事業(yè)單位都有合同系統，可以通過(guò)合同系統線(xiàn)上進(jìn)行歸檔。

　　合同檔案整理攻略

　　【合同】從法律的視角看，《合同法》第2條第1款，合同是指作為平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　　【合同檔案】是指合同從簽訂至終止的整個(gè)過(guò)程中形成的體現簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價(jià)值的其他文件材料。

　　Part 1

　　【合同檔案的形成】

　　★通過(guò)OA發(fā)起的ERP合同審批

　　★通過(guò)OA發(fā)起合同審批

　　★通過(guò)以上兩個(gè)系統形式發(fā)起審批并形成的合同檔案均需要歸檔。

　　Part 2

　　【合同檔案的收集】

　　以件為單位進(jìn)行收集匯總，一件合同檔案中應包括：

　�、� 合同審批表

　�、� 蓋章版合同正本及相關(guān)附件

　　Part 3

　　【合同檔案的裝訂蓋章】

　　歸檔文件應按件裝訂，較薄的歸檔文件用不銹鋼訂書(shū)針裝訂，較厚的歸檔文件用線(xiàn)繩，三孔一線(xiàn)，左側裝訂，避免使用塑料制品或者鐵夾子裝訂檔案。

　　Part 4

　　【合同檔案的裝盒】

　　將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同全宗號、年度、保管期限、分類(lèi)號的歸檔文件，應分別裝盒。

　　Part 5

　　【電子版合同檔案錄入系統】

　　根據歸檔范圍表，將需要數字化的紙質(zhì)文件掃描，或準備相應的電子文件。以件為單位，每一件單獨建立文件夾，文件夾名稱(chēng)以檔號命名。

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