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如何寫(xiě)好HR年終總結與來(lái)年規劃
年終總結與規劃對很多人力資源經(jīng)理來(lái)說(shuō)并非易事：寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，顯示不出一年的辛苦和業(yè)績(jì);寫(xiě)成長(cháng)篇大論，老板也未必有時(shí)間細看，枉費了心血與時(shí)間。到底該怎樣寫(xiě)才能引起領(lǐng)導的關(guān)注和重視，并能更好地指導來(lái)年的工作呢?李忠是廣州某I T公司人力資源經(jīng)理。該公司成立才兩年，由于業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，員工數量從2009年的60多人擴展到現在的150多人。最近公司領(lǐng)導要他寫(xiě)一份2010年工作總結與2011年公司人力資源供給需求規劃。李忠一下子緊張起來(lái)，去年就是因為年終總結寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，結果被領(lǐng)導認為一年啥都沒(méi)做，年終獎比別的部門(mén)經(jīng)理少了一大截，還險些讓老板動(dòng)了讓他走人的心。其實(shí)李忠去年寫(xiě)總結的時(shí)候，雖然知道自己部門(mén)一年下來(lái)很辛苦，也取得了一些成績(jì)，但總不好意思寫(xiě)進(jìn)總結里去，所以就寫(xiě)得比較簡(jiǎn)單。鑒于去年的前車(chē)之鑒，他決心一定要把今年的年終總結好好寫(xiě)一寫(xiě)，但由于自己大學(xué)畢業(yè)參加工作也沒(méi)幾年，對如何制定人力資源需求規劃以前并沒(méi)接觸過(guò)，不知如何下手才好，擔心自己花了心血寫(xiě)出來(lái)的東西空泛而不切實(shí)際，老板會(huì )不滿(mǎn)意。他陷入了深深的憂(yōu)慮之中。其實(shí)，李忠遇到的問(wèn)題是具有普遍性的，每到歲末年初，如果問(wèn)各個(gè)企業(yè)的人力資源經(jīng)理最苦惱的是什么，十個(gè)有八個(gè)會(huì )訴苦說(shuō)不知道如何寫(xiě)好年終總結和規劃。寫(xiě)得太簡(jiǎn)單，老板那里交代不了，也突出不了自己一年下來(lái)的辛苦和成績(jì);但有時(shí)候花了很多心血熬了幾個(gè)通宵寫(xiě)出來(lái)了，老板要不就是一頓狠批，要不就是根本不重視，枉費一番工夫，還把手頭的其他工作也耽誤了。年終總結與規劃到底如何寫(xiě)才能引起領(lǐng)導的關(guān)注和重視，并能更好地指導來(lái)年的工作呢?"三心一意"寫(xiě)好年終總結自信心：當仁不讓展現業(yè)績(jì)受中國傳統文化影響，許多人把低調和謙虛奉為圭臬。的確，這是一種難能可貴的思想品質(zhì)。自古我們就有"滿(mǎn)招損，謙受益"之說(shuō)，因此，"低調為人"是不少人力資源經(jīng)理常見(jiàn)的一種職業(yè)心態(tài)。但是很多人往往陷入到教條主義當中，用低調來(lái)對待工作中的一切事務(wù)，即使在寫(xiě)年終總結的時(shí)候，也時(shí)刻謹遵教條。所以，我們可以看到，不少人力資源經(jīng)理的年度總結中充斥著(zhù)諸如"在某某董事長(cháng)的英明領(lǐng)導下"、"在公司各位領(lǐng)導的栽培下"之類(lèi)的言詞，讓一篇總結工作得失的文字變成了歌功頌德和感恩的套話(huà)，讀來(lái)味同嚼蠟。還有的人力資源經(jīng)理對人力資源工作的重要性自身都沒(méi)有認識，在年度總結中自我弱化人力資源部的作用和地位，為了表現自己謙虛甚至謙卑的作風(fēng)，在總結中不厭其煩地羅列工作中微不足道的失誤，但卻避而不談存在的真正問(wèn)題。其實(shí)這種有選擇地"表現謙虛"的做法，非但不會(huì )為自己的職業(yè)發(fā)展加分，反而會(huì )讓明智的領(lǐng)導懷疑你的能力和為人。我們常說(shuō)在職場(chǎng)上除了低調為人外，更重要的是高調做事，如果只是一味地奉行低調的教條主義，而忘了工作的目標，往往會(huì )適得其反。所謂高調做事，就是在工作中要滿(mǎn)懷自信，認真負責地完成自己的本職工作，并且如實(shí)地向領(lǐng)導和同事展現自己工作中取得的成績(jì)。隨著(zhù)管理層級和幅度的增加，高層領(lǐng)導并不能充分了解每個(gè)部門(mén)和下屬的工作情況。因此，很多時(shí)候下屬需要主動(dòng)抓住每個(gè)機會(huì )和上級領(lǐng)導進(jìn)行溝通，而年度總結就提供了一次與高層領(lǐng)導進(jìn)行溝通，展現自己和部門(mén)過(guò)去一年取得成績(jì)的良好機會(huì )。當然，展現成績(jì)并不是要自吹自擂、夸大其詞，而是要實(shí)事求是、恰如其分地把一年中取得的具有突出重要性的成績(jì)向上級領(lǐng)導匯報。在上文的案例中，正是因為李忠缺乏自信心，沒(méi)有寫(xiě)好去年的年終總結，導致自己陷于被動(dòng)。如果他今年能夠充滿(mǎn)自信地寫(xiě)出一份如實(shí)反映自己工作業(yè)績(jì)的年度總結，應該會(huì )贏(yíng)得公司高層領(lǐng)導更多的理解和支持。責任心：實(shí)事求是反映問(wèn)題在寫(xiě)年度總結時(shí)，很多人力資源經(jīng)理總是躊躇不定要不要寫(xiě)工作中的失誤和存在的問(wèn)題。寫(xiě)了，怕被領(lǐng)導認為自己無(wú)能，工作做得這么差;不寫(xiě)，好像又過(guò)不了關(guān)。于是往往就輕描淡寫(xiě)地寫(xiě)上幾筆，不痛不癢，皆大歡喜。其實(shí)，這種作風(fēng)是對工作不負責任的表現。在年度總結中，除了要如實(shí)展現自己過(guò)去一年中的成績(jì)，也要以強烈的責任心和內省意識，如實(shí)、全面地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題。如前所述，年度總結是和上級領(lǐng)導溝通的良機，其中溝通就包括取得上級領(lǐng)導對自己工作的肯定和對存在問(wèn)題的理解與建議。如果避而不談問(wèn)題，既是對工作的不負責任，也會(huì )為今后的工作埋下隱患。因為很多關(guān)鍵問(wèn)題都是在取得上級領(lǐng)導的支持和理解，并提供相關(guān)資源支持的前提下得以解決的;如果上級領(lǐng)導連問(wèn)題是什么都不知道，又何談解決。當然，在年終總結中談問(wèn)題并非自我批判，具體要注意這樣幾點(diǎn)：首先，提出的問(wèn)題應該是比較重要的關(guān)鍵問(wèn)題，不要雞毛蒜皮的事情都放進(jìn)來(lái)，否則非但不能引起上級領(lǐng)導的重視，反而會(huì )被認為能力不足。其次，在問(wèn)題提出的同時(shí)，應該提出針對性的解決方案，否則問(wèn)題就會(huì )變成自己真正的"問(wèn)題"或"毛病"。有問(wèn)題不可怕，可怕的是束手無(wú)策。在解決方案中可以向上級領(lǐng)導明確提出需要的支持和資源。相信只要我們在年度總結中是憑著(zhù)責任心如實(shí)地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題，并提出明確的解決對策，明智的領(lǐng)導會(huì )因此更清楚地了解和掌握到自己下屬的能力和工作態(tài)度。細致心：日積月累全面細致臨近年底通常是人力資源部最忙的時(shí)候，年終考核、年終獎金、應屆生招聘，諸多工作忙得不可開(kāi)交，可年終總結這時(shí)還要來(lái)"湊熱鬧"，既要忙業(yè)務(wù)又要寫(xiě)總結，怎能會(huì )不出現臨陣磨槍、草草了事的情況?俗話(huà)說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊。年終總結要寫(xiě)好，沒(méi)有翔實(shí)的材料和精心的準備是無(wú)法做到的，而這一點(diǎn)就要看我們平時(shí)的工作是否細致到位了。因此，一份好的年終總結不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的，它需要日常的積累和階段性的總結。只有把平時(shí)的總結做好了，才能"多快好省"地寫(xiě)出一份到位的年終總結。我們來(lái)看看表1和表2，同樣是描述一年的工作成績(jì)，表1的數據翔實(shí)、清晰，非常具有說(shuō)服力，而表2則簡(jiǎn)單粗略，無(wú)法達到有效展現人力資源部工作業(yè)績(jì)的目的。用數據對工作進(jìn)行匯總，既簡(jiǎn)單明了，又能清楚地說(shuō)明總結者的工作能力。但要想臨時(shí)搜集、匯總、使用數據是很難的，這需要平時(shí)就對工作進(jìn)行認真記錄，因為這些數據來(lái)自于每季度、每月、每周，甚至每天的工作記錄和匯總。做總結和做實(shí)務(wù)其實(shí)是一個(gè)互相促進(jìn)的過(guò)程。對于案例中的李忠來(lái)說(shuō)，作為人力資源經(jīng)理，如果注意不斷總結和積累，在日常工作中就能不斷地改善部門(mén)工作狀況，那么年終總結中也就能有更豐富的內容�？傊�，總結中所寫(xiě)的是在動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程中形成的成績(jì)與問(wèn)題，存在的問(wèn)題也需要在這個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程中不斷地化解和解決。而總結的意義也在于通過(guò)不斷地總結與反思，使個(gè)人、部門(mén)和企業(yè)規避錯誤，取得更好的成績(jì)。形意相通：內容明確，形式生動(dòng)年終總結的寫(xiě)作在形式上常常能體現出寫(xiě)作者的思維邏輯習慣。比如，有些理工科出身的人力資源經(jīng)理，往往習慣于用數字說(shuō)話(huà)，工作總結通常都是數字和圖表，表達意思清晰明確，可以客觀(guān)、量化地反映工作情況，但在文字上似乎總缺少一些感情表達。而一些學(xué)文科出身的人力資源經(jīng)理，平日里往往激情四射，比較喜歡展示自己。所以，他們的年終總結，也會(huì )像他們本人一樣，揚揚灑灑、激情飛揚;然而，似乎又缺少了客觀(guān)的總結和系統性的思考。因此，年終總結既不能只有客觀(guān)數據、理性分析的"一目了然"，也不能像紀實(shí)文學(xué)般的長(cháng)篇報道，而應該是一個(gè)有系統性的報告，是一個(gè)能把形式和意圖結合得很好的總結。如果做到文、數、表、圖綜合運用，甚至是多媒體的演示，將要表達的核心思想準確、清晰、生動(dòng)地呈現出來(lái)，會(huì )更能得到領(lǐng)導認可。當然，考慮到不同領(lǐng)導的風(fēng)格偏好，也可以在形式與內容方面有不同側重。當然，所有的形式都要為內容服務(wù)，要想全面系統地做好年終總結，一般說(shuō)來(lái)，可按照下面幾個(gè)方面來(lái)組織內容。第一，工作業(yè)績(jì)，包括人力資源各個(gè)職能所取得的成績(jì)。第二，部門(mén)和團隊建設，包括人力資源部的制度建設，部門(mén)工作能力的提高、工作士氣的提高、團隊協(xié)作的改善等。第三，跨部門(mén)合作，要把人力資源部和公司其他部門(mén)之間的配合合作情況反映出來(lái)。第四，希望解決的問(wèn)題。提出問(wèn)題并提供相應的解決對策，對于實(shí)在是沒(méi)辦法解決的問(wèn)題，必須明確提出解決問(wèn)題需要的資源和支持。第五，下一年度的工作計劃要點(diǎn)。"三三兩兩"制定人力資源規劃相對于年終總結來(lái)說(shuō)，做好下一年度的人力資源規劃更為重要、更具挑戰性，而且是上級領(lǐng)導更為關(guān)注的內容。因為總結是無(wú)法改變的過(guò)去時(shí)，而規劃則是充滿(mǎn)期待的將來(lái)時(shí)，企業(yè)要發(fā)展就必須更關(guān)注將來(lái)。從范圍上看人力資源規劃分為廣義和狹義兩部分。廣義的人力資源規劃則囊括和涉及到人力資源管理的各個(gè)職能模塊;而狹義的年度人力資源規劃主要是要解決企業(yè)在變化環(huán)境中的人力資源供給與需求的匹配狀況，制定政策措施以保證企業(yè)中長(cháng)期發(fā)展的用人需求。簡(jiǎn)而言之，狹義的人力資源規劃指進(jìn)行人力資源供求預測，以滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展并做到平衡。在案例中，由于李忠所在的公司處于戰略上升期，業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，領(lǐng)導對人力資源戰略的重點(diǎn)便放在了企業(yè)人員需求和供給上，即狹義的人力資源規劃。李忠若要做好人力資源供給和需求預測規劃，需要關(guān)注以下"三三兩兩"這四個(gè)方面。三個(gè)因素在確定企業(yè)人力資源需求的時(shí)候，要看三個(gè)關(guān)鍵因素。首先是企業(yè)發(fā)展戰略目標和企業(yè)所處的發(fā)展階段。企業(yè)戰略目標決定企業(yè)長(cháng)期所需要的人員數量和結構，企業(yè)所處的發(fā)展階段決定企業(yè)中短期人力資源需求數量和結構。一般來(lái)說(shuō)，創(chuàng )業(yè)期的人力資源需求從數量和質(zhì)量上都比穩定發(fā)展期要更高。其次是企業(yè)經(jīng)營(yíng)計劃和預算目標。企業(yè)經(jīng)營(yíng)必須考慮成本預算，企業(yè)根據自己的經(jīng)營(yíng)計劃和預算目標決定自身的人力資源規模和人工成本的投入。這就會(huì )直接影響企業(yè)在進(jìn)行人力資源需求規劃時(shí)對人員數量的考慮。再次是企業(yè)崗位編制和現有崗位空缺狀況。這個(gè)因素是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，既要考慮公司所采取的人員流動(dòng)政策(如主動(dòng)淘汰、內部輪崗等)，也需要考慮行業(yè)平均離職率或整體經(jīng)濟形勢。三個(gè)來(lái)源在考慮企業(yè)自身的人力
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