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上海人力資源經(jīng)驗分享：從職務(wù)分析做起
什么是職務(wù)分析
簡(jiǎn)而言之，職務(wù)分析是對組織中各項特定職務(wù)的性質(zhì)、內容、任務(wù)和責任進(jìn)行分析研究和作出明確的規定;同時(shí)又對承擔和完成這些工作的人員所具有的素質(zhì)與能力作出明確規定，最后形成一系列職務(wù)說(shuō)明書(shū)的過(guò)程。職務(wù)分析是人力資源開(kāi)發(fā)與管理必不可少的環(huán)節，可以奠定企業(yè)員工甄選、工作評估、人員考核等基礎，有利于企業(yè)建立、健全人力資源管理制度。
有效的較全面的職務(wù)分析，一般來(lái)說(shuō)應該包括下述兩個(gè)基本方面的內容：
一是職務(wù)描述
職務(wù)描述是要通過(guò)職務(wù)調查，在取得有關(guān)信息的基礎上，對工作崗位的名稱(chēng)、性質(zhì)、任務(wù)、程序、內外部環(huán)境和條件等內容作出比較系統的描述，并加以規范化。職務(wù)描述一般包括所設計職位的目的、職責、職稱(chēng)、上下級之間關(guān)系、職權等。
二是找出任職的各項要求，即任職資格說(shuō)明。
任職說(shuō)明對任職人員提出生理、心理要求和其他一般要求，例如招聘“總經(jīng)理秘書(shū)，25歲以下，大專(zhuān)以上學(xué)歷，良好的中英文溝通能力，23年相關(guān)工作經(jīng)驗”，這屬于任職說(shuō)明中的一般要求。對不同的職位，還有不同的生理要求，包括健康狀況、體力、感官靈敏度等;不同的心理要求，如觀(guān)察能力、記憶能力、理解能力、數理分析能力、性格、氣質(zhì)、態(tài)度、合作精神等等。民營(yíng)企業(yè)對人力資源有更高要求，首先是對職務(wù)分析發(fā)揮更大作用有了期望，過(guò)去僅僅是對工作崗位空缺進(jìn)行的職務(wù)分析必須轉移到企業(yè)的現在和未來(lái)發(fā)展戰略上。
當然，對民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，職務(wù)分析不能過(guò)于苛求，否則對引入人才不利。同時(shí)要將職務(wù)分析經(jīng)�；�、戰略化、超前化，從而更好地發(fā)揮職務(wù)分析的基礎性作用，不斷增強民營(yíng)企業(yè)人力資源管理的適應性。
職務(wù)分析的運作過(guò)程
職務(wù)分析是一項技術(shù)性很強的工作，既需要周密的準備，還需要具有與組織人事管理活動(dòng)相匹配的科學(xué)操作程序。
第一，準備階段。
明確職務(wù)分析的目的。職務(wù)分析的目的不同，具體的信息收集內容及其組合也不同。因此，進(jìn)行職務(wù)分析首先要明確目的，做到有的放矢。
建立職務(wù)分析小組。小組成員通常由分析專(zhuān)家組成，他們是具有分析專(zhuān)長(cháng)，并對組織內各項職務(wù)有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，即賦予其進(jìn)行分析活動(dòng)的權限，以保證分析工作的協(xié)調和順利進(jìn)行。
明確分析對象。為保證分析結果的正確性，應該選擇有代表性、典型性的職務(wù)，如果在次要、無(wú)代表意義的職務(wù)上糾纏不清，必然浪費大量財力、物力和時(shí)間。
建立良好的工作關(guān)系。為了搞好職務(wù)分析，還應該做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關(guān)系。
第二，信息收集階段
職務(wù)分析的大量活動(dòng)是收集相關(guān)信息，這些信息是后兩個(gè)階段工作的依據，應全面、客觀(guān)、準確。
選擇正確的信息來(lái)源。信息的收集是多方面的，不同層次的信息源提供的信息存在可信度上的差別，職務(wù)分析人員應該站在公正的角度聽(tīng)取不同信息，確保其真實(shí)性，不能事存偏見(jiàn)。
靈活運用各種方法。職務(wù)分析方法多種多樣，有觀(guān)察法、面談法、實(shí)驗法、問(wèn)卷法、參與法等等。這些技術(shù)方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際職務(wù)分析中，應結合調查對象加以選擇，既可采用其中一種方法，也可以多種方法并用。
詳細編制調查提綱和問(wèn)卷。包括職務(wù)內容、職務(wù)責任、職務(wù)經(jīng)驗、適合年齡、學(xué)歷等，內容上應具有綜合性和典型性。
廣泛收集與職務(wù)相關(guān)的各種信息，無(wú)論直接還是間接相關(guān)，要全面收集。
第三，分析階段。分析階段是整個(gè)職務(wù)分析的核心，其主要工作是對第二階段中收集到的各項數據進(jìn)行全面深入的分析判斷和歸納。
審核。甄選收集到的各種信息，去粗取精，去偽存真。
分析。對比各條信息，挑選出其中具有關(guān)鍵性的部分。
歸納�？偨Y挑選出的重要信息，為職務(wù)分析報告的形成準備資料。
從其分析的內容來(lái)看，有職務(wù)名稱(chēng)是否明確，雇用多少人員才合適，職務(wù)的組織位置，職務(wù)權限，職務(wù)責任大小，工作知識高低，教育和培訓的多少等等。
第四，描述階段
僅僅研究分析一組工作，并未完成職務(wù)分析，分析專(zhuān)家必須將獲取的信息予以整理并寫(xiě)出職位說(shuō)明書(shū)。
文字說(shuō)明。將所獲相關(guān)的資料用文字方式表述，列舉職務(wù)名稱(chēng)、工作內容、工作設備與材料、工作環(huán)境及工作條件等。
職務(wù)列表及問(wèn)卷。把職務(wù)加以分析，以職務(wù)的內容和活動(dòng)分項排列，由實(shí)際從事的人員加以評判，以表格或問(wèn)卷的形式列出。
活動(dòng)分析。把工作的活動(dòng)按工作系統與作業(yè)順序一一列舉，然后根據每一作業(yè)進(jìn)一步加以詳細分析�；顒�(dòng)分析多以觀(guān)察及面談的方法對現有職務(wù)加以分析，所得資料作為教育及培訓參考。
決定因素法。把完成某工作的幾項重要行為，在積極方面說(shuō)明工作本身特別需要的因素，在消極方面說(shuō)明亟待排除的因素。
第五，運用控制階段
這一階段的主要工作是培訓職務(wù)分析人員，制定和不斷調整各種具體的職務(wù)分析文件，確定正確的部分，修改不適應的部分。
常用的幾種方法
其一，訪(fǎng)談法
這是職務(wù)分析人員通過(guò)對有關(guān)員工進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)和座談來(lái)獲取信息的一種方法。在訪(fǎng)談前，訪(fǎng)談人員準備一份周密和可行的訪(fǎng)談?dòng)媱澕跋鄳哂兄笇缘脑L(fǎng)談?dòng)涗洷砀窕蛟L(fǎng)談提綱，訪(fǎng)談時(shí)根據計劃描述所做工作內容以及他們是怎樣完成任務(wù)的，然后，使用表格準確記錄下來(lái)。其優(yōu)點(diǎn)主要是它的靈活性、快速性、雙向溝通和應用廣泛性，也可以獲取一些在其他情況下了解不到的工作活動(dòng)和行為的細節。不足之處一是花費較多的時(shí)間和精力，二是信息質(zhì)量難以保證。因而，在實(shí)際應用中，訪(fǎng)談法不單獨使用。
其二，問(wèn)卷調查法
使用問(wèn)卷調查列出一組任務(wù)或工作行為，要求員工回答他是否執行了這些任務(wù)或行為。然后，調查人員根據這些任務(wù)或行為出現的頻率、對完成工作的重要性、執行的難易程度以及整個(gè)工作關(guān)系，確定它們的權重，求出得分來(lái)衡量實(shí)際工作。其優(yōu)點(diǎn)是能快速、高效地從大規模的組織獲得大量的信息。缺點(diǎn)是設計一份完備、有效的問(wèn)卷要花大量的時(shí)間、精力和費用;另外，可能因為員工的表達能力和主觀(guān)因素影響問(wèn)卷調查的效果。
其三，參與法
職務(wù)分析人員通過(guò)親自參與某項工作來(lái)搜集職務(wù)分析信息的一種方法。它的優(yōu)點(diǎn)是可以使職務(wù)分析人員直接地深入體驗、了解工作本身的特點(diǎn)和工作對任職者的要求，明顯的不足之處是對于高新技術(shù)企業(yè)中許多高度專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)水平強的工作，職務(wù)分析人員參與的可能性很小。
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