行政文秘工作者必須掌握的

行政文秘工作者必須掌握的

一、紅頭文件的制作及標準
1．進(jìn)行頁(yè)面設置
選擇“文件”“頁(yè)面設置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3．7厘米下：3．5厘米左：2．8厘米右：2．6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國家標準。
2．插入頁(yè)號
選擇“插入”“頁(yè)碼”，“位置”設置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線(xiàn)；并將頁(yè)碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁(yè)的頁(yè)碼設置成右空一個(gè)漢字，偶數頁(yè)的頁(yè)碼設置成左空一個(gè)漢字。
3．發(fā)文機關(guān)標識制作
選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項，鼠標將會(huì )變成“┼”，在wordXX版面上單擊鼠標左鍵，出現一個(gè)文本框，在該文本框內輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵“設置文本框格式”，在這里來(lái)設置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15．5cm”。注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”；垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“2．5cm”平行文標準，“8．0cm”上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡(jiǎn)體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4．紅線(xiàn)制作
首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線(xiàn)工具，鼠標會(huì )變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標從左到右劃一條水平線(xiàn)，然后選中直線(xiàn)單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線(xiàn)的屬性在這里進(jìn)行設置。選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實(shí)”設置為“實(shí)線(xiàn)”；“粗線(xiàn)”設置為“2．25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15．5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“7cm”平行文標準，“13．5cm”上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況進(jìn)行調節。單擊確定。

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