會(huì )計檔案整理步驟介紹

會(huì )計檔案整理步驟介紹

　　會(huì )計是以貨幣作為主要計量單位，采用專(zhuān)門(mén)方法，對經(jīng)濟活動(dòng)進(jìn)行連續、系統、全面、綜合的核算和監督，并在此基礎上進(jìn)行分析、預測和控制的一種管理活動(dòng)。下面是小編精心整理的會(huì )計檔案整理步驟介紹，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　對會(huì )計檔案進(jìn)行整理是會(huì )計檔案管理的重要內容，是保存、利用會(huì )計檔案的前提，會(huì )計機構和會(huì )計人員必須認真對待，努力做好。

　�。�1）會(huì )計憑證的整理。

　　會(huì )計憑證是會(huì )計檔案的重要組成部分�！稌�(huì )計基礎工作規范》對會(huì )計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì )計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

　　整理會(huì )計憑證，首先，要把所有應歸檔的會(huì )計憑證收集齊全，并根據記賬憑證分類(lèi)。記賬憑證一般分為現金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉賬憑證，共三類(lèi)五種。根據不同的種類(lèi)，按時(shí)間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì )計檔案范圍和沒(méi)有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會(huì )計憑證整理好后，應按照有關(guān)規定的要求，認真做好會(huì )計憑證的裝訂工作。

　�。�2）會(huì )計憑證的歸檔。

　　首先，要認真填好會(huì )計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫(xiě)上“×年×月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專(zhuān)人負責保管。

　�。�3）會(huì )計賬簿的整理。

　　年度終了，各種賬簿（包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細分類(lèi)賬）在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì )計集中統一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì )計科目順序排列，據以逐本登記會(huì )計檔案（會(huì )計賬簿）封面。會(huì )計賬簿封面的有關(guān)內容要寫(xiě)全。

　�。�4）會(huì )計報表的整理。

　　會(huì )計報表一般在年度終了后，由專(zhuān)人（一般是主管報表的人員或財會(huì )機構負責人）統一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會(huì )計報表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊，登記會(huì )計檔案（會(huì )計報表）目錄，逐項寫(xiě)明報表名稱(chēng)、頁(yè)數、歸檔日期等。經(jīng)會(huì )計機構負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。

　�。�5）其他會(huì )計資料的整理。

　　其他財會(huì )資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟活動(dòng)分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應隨同正式會(huì )計檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門(mén)，有的在一個(gè)相當長(cháng)時(shí)間內，由財會(huì )部門(mén)保存。這就需要認真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門(mén)保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門(mén)。

　　會(huì )計檔案的整理要規范化。封面、盒、袋要按統一的尺寸、規格制作，卷脊、封面的內容要按統一的項目印制、填寫(xiě)。要做到收集按范圍，整理按規范，裝訂按標準。

　　拓展：會(huì )計登賬的四個(gè)步驟

　　一、編制憑證

　　由于實(shí)踐單位是餐飲類(lèi)，因此業(yè)務(wù)沒(méi)有一些大企業(yè)的那么繁瑣，對于憑證，財務(wù)通常是全部使用“記賬憑證”，在右上角注明 “現收”“現付”“銀收”“銀付”，就不用像大企業(yè)一樣用不同的憑證了，一般大企業(yè)里會(huì )使用“收款憑證”“付款憑證”“轉賬憑證”。而關(guān)于憑賬的編制方面，由于我們的理論知識基本上是工業(yè)會(huì )計，所以在科目上會(huì )所不同。比如收取了客人的訂金，是 借：現金 貸：其他應付款。而且在發(fā)放工資上也沒(méi)有工業(yè)會(huì )計那么復雜，工業(yè)會(huì )計要計件或者計時(shí)來(lái)算員工的工資，比較復雜，而這是的工資發(fā)放主要依據員工的出勤率來(lái)算的，正式員工每個(gè)月有四天假，放假不扣工資，一個(gè)月除開(kāi)休假出勤滿(mǎn)的話(huà)，有出勤獎30元，如果是住在員工宿舍的話(huà)，每個(gè)月還要扣水電費，憑證如下：借：應付職工薪酬 管理費用 (租金水電、社保 紅字沖減)營(yíng)業(yè)費用(沖減扣款)其他應付款(退員工培訓費)貸：現金。

　　二、登賬

　　其實(shí)第一次接觸賬本時(shí)，我有點(diǎn)傻眼。因為賬本很大，很重，最主要的是很多，一共是六本，進(jìn)銷(xiāo)存明細賬(也就是庫存物資)，銷(xiāo)售明細賬(也就是主營(yíng)業(yè)收入)，應收應付三欄明細賬，資產(chǎn)負債三欄明細賬，費用十七欄借貸明細賬，總分類(lèi)賬。這里邊比較簡(jiǎn)單的就是進(jìn)銷(xiāo)明細賬，銷(xiāo)售明細賬，因為進(jìn)銷(xiāo)明細賬只是記錄購進(jìn)的物資，銷(xiāo)售明細賬主要是記錄主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，而由于餐飲類(lèi)有業(yè)務(wù)不多就是重復，因此可以依據公司的具體情況來(lái)選擇記賬，本公司是按星期記賬，也就是說(shuō)7-9天的一起做，這樣也大大減少了工作量，而且簡(jiǎn)單明了。而應收應付三欄賬，它分兩個(gè)部分，前面的一半是應收，后面的全是應付，應收應付再分不同的供應商，應收的話(huà)主要就是針對掛賬的公司或客戶(hù)，凡是掛賬的通通都要有簽單合同以及單位負責人的簽名，公司的公章等等，一般的私人就采用臨時(shí)掛賬，但須本公司經(jīng)理以上的人擔保：應付的分類(lèi)是按供應商來(lái)分的，比如廣州市百福，莫海彬蔬菜，利豐廚具等等……資產(chǎn)負債就要復雜一點(diǎn)，它里面還要分很多，具體有現金，銀行存款，其他應收款，營(yíng)業(yè)外支出，營(yíng)業(yè)外收入，待攤費用，固定資產(chǎn)，累計折舊，長(cháng)期待攤費，短期借款，應付工資，應付福利，應交稅金，其他應付款，預提費用，實(shí)收資本，本年利潤，未分配利潤等。費用明細賬就是財務(wù)費用，管理費用，以及營(yíng)業(yè)費用。

　　登賬過(guò)程中如果出了錯只要劃掉重寫(xiě)就可以了，文字錯了用筆劃去，數字錯了就用紅筆劃去再用黑筆寫(xiě)上就成，從“現收”開(kāi)始，每一張憑證都要編號，一般順序是“現收”“銀收”“銀付”“現付”，這個(gè)沒(méi)有明文規定，怎么方便就用哪種，一個(gè)月的登入完畢后就要本月合計，累計，有的還要結轉，比如費用，收入。賬本在登賬時(shí)一定要蓋好章，行一蓋上上年結轉，行末蓋上過(guò)次頁(yè)，然后再是承前頁(yè)，月末再合計，累計就可以了，結轉的數用紅筆寫(xiě)。

　　三、匯總、試算平衡

　　其實(shí)這步應在登賬之前，因為這步容易發(fā)現錯誤，把所有的憑證全部拿來(lái)科目匯總，用t字賬來(lái)表示，現金，銀行存款等一個(gè)個(gè)分好類(lèi)，與此同時(shí)還要做電腦賬，電腦上須建立幾個(gè)表，例如，收支表，費用表，毛利表，收支表主要分左邊的現金收入，支出，右邊的銀行收入，支出。費用表就是管理費用，營(yíng)業(yè)費用，和財務(wù)費用，一般營(yíng)業(yè)費用單獨做，而管理費用和財務(wù)費用可以做在一張表上，因為通常營(yíng)業(yè)費用比較多。財務(wù)費用的明細就是pos機手續費，利息，以及銀行手續費，pos手續費一般就是客戶(hù)通過(guò)刷卡消費扣的手續費，銀行手續費就是給供應商匯款等其他的手續費，利息一般有應收利息和存款利息，應收利息是公司借款給其他公司或個(gè)人,還就是投資定期應收的利息,這兩種就用"應收利息"。存款利息是沖抵財務(wù)費用科目的,是公司的款項在銀行產(chǎn)生的利息另外,如要每月計提存款利息,分錄為:借:應收利息 貸:財務(wù)費用 但一般不是定期存款的話(huà)不會(huì )做上面的分錄,而是在收到銀行利息時(shí)做賬: 借:銀行存款 貸:財務(wù)費用。管理費用的話(huà)，購買(mǎi)發(fā)票，就是管理費用——辦公費，每個(gè)月扣員工的租金水電就是沖減速管理費用的宿舍租金水電用紅字沖減，以及一些招待費，電話(huà)費等。營(yíng)業(yè)費用就廣得多了，水電費，燃氣費，油費，行車(chē)路橋費，廣告費，員工保安費，洗滌費，折扣抹零，綠化費，待攤費，提成等等。如待攤費用每個(gè)月都要攤銷(xiāo)，借：營(yíng)業(yè)費用——待攤費 貸：待攤費用 發(fā)提成就是 借：營(yíng)業(yè)費用——提成 貸：現金

　　做好科目匯總后就編一個(gè)試算平衡表，接著(zhù)就是對賬，賬要上的賬要和電腦上的，以及科目匯總的一致。

　　四、編制報表

　　每個(gè)月的忙活其實(shí)都是為了這幾張表，資產(chǎn)負債表，損益表，毛利表，費用表等。這些表的制作要注意格式方面的細小問(wèn)題，以及電腦記賬時(shí)一定要細心細心再細心。

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