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工作的效率提高50%小技巧
熟悉我的人會(huì )知道，我先后做過(guò)公關(guān)、廣告、互聯(lián)網(wǎng)。這幾個(gè)行業(yè)，全都是以“忙”著(zhù)稱(chēng)的。忙到什么程度呢？打開(kāi)三四十個(gè)標簽頁(yè)，在五六個(gè)Office之間切換，吃午飯時(shí)也要對著(zhù)電腦，一天下來(lái)才發(fā)現自己一杯水都沒(méi)喝，都是家常便飯。
在這種環(huán)境下，像我這么懶的人，當然會(huì )想各種辦法來(lái)節省時(shí)間。
今天要分享的，就是從實(shí)戰中總結出來(lái)的，能確切可行節省工作和學(xué)習時(shí)間的一些小竅門(mén)。
一、建立專(zhuān)屬信息庫
我敢保證，你每天的日常工作和學(xué)習當中，一定有許多時(shí)間，浪費在來(lái)回搜尋信息上面。
什么信息呢？比如QQ里和同事的某段對話(huà)、微信里面領(lǐng)導的一段要求、郵件里面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個(gè)文件……它們總是在你最緊急、最需要的時(shí)候藏起來(lái)，讓你花一番力氣去找。不但浪費時(shí)間，也常常影響心情。
如果你經(jīng)常有這樣的困擾，那可以試試這個(gè)方法：建立一個(gè)專(zhuān)屬的信息庫。
無(wú)論是聊天記錄、郵件內容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產(chǎn)生的靈感，或者從網(wǎng)上看到的有價(jià)值的案例、知識，都可以往里面一丟，需要的時(shí)候，打開(kāi)它，直接查找即可。
你可以用任何筆記軟件來(lái)建立這個(gè)信息庫。我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當然，為知筆記、有道云筆記之類(lèi)，也是可以的。
在筆記軟件里，按照你負責的項目，新建一個(gè)筆記本。然后，所有跟這個(gè)項目相關(guān)的一切信息，都可以放進(jìn)這個(gè)筆記本，再起一個(gè)易于辨認的名字即可。
比如：你和同事討論一個(gè)原型，他提了很多有意思的看法。聊完之后，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄復制出來(lái)，在筆記本里新建一頁(yè)筆記，命名為“06.19與XXX關(guān)于XX原型第二版的討論”即可。
或者，你是一名文案，那么，可以直接新建一頁(yè)筆記，把平時(shí)在網(wǎng)上搜集到的案例放進(jìn)去，再寫(xiě)上來(lái)源和自己的想法。當你沒(méi)有靈感的時(shí)候，打開(kāi)看看，立刻可以為你提供大量的創(chuàng )意參考。
更重要的，可以把所有的工作流程、規范，甚至是生活的備忘錄都放進(jìn)去。比如“5號電池在門(mén)口第二個(gè)柜子里”、“充電器在臥室書(shū)架下面的箱子里”、“身份證在衣柜下面的抽屜第二層”……平時(shí)或許感覺(jué)不到，但在急需的時(shí)候，絕對可以為你節省大量的時(shí)間和精力。
使用這個(gè)方法，最重要的，是一定要堅持平時(shí)的積累和記錄。最好是設置為開(kāi)機啟動(dòng)，配合相應的插件和快速啟動(dòng)方式（比如印象筆記的“剪藏”、Onenote的“新建快速筆記”），務(wù)求第一時(shí)間將信息記錄入筆記中。
為什么要匯總一個(gè)唯一的入口呢？因為，這樣不但可以減少記憶的難度，節省我們的認知和記憶資源，而且可以使工作和學(xué)習變得簡(jiǎn)潔高效：當你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開(kāi)這本筆記本，就可以找到一切需要的內容時(shí)，你就可以更專(zhuān)注在手頭的事務(wù)上面。
二、減少對工作的打斷
很多人為了節省時(shí)間，都會(huì )讓自己進(jìn)行“多任務(wù)工作”。比如像前文所說(shuō)，同時(shí)開(kāi)著(zhù)一大堆網(wǎng)頁(yè)，這里看一會(huì )，那里看一會(huì )，做一下PPT，做一下EXCEL，以此來(lái)降低“我還有一項任務(wù)沒(méi)有開(kāi)工”的焦慮感，讓自己沉浸在“所有任務(wù)都在同步進(jìn)行”的美好感覺(jué)之中。
但是，這恰恰是最浪費時(shí)間、最沒(méi)有效率的表現。
記住一個(gè)最基本的原則：人類(lèi)的大腦是沒(méi)法進(jìn)行“多線(xiàn)程處理”的。人同一時(shí)間只能聚焦在一件事情上面。所謂的“多任務(wù)工作”并不是真的“同時(shí)進(jìn)行”，而是大腦不斷地在這些不同的事務(wù)之間打斷和切換而已。
也就是說(shuō)，當你以為“同時(shí)處理兩項任務(wù)”時(shí)，實(shí)際上，你的大腦是這樣運作的：進(jìn)入A的工作狀態(tài)-退出A的工作狀態(tài)-進(jìn)入B的工作狀態(tài)-退出B的工作狀態(tài)……循環(huán)往復。只是切換的時(shí)間太短，我們很難覺(jué)察到而已。
比如說(shuō)，你寫(xiě)一篇文章，先在腦子里構思出幾個(gè)要點(diǎn)，這時(shí)，一個(gè)新聞彈窗吸引了你，你點(diǎn)擊打開(kāi)，看完一篇新聞，再回過(guò)頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構思的結果么？恐怕不是那么簡(jiǎn)單了，因為它已經(jīng)被我們從“工作記憶”中清除了出去，騰出空間來(lái)接受和處理新的信息。你需要一段時(shí)間才能重新把它找回來(lái)。
而當我們反復打斷的時(shí)候，這些時(shí)間累積起來(lái)，其總量是相當可觀(guān)的。
所以，工作時(shí)，請專(zhuān)注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個(gè)小時(shí)以?xún)炔灰驍�，不要同時(shí)處理任何其他的事情。
如果有任何突發(fā)性的事務(wù)，比如要交一個(gè)報表、要回復一個(gè)郵件、回應一個(gè)同事……先用便簽紙記下來(lái)，也不要超過(guò)10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來(lái)的任務(wù)告一段落，或者你感到疲倦了，再休息，按照便簽紙上面的內容去逐項處理。
如果一定非打斷不可——比如突然有個(gè)會(huì )議要開(kāi)，那就拿上便簽紙，先把剛才的工作進(jìn)度和正在思考的內容，用關(guān)鍵詞的形式迅速記下來(lái)，自己能看懂即可。當回到原先工作的時(shí)候，這可以大大減少你進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)間。
三、化整為零
生活中的碎片時(shí)間，比如乘車(chē)、等電梯、吃飯、步行，等等，這些時(shí)間，大家是怎么利用的？我想，很多人都會(huì )選擇讀書(shū)、看公眾號，或者聽(tīng)講座、公開(kāi)課。這很對，當然也比發(fā)呆，什么也不干要好得多。
但是，這仍然不是最好的利用方式。
為什么呢？因為絕大多數有價(jià)值的知識，并不是你在碎片時(shí)間里可以掌握的。它們往往很復雜，有著(zhù)嚴格的推理過(guò)程和思考邏輯，你要完全代入作者的語(yǔ)境里面，跟著(zhù)他的思路，分析他的論證過(guò)程，記住他的結論。這個(gè)過(guò)程，很多時(shí)候都沒(méi)法在碎片時(shí)間里完成，它往往需要一整段的大塊時(shí)間。
實(shí)際上，在碎片時(shí)間里，你能學(xué)習到的，只是一些簡(jiǎn)單的結論而已。它們除了增加一些談資之外，并沒(méi)有太大的價(jià)值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。
那么，對于碎片時(shí)間，最好的利用方式是什么呢？不是學(xué)習和吸收，而是思考。
一個(gè)行之有效的方法，是把工作、學(xué)習中遇到的問(wèn)題，分解成一個(gè)個(gè)更小的問(wèn)題，然后把它們列成清單，隨身攜帶，利用碎片時(shí)間，進(jìn)行思考和推導。在這個(gè)過(guò)程中，取得的任何進(jìn)展和反饋，都記下來(lái)，便于下一次繼續進(jìn)行思考。
比如，做一個(gè)PPT，你就可能會(huì )列出這些問(wèn)題：
整個(gè)PPT的邏輯要怎么呈現？
每一部分分別用多少P來(lái)講？
背景分析需要考慮哪些因素？
PEST每一點(diǎn)分別要怎么寫(xiě)？
市場(chǎng)分析要怎么寫(xiě)？
目標消費者具有怎樣的特點(diǎn)？
等等。
把這些問(wèn)題做成清單，只要有空，就拿出來(lái)思考，再及時(shí)把思考結果記下來(lái)。而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節省時(shí)間的方式。
生活中，很多看起來(lái)很聰明的人，其實(shí)并不是真的比我們聰明多少，而是因為，他們在生活中的每一秒，在別人發(fā)呆、放空、渾渾噩噩的時(shí)候，都時(shí)刻在腦中對各種情形進(jìn)行思考、推演、分析，對各種路徑和結果早已爛熟于心。所以，當需要的時(shí)候，就能夠非�？焖俚貙Ω鞣N情況進(jìn)行判斷，作出最佳的決策。
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