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秘書(shū)辦公室人際關(guān)系-交際禮儀
秘書(shū)辦公室人際關(guān)系：定位
在工作中，每個(gè)人都要有清晰的角色意識，這就需要準確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個(gè)方面。自我定位是在自我評價(jià)的基礎上進(jìn)行的，即認識自身條件(優(yōu)勢和劣勢)，以此為基礎確定自己所處的位置和所扮演的角色。
對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，自我定位時(shí)主要應考慮以下問(wèn)題：
1.秘書(shū)崗位的職責是什么?企業(yè)或組織對秘書(shū)崗位的要求有哪些?
2.秘書(shū)崗位與其他崗位的關(guān)系是怎樣的?
3.秘書(shū)崗位在整個(gè)部門(mén)或組織的運轉中應該發(fā)揮怎樣的作用?
秘書(shū)在日常工作中要按照組織規則和程式進(jìn)行自我定位，以符合秘書(shū)的角色要求和領(lǐng)導的期待。比如陪同領(lǐng)導宴請客戶(hù)，秘書(shū)應該扮演怎樣的角色，發(fā)揮什么作用，怎樣說(shuō)話(huà)才符合自己的身份……對這些問(wèn)題認識越清晰，定位才會(huì )越準確，行事才會(huì )越得體。再比如陪同領(lǐng)導出席會(huì )議，這時(shí)秘書(shū)的角色是隨行人員。如果會(huì )議中領(lǐng)導突然因事退席，這時(shí)秘書(shū)的角色就不再是隨行人員，而是組織或部門(mén)的代表。此時(shí)秘書(shū)應及時(shí)調整角色位置，代表領(lǐng)導進(jìn)行溝通協(xié)調，而不是仍以秘書(shū)的身份說(shuō)話(huà)辦事。
秘書(shū)辦公室人際關(guān)系：換位
怎樣才能做到定位準確呢?最好的辦法是換位，也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位，定位的準確性就會(huì )大大提高。對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這個(gè)“他人”應該是對自己的行為結果最具影響力的人，一般是領(lǐng)導、同事或客戶(hù)。
換位思考就是將心比心地考慮對方的感受，善于發(fā)現對方的利益或需要。如果能進(jìn)一步找到雙方利益的交集，就可避免分歧，為實(shí)現共同的目標愉快合作。秘書(shū)主要為領(lǐng)導服務(wù)，尤其需要換位思考，想領(lǐng)導所想，主動(dòng)配合領(lǐng)導，如此才能減少工作的盲目性。如果想當然行事，很有可能好心辦壞事。比如，有些秘書(shū)一廂情愿地希望領(lǐng)導采納自己的建議，如果領(lǐng)導不采納，就覺(jué)得自己不被重視，以后再也不提建議了。實(shí)際上，即使秘書(shū)的建議是對的，領(lǐng)導也不一定都會(huì )采納，因為兩者看問(wèn)題的角度不同。領(lǐng)導必須高瞻遠矚，平衡全局和各部門(mén)之間的關(guān)系，還要考慮具體實(shí)施的時(shí)間、地點(diǎn)是否合適。秘書(shū)的建議也許是對的，但如果從全局考察難以行得通，領(lǐng)導就不會(huì )采納。秘書(shū)應該認識到，進(jìn)言是與領(lǐng)導平等坦誠地進(jìn)行交流，因此要端正心態(tài)，即使建議被否定，仍然要主動(dòng)與領(lǐng)導交流溝通，以服從大局為重。只有不斷吸取經(jīng)驗教訓，向領(lǐng)導學(xué)習請教，勇于接受正確的意見(jiàn)，才能不斷得到鍛煉和成長(cháng)。
很多時(shí)候，秘書(shū)并不是無(wú)法滿(mǎn)足領(lǐng)導的期望和要求，而是沒(méi)有搞清楚領(lǐng)導的真正需要，所以換位思考就顯得非常重要。換位思考后再行動(dòng)，才能獲得有效結果。
對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，換位思考時(shí)大致應做到以下幾點(diǎn)：
1.了解領(lǐng)導的工作目標和工作步驟，以及領(lǐng)導對秘書(shū)工作過(guò)程和工作成果的要求，做到主動(dòng)配合與適應;
2.了解領(lǐng)導內心的需要和期待，并給予精神上的支持和情緒上的回應;
3.了解領(lǐng)導的成長(cháng)背景、個(gè)性氣質(zhì)和人格特點(diǎn)，給予最恰當的互動(dòng)、支持和幫助;
4.及時(shí)、有效地與領(lǐng)導溝通，準確理解領(lǐng)導意圖;
5.注意觀(guān)察領(lǐng)導的身體語(yǔ)言和神情舉止，體會(huì )領(lǐng)導的真實(shí)想法和內心感受。
秘書(shū)辦公室人際關(guān)系：越位
在定位和換位過(guò)程中如果出現錯誤，比如不能擺正自己的位置，不能準確認識自己的角色，就有可能發(fā)生越位的情況。
秘書(shū)工作中典型的越位表現有以下幾種：
1.領(lǐng)導尚未下命令、作指示便搶先表態(tài)或擅作決定;
2.未經(jīng)領(lǐng)導授權直接指揮部門(mén)或同事，傳達指令，發(fā)號施令;
3.擅自代表領(lǐng)導布置任務(wù)，下達領(lǐng)導指示時(shí)隨意解釋或承諾;
4.到基層調研時(shí)把自己當成領(lǐng)導，對基層工作指手劃腳;
5.不遵守保密原則，透露內部消息;
6.自我膨脹，盛氣凌人，表現出“一人之下，眾人之上”的優(yōu)越感。
之所以出現上述越位現象，主要原因有以下幾點(diǎn)：
1.熱衷于權力，把領(lǐng)導的授權當作自己擁有的權力隨意發(fā)揮和利用;
2.對領(lǐng)導缺乏尊重，對權力缺乏敬畏，認為有能力就應該展示出來(lái)，有個(gè)性就可以表現出來(lái)，為所欲為;
3.不會(huì )換位思考，不能準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖，不了解領(lǐng)導的內心感受;
4.憑熱情魯莽從事，無(wú)視職場(chǎng)規則和制度;
5.不善于處理人際關(guān)系，憑本能行事;
6.功利主義，片面追求短期利益和有形效益，忽視甚至無(wú)視長(cháng)期利益和無(wú)形效益;
7.缺乏自信，因而處處都要證明自己的聰明，以顯示自己的價(jià)值。
秘書(shū)越位的后果，輕者與領(lǐng)導和同事出現溝通障礙，令人生厭;重者影響領(lǐng)導的權威，破壞領(lǐng)導的形象，危及企業(yè)或組織的聲譽(yù)。因此，秘書(shū)應有意識地調適心態(tài)，提高職業(yè)素養和工作能力。要正確認識自己的角色，既不能因處于配角地位而被動(dòng)畏縮，也不能因強調主動(dòng)服務(wù)而跨線(xiàn)越位。要掌握秘書(shū)工作規律，拿捏好分寸，明白什么情況下什么事應該先請示后行動(dòng)，什么情況下什么事可以先行動(dòng)后匯報，什么情況下什么事不用請示就可以自行解決，也就是明確什么條件下自己是配角，什么條件下自己可以是主角或代理主角。
總之，秘書(shū)要有強烈的角色意識和自覺(jué)的服務(wù)觀(guān)念，否則就不可能與領(lǐng)導保持正常的角色關(guān)系，也就談不上做好領(lǐng)導的參謀和助手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)應該經(jīng)常自我反省，全面了解自己和自己的工作崗位;被領(lǐng)導批評或同事誤解時(shí)不喪失理智，能及時(shí)有效地控制情緒，保持冷靜的頭腦和開(kāi)朗的心態(tài);按照領(lǐng)導指示腳踏實(shí)地工作，不狂妄任性，不拖延推諉;目光遠大，能從組織或領(lǐng)導的角度考慮問(wèn)題，注重長(cháng)遠，不沉溺于短暫利益;重視領(lǐng)導、同事的意見(jiàn)和建議，能建立起友好合作的人際網(wǎng)絡(luò )和融洽的上下級關(guān)系;積極熱情地從事秘書(shū)工作，并在工作實(shí)踐中獲得價(jià)值感和成就感。
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